Cách dùng HibiDo để lập kế hoạch hằng ngày

Dùng HibiDo như một hệ thống hỗ trợ quyết định hằng ngày, thay vì nơi thu thập một danh sách bất tận. Ghi lại công việc mới nhanh chóng, rà soát khoảng thời gian đã dành cho các lịch trình cam kết, chọn một nhóm nhỏ các ưu tiên và giữ ghi chú bổ trợ gần những công việc mà chúng giải thích. Một kế hoạch hằng ngày hữu ích nên cho bạn biết cần làm gì tiếp theo, đồng thời chừa đủ khoảng trống cho những việc chen ngang.

Bắt đầu với một hộp thư đến đáng tin cậy

Tạo một danh sách cho các công việc chưa được phân loại. Khi có trách nhiệm mới, hãy ghi lại một hành động ngắn như “Gửi hóa đơn đã chỉnh sửa” thay vì một chủ đề mơ hồ như “Khách hàng”. Chỉ thêm hạn hoàn thành khi đó là thời hạn thực sự. Quá nhiều thời hạn tự đặt ra khiến công việc thực sự khẩn cấp trở nên khó nhận ra hơn.

Xử lý hộp thư đến một hoặc hai lần mỗi ngày:

1. Xóa những công việc không còn quan trọng.
2. Chuyển những mục mơ hồ thành hành động cụ thể, có thể quan sát được.
3. Gắn công việc với dự án hoặc danh sách phù hợp.
4. Chỉ thêm lời nhắc khi nó có ích.
5. Chuyển những ý tưởng chưa thể thực hiện thành hành động vào một ghi chú.

Rà soát lịch trước khi chọn công việc

Một danh sách có thể khiến ngày quá tải trông như vẫn khả thi. Kiểm tra các cuộc họp, cuộc hẹn, lịch di chuyển và cam kết cá nhân cố định trước khi quyết định có thể xếp thêm việc gì. Ước tính khoảng thời gian có thể sử dụng giữa các sự kiện đó và dành một phần thời gian cho tin nhắn, sự chậm trễ và việc xử lý tiếp sau đó.

Hãy chọn:

• Một kết quả thiết yếu cần đạt trong ngày
• Hai ưu tiên bổ trợ
• Một danh sách tùy chọn ngắn cho lúc có thời gian dư

Nếu công việc thiết yếu cần hai giờ không bị gián đoạn mà lịch chỉ có những khoảng trống ngắn, hãy đổi lịch công việc đó hoặc chủ động dời một lịch trình đã cam kết khác. Đừng dựa vào việc lập kế hoạch theo mong muốn chủ quan.

Giữ phạm vi dự án nhỏ hơn mục tiêu

Một dự án nên mô tả kết quả, còn các công việc của nó mô tả những hành động tiếp theo. “Chuẩn bị ra mắt sản phẩm” là một dự án; “Duyệt ảnh chụp màn hình cho đợt ra mắt” và “Soạn email gửi khách hàng” là các công việc. Dùng công việc con khi nhiều bước nhỏ cùng phục vụ một sản phẩm bàn giao, nhưng tránh tạo quá nhiều cấp đến mức việc cập nhật kế hoạch tự nó trở thành một công việc.

Để rà soát dự án một cách thực tế, hãy tự hỏi:

• Kết quả mong muốn có còn rõ ràng không?
• Có ít nhất một hành động tiếp theo không?
• Có ai khác đang cản trở tiến độ không?
• Dự án cần một thời hạn hay chỉ cần lời nhắc rà soát?

Dùng ghi chú để lưu bối cảnh, tránh để nghĩa vụ cần thực hiện bị ẩn trong đó

Lưu chi tiết cuộc họp, thông tin tham khảo và quyết định trong ghi chú. Nếu ghi chú chứa việc bạn phải làm, hãy tạo một công việc cho việc đó. Sự tách biệt này giúp các cam kết không biến mất trong những đoạn văn bản dài.

Liên hệ hai loại thông tin này trong suy nghĩ bằng cách đặt tên nhất quán. Một dự án có tên “Chuyển nhà” có thể có ghi chú tên “Chuyển nhà — các quyết định” và các công việc như “So sánh các đơn vị chuyển nhà” hoặc “Xác nhận ngày sử dụng dịch vụ điện nước”. Việc tìm kiếm sẽ dễ dự đoán hơn khi cách diễn đạt được giữ nhất quán.

Kết thúc ngày làm việc bằng năm phút thu xếp

Vào cuối ngày:

1. Đánh dấu công việc đã hoàn thành.
2. Chủ động sắp xếp lại lịch cho công việc chưa hoàn thành.
3. Ghi lại những cam kết còn rải rác trong tin nhắn hoặc ghi chú.
4. Kiểm tra lịch ngày mai.
5. Chọn công việc có khả năng sẽ là thiết yếu nhất của ngày mai.

Tránh tiếp tục chuyển các công việc quá hạn sang ngày sau mà không rà soát. Một công việc liên tục bị hoãn có thể cần được làm rõ, giao cho người khác, thu hẹp phạm vi hoặc loại bỏ.

Các trang giới thiệu hiện tại của HibiDo mô tả các tính năng công việc, lời nhắc, tích hợp lịch, ghi chú, công việc lặp lại, cộng tác và đồng bộ nhiều thiết bị. Hãy xác nhận các tính năng cụ thể và giới hạn gói dịch vụ trên Apple App Store hoặc Google Play trước khi thiết kế quy trình làm việc dựa trên chúng.