Năng suất
Cách sử dụng ghi chú cùng với công việc trong HibiDo
Lưu bối cảnh dự án, các quyết định trong cuộc họp, danh sách kiểm tra và thông tin tham khảo trong ghi chú HibiDo, đồng thời chuyển mọi cam kết thực sự thành một công việc dễ nhìn thấy.
Sử dụng ghi chú trong HibiDo để giải thích công việc và sử dụng các công việc cần làm để thúc đẩy tiến độ. Một ghi chú có thể chứa các quyết định, bối cảnh cuộc họp, liên kết, ý tưởng và tài liệu tham khảo. Mọi cam kết thực sự nên trở thành một công việc dễ nhìn thấy để xuất hiện trong các lần rà soát, thứ tự ưu tiên, lời nhắc và lịch sử hoàn thành.
Giao cho ghi chú và công việc những vai trò khác nhau
| Ghi chú | Công việc |
|---|---|
| Thông tin nền và bối cảnh | Một hành động dễ nhìn thấy |
| Biên bản cuộc họp | Một việc tiếp nối được giao |
| Các phương án và quyết định | Một bước tiếp theo |
| Liên kết tham khảo | Một hạn chót hoặc lời nhắc |
| Suy nghĩ ban đầu | Một trạng thái hoàn thành |
Nếu một ghi chú viết “Felix sẽ gửi bản nội dung đã chỉnh sửa vào thứ Sáu”, hãy tạo một công việc như “Gửi bản nội dung đã chỉnh sửa” với ngày thứ Sáu thực tế. Đừng trông chờ vào việc sẽ tìm lại câu đó sau này.
Sử dụng cấu trúc ghi chú dự án có thể lặp lại
Project outcome
Current status
Decisions
Open questions
Reference links
Actions
Giữ ghi chú đủ ngắn gọn để đọc lướt. Chuyển các chi tiết đã lỗi thời vào phần lưu trữ hoặc một ghi chú cuộc họp có ghi ngày thay vì để tình trạng hiện tại bị vùi lấp.
Xử lý ghi chú cuộc họp ngay lập tức
Khi kết thúc một cuộc họp:
- Xác nhận các quyết định.
- Xác định từng hành động và người phụ trách.
- Tạo các công việc tương ứng.
- Thêm các hạn chót hoặc lời nhắc đã được xác định thực sự.
- Liên kết hoặc đặt tên dự án một cách nhất quán.
- Loại bỏ các hành động dự kiến chưa được chấp nhận.
Một công việc riêng có giá trị vì có thể được xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành mà không cần đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp.
Giữ tên gọi nhất quán
Sử dụng cùng một cụm từ chỉ dự án trong các danh sách, ghi chú và công việc:
- Dự án:
September launch - Ghi chú:
September launch — decisions - Công việc:
Approve September launch screenshots
Cách dùng từ nhất quán giúp việc tìm kiếm hữu ích hơn và giảm các mục trùng lặp ngoài ý muốn.
Giữ chi tiết nhạy cảm ở mức tối thiểu
Đừng đưa mật khẩu, thông tin thanh toán đầy đủ, khóa khôi phục hoặc dữ liệu cá nhân không cần thiết vào ghi chú lập kế hoạch hằng ngày. Sử dụng lời nhắc có cách diễn đạt trung tính khi nội dung xem trước trên màn hình khóa có thể làm lộ bối cảnh nhạy cảm. Một công việc có thể ghi “Xem lại hồ sơ tài khoản được bảo vệ” mà không chứa chính thông tin bí mật đó.
Rà soát ghi chú cùng với dự án
Trong lần rà soát hằng tuần, hãy cập nhật tình trạng hiện tại, lưu trữ các hành động đã hoàn thành và xác minh rằng các cam kết chưa hoàn tất đều tồn tại dưới dạng công việc. Xóa các ghi chú lỗi thời không còn giá trị tham khảo.
Các trang giới thiệu HibiDo hiện tại mô tả công việc, danh sách, lời nhắc, ghi chú bao gồm văn bản có định dạng hoặc markdown trên các phiên bản được hỗ trợ, tìm kiếm, tích hợp lịch, cộng tác và đồng bộ. Xác minh các tính năng cụ thể và giới hạn của từng gói trên Apple App Store hoặc Google Play.
Câu hỏi thường gặp
Nội dung nào nên nằm trong ghi chú thay vì công việc?
Sử dụng ghi chú cho bối cảnh, quyết định, thông tin tham khảo, biên bản cuộc họp và ý tưởng. Sử dụng công việc cho những hành động mà một người đã cam kết hoàn thành.
Làm thế nào để các hành động không bị bỏ sót trong ghi chú cuộc họp?
Kết thúc mỗi ghi chú cuộc họp bằng phần Hành động và tạo một công việc riêng cho từng cam kết đã được chấp nhận, bao gồm người phụ trách hoặc ngày đến hạn khi đã được xác định thực sự.
Có nên đưa thông tin riêng tư vào ghi chú lập kế hoạch không?
Chỉ sử dụng lượng chi tiết tối thiểu cần thiết. Các bí mật hoặc thông tin xác thực có mức độ nhạy cảm cao cần một phương thức lưu trữ được thiết kế cho mức rủi ro đó thay vì một ghi chú lập kế hoạch hằng ngày.
Về tác giả
Nhóm Sixbytes viết dựa trên tài liệu sản phẩm và hướng dẫn hiện hành của các nền tảng. Các bài hướng dẫn theo sản phẩm nêu rõ mối liên hệ với Sixbytes và dẫn đến nguồn chính thức khi cách hoạt động có thể thay đổi theo hệ điều hành, phiên bản ứng dụng hoặc cửa hàng.
Giới thiệu về Sixbytes