毎日の計画にHibiDoを活用する方法

HibiDoを、終わりのないリストをため込む場所ではなく、毎日の判断を支える仕組みとして使いましょう。新しい仕事をすばやく書き留め、カレンダーですでに埋まっている時間を確認し、少数の優先事項を選び、タスクを説明する補足メモをその近くに置きます。役立つ一日の計画は、割り込みに対応できる余裕を十分に残しながら、次に何をすべきかを示してくれるものです。

頼れる受信箱を1つ用意するところから始める

未分類のタスク用に、リストを1つ作りましょう。新しい責任が生じたら、「クライアント」のような漠然とした話題ではなく、「修正した請求書を送る」のような短い行動を書き留めます。期限は、実際に日付が決まっている場合だけ追加してください。便宜的な期限が多すぎると、本当に緊急の仕事を見つけにくくなります。

受信箱の中身は、一日に1〜2回整理しましょう。

1. 重要でなくなったタスクを削除します。
2. 漠然とした項目を、具体的な行動に書き換えます。
3. 関連するプロジェクトやリストを割り当てます。
4. 役立つ場合にだけリマインダーを追加します。
5. 実行する行動になっていないアイデアは、メモに移します。

タスクを選ぶ前にカレンダーを確認する

リストを見るだけでは、予定が詰まりすぎた日でもこなせるように思えてしまいます。他に何を入れられるか決める前に、確定している会議、予約、移動、私用の予定を確認しましょう。それらの予定の合間に使える時間を見積もり、メッセージへの対応、遅延、フォローアップのための余裕をいくらか確保します。

次のものを選びましょう。

• その日に必ず達成すべき成果を1つ
• それを補う優先事項を2つ
• 時間が余った場合に取り組む短い任意のリスト

必須のタスクに中断されない2時間が必要なのに、カレンダーには短い空き時間しかない場合は、そのタスクの予定を変更するか、別の予定を意識的に移動させましょう。希望的観測に基づく計画に頼らないでください。

プロジェクトは目標より小さな単位にする

プロジェクトには成果を記し、そのタスクには次に取る行動を記しましょう。「製品発売を準備する」はプロジェクトで、「発売用のスクリーンショットを承認する」や「顧客向けメールの下書きを作る」はタスクです。1つの成果物に複数の小さな手順がある場合はサブタスクを使いますが、計画の更新自体がひと仕事になるほど階層を増やさないようにしてください。

実用的なプロジェクトの見直しでは、次の点を確認しましょう。

• 目指す成果は今も明確か？
• 次に取る行動が少なくとも1つあるか？
• 誰か他の人の対応待ちで進められなくなっていないか？
• プロジェクトに日付が必要か、それとも見直しのリマインダーだけでよいか？

メモは背景情報のために使い、やるべきことを埋もれさせない

会議の詳細、参照情報、決定事項はメモに保存しましょう。メモの中に必ず実行しなければならないことがあれば、そのタスクを作成します。こうして分けることで、引き受けたことが長い文章の中に埋もれるのを防げます。

一貫した名前を使い、頭の中で両者を結び付けましょう。「引っ越し」というプロジェクトには、「引っ越し — 決定事項」というメモと、「引っ越し業者を比較する」「電気・ガス・水道の手続き日を確認する」といったタスクを用意できます。言葉を統一すると、検索で何が見つかるかを予測しやすくなります。

5分間の終了作業で締めくくる

一日の終わりに、次のことを行いましょう。

1. 完了した仕事に完了の印を付けます。
2. 未完了のタスクの予定を意識的に組み直します。
3. メッセージやメモに残っている、まだ整理していない約束や引き受けたことを書き留めます。
4. 明日のカレンダーを確認します。
5. 明日の必須タスクになりそうなものを選びます。

期限を過ぎたタスクを、見直さずに繰り越すのは避けましょう。繰り返し先延ばしにしているタスクは、内容の明確化、委任、規模の縮小、削除が必要かもしれません。

HibiDoの現在の掲載情報では、タスク、リマインダー、カレンダー連携、メモ、繰り返しタスク、共同作業、複数デバイス間の同期が紹介されています。それらを前提に運用を組み立てる前に、Apple App StoreまたはGoogle Playで、具体的な機能とプランの制限を確認してください。