Năng suất
Cách quản lý dự án và công việc con trong HibiDo
Sắp xếp dự án trong HibiDo bằng cách xác định một kết quả, chọn hành động tiếp theo, sử dụng công việc con có chọn lọc, giữ ghi chú ở gần và xem lại tiến độ hằng tuần.
Quản lý một dự án trong HibiDo bằng cách đặt ra một kết quả rõ ràng và ít nhất một hành động tiếp theo dễ nhận biết. Sử dụng công việc con cho các danh sách kiểm tra ngắn gọn, thay vì xây dựng hệ thống phân cấp nhiều tầng. Giữ tài liệu tham khảo trong một ghi chú liên quan, lên lịch cho các thời hạn thực tế và xem lại các dự án đang thực hiện mỗi tuần.
Xác định kết quả
“Trang web” là một chủ đề. “Xuất bản trang sản phẩm đã thiết kế lại” là một kết quả. Một tên dự án tốt giúp bạn nhận biết khi nào dự án hoàn thành và quyết định những gì không thuộc phạm vi dự án.
Viết một câu ngắn mô tả điều kiện hoàn thành:
Hoàn thành khi trang đã được phê duyệt được đưa lên mạng, kiểm tra trên thiết bị di động và liên kết từ phần điều hướng.
Điều này ngăn dự án mở rộng mà không có giới hạn.
Xác định hành động tiếp theo
Mỗi dự án đang thực hiện cần một bước cụ thể, dễ nhận biết:
- Soạn dàn ý cho trang
- Xin Mia các ảnh chụp màn hình đã được phê duyệt
- Kiểm tra bố cục trên thiết bị di động
- Lên lịch email ra mắt
Tránh các mô tả chung chung như “Suy nghĩ về việc ra mắt”. Nếu bạn không thể gọi tên hành động tiếp theo, có thể dự án cần một quyết định thay vì thêm công việc.
Sử dụng công việc con ở cấp độ phù hợp
Công việc con phù hợp với một chuỗi bước ngắn do một người phụ trách:
Publish product page
- Confirm final copy
- Compress screenshots
- Run mobile check
- Publish
Chuyển một công việc con thành công việc độc lập khi nó cần người phụ trách, thời hạn, lời nhắc hoặc phần thảo luận riêng, hay có khối lượng công việc đáng kể. Quá nhiều cấp lồng nhau sẽ che khuất tiến độ.
Tách hành động khỏi tài liệu tham khảo
Giữ ghi chú cuộc họp, quyết định, liên kết và thông tin nền trong một ghi chú dự án. Chuyển mỗi cam kết trong ghi chú đó thành một công việc. Sử dụng cùng một cụm từ chỉ dự án trong các tiêu đề để tính năng tìm kiếm có thể kết nối tài liệu.
Ví dụ:
- Dự án:
Product page launch - Ghi chú:
Product page launch — decisions - Công việc:
Confirm product page legal links
Thêm ngày tháng có chọn lọc
Sử dụng thời hạn cho một cam kết với bên ngoài hoặc một ngày làm thay đổi thứ tự ưu tiên. Sử dụng lời nhắc xem lại khi dự án chỉ cần được chú ý. Những ngày đến hạn đặt ra không có cơ sở tạo nên danh sách quá hạn không còn phản ánh được rủi ro.
Xem lại hằng tuần
Với mỗi dự án:
- Xác nhận rằng kết quả vẫn còn cần thiết.
- Đánh dấu công việc đã hoàn thành.
- Xác định hành động tiếp theo.
- Kiểm tra thời hạn và các hạng mục đang chờ.
- Xóa những công việc không còn phù hợp.
- Lưu trữ dự án khi hoàn thành.
Các trang giới thiệu HibiDo hiện tại liệt kê danh sách, công việc, dự án, công việc con, ghi chú, lời nhắc, mức ưu tiên, cộng tác và đồng bộ giữa các thiết bị. Kiểm tra phiên bản hiện tại trên Apple App Store hoặc Google Play để biết giới hạn chính xác của từng gói.
Câu hỏi thường gặp
Một dự án trong HibiDo nên có quy mô như thế nào?
Một dự án nên mô tả một kết quả có thể hoàn thành. Hãy chia nhỏ khi các kết quả khác nhau có người phụ trách, thời hạn hoặc chu kỳ xem lại khác nhau.
Khi nào tôi nên sử dụng công việc con?
Sử dụng công việc con cho các bước nhỏ thuộc cùng một hạng mục bàn giao. Tạo công việc riêng khi một hành động có thời hạn, người phụ trách, lời nhắc riêng hoặc khối lượng công việc đáng kể.
Nên xem lại dự án bao lâu một lần?
Xem lại các dự án đang thực hiện hằng tuần và các dự án có yêu cầu khắt khe về thời gian thường xuyên hơn. Mỗi dự án đang thực hiện nên có hành động tiếp theo rõ ràng hoặc trạng thái chờ được ghi cụ thể.
Về tác giả
Nhóm Sixbytes viết dựa trên tài liệu sản phẩm và hướng dẫn hiện hành của các nền tảng. Các bài hướng dẫn theo sản phẩm nêu rõ mối liên hệ với Sixbytes và dẫn đến nguồn chính thức khi cách hoạt động có thể thay đổi theo hệ điều hành, phiên bản ứng dụng hoặc cửa hàng.
Giới thiệu về Sixbytes