生産性
HibiDoでメモとタスクを組み合わせて使う方法
プロジェクトの背景、会議の決定事項、チェックリスト、参考情報をHibiDoのメモに保存しながら、実行することが決まったすべての約束を目に見えるタスクに変えましょう。
HibiDoでは、作業を説明するためにメモを、作業を進めるためにタスクを使いましょう。メモには決定事項、会議の背景、リンク、アイデア、参考資料を保存できます。実行することが決まったすべての約束は、レビュー、優先順位、リマインダー、完了履歴に表示されるよう、目に見えるタスクにしてください。
メモとタスクに異なる役割を持たせる
| メモ | タスク |
|---|---|
| 背景や状況 | 目に見える行動 |
| 会議の記録 | 担当者を決めたフォローアップ |
| 選択肢と決定事項 | 次の手順 |
| 参考リンク | 期限やリマインダー |
| 考えをまとめる下書き | 完了状態 |
メモに「Felixが金曜日に修正版の原稿を送る」と書いたなら、実際の金曜日の日付を設定して「修正版の原稿を送る」のようなタスクを作成しましょう。後でその一文を見つけられることに頼らないでください。
繰り返し使えるプロジェクトメモの構成を使う
Project outcome
Current status
Decisions
Open questions
Reference links
Actions
メモは、ざっと目を通せる程度に簡潔に保ちましょう。現在の状況が埋もれないように、古くなった詳細はアーカイブ用のセクションや、日付を付けた会議メモに移します。
会議のメモをすぐに処理する
会議の最後に、次のことを行います。
- 決定事項を確認する。
- それぞれの行動と担当者を特定する。
- 対応するタスクを作成する。
- 実際の期限やリマインダーを追加する。
- 一貫した方法でプロジェクトをリンクするか、名前を付ける。
- 合意に至らなかった仮の行動を削除する。
独立したタスクに価値があるのは、会議の記録全体を読み直さなくても、優先順位を付けて完了できるからです。
名前を統一する
リスト、メモ、タスクで、同じプロジェクト名を使いましょう。
- プロジェクト：
September launch - メモ：
September launch — decisions - タスク：
Approve September launch screenshots
表現を統一すると検索が役立ちやすくなり、意図しない重複も減らせます。
機密情報を最小限にする
パスワード、完全な支払い情報、復旧キー、不要な個人データを、日常の計画用メモに保存しないでください。ロック画面のプレビューで機密の背景が明らかになるおそれがある場合は、リマインダーに中立的な表現を使いましょう。タスクには、秘密そのものを含めず「保護されたアカウントの記録を確認する」と書けます。
プロジェクトと一緒にメモを確認する
週次レビューでは、現在の状況を更新し、完了した行動をアーカイブし、未完了の約束がタスクとして存在することを確かめましょう。参考情報として今後も使う価値がない古いメモは削除します。
現在のHibiDoのストア掲載情報には、タスク、リスト、リマインダー、対応するバージョンでのリッチテキストまたはMarkdownを含むメモ、検索、カレンダー連携、共同作業、同期が記載されています。正確な機能とプランの制限は、Apple App StoreまたはGoogle Playで確認してください。
よくある質問
タスクではなくメモに入れるべきものは何ですか？
背景、決定事項、参考情報、会議の記録、アイデアにはメモを使います。誰かが完了すると約束した行動にはタスクを使いましょう。
会議のメモに埋もれて行動を見失わないようにするには？
すべての会議メモの末尾に行動のセクションを設け、合意した実行事項ごとに独立したタスクを作成します。担当者や期限が決まっている場合は、それも含めましょう。
計画用のメモに個人情報を入れてもよいですか？
必要最小限の情報にとどめましょう。機密性の高い秘密情報や認証情報には、日常の計画用メモではなく、そのリスクに対応するよう設計された保存方法が必要です。
著者について
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