Lập kế hoạch hằng tuần

Việc rà soát hằng tuần tạo cầu nối giữa các dự án tổng thể và từng ngày riêng lẻ. Nó giúp bạn nhận biết thời hạn sớm, phân bổ công việc đòi hỏi cao và quyết định những gì không nên tiếp tục chuyển sang kỳ sau. Thiếu góc nhìn đó, việc lập kế hoạch hằng ngày sẽ trở thành một vòng lặp phản ứng với bất cứ điều gì có vẻ khẩn cấp mỗi buổi sáng.

Chọn một thời điểm rà soát nhất quán

Chọn lúc bạn đã nắm được phần lớn tình hình tuần hiện tại và có thể nhìn ra tuần tiếp theo. Chiều thứ Sáu, tối Chủ nhật và sáng thứ Hai đều có thể phù hợp. Thời điểm chính xác ít quan trọng hơn việc chọn một dấu hiệu nhắc nhở có thể lặp lại và một nơi yên tĩnh.

Tập hợp lịch, danh sách công việc, ghi chú dự án, các hộp thư đến và mọi lịch trình dùng chung với gia đình hoặc đồng nghiệp. Việc rà soát nên đối chiếu và thống nhất những nguồn này thay vì tạo thêm một kế hoạch riêng biệt.

Giải quyết những việc còn bỏ ngỏ

Đánh dấu công việc đã hoàn thành, thu thập các đầu việc từ những ghi chú rời rạc và tin nhắn, đồng thời quyết định hiện giờ nên xử lý các mục chưa hoàn thành như thế nào. Một số nên được tiếp tục, một số cần giao cho người khác và một số không còn đáng làm nữa.

Xem lại ghi chú cuộc họp và tin nhắn đã gửi để tìm những lời hứa bạn đã đưa ra. Một hệ thống đáng tin cậy ghi nhận các cam kết trước khi chúng trở thành việc khẩn cấp.

Nhìn trước khi tuần mới bắt đầu

Xem lướt lịch của hai hoặc ba tuần tới, chứ không chỉ bảy ngày tiếp theo. Thời hạn, việc di chuyển, cuộc hẹn, sinh nhật và các cuộc họp cần chuẩn bị nhiều thường đòi hỏi hành động sớm hơn.

Thêm các công việc chuẩn bị khi cần. Xác nhận các cuộc họp có thời gian di chuyển và chuyển tiếp thực tế. Nhận biết những ngày bận bất thường để không giao thêm cho chúng những danh sách công việc đầy tham vọng.

Rà soát các dự án và trách nhiệm

Lần lượt xem xét từng dự án đang triển khai. Mỗi dự án nên có một hành động tiếp theo rõ ràng hoặc một trạng thái chờ có chủ đích. Nếu một dự án có vẻ bế tắc, hãy xác định quyết định, câu hỏi hoặc hành động cụ thể nhỏ nhất có thể giúp nó tiến lên.

Đồng thời rà soát những trách nhiệm có thể không xuất hiện dưới dạng dự án: tài chính, bảo trì nhà cửa, sức khỏe, hỗ trợ đội nhóm hoặc học tập. Điều này ngăn công việc khẩn cấp lấn át vô thời hạn những việc duy trì quan trọng.

Chọn các kết quả cần đạt trong tuần

Chọn từ ba đến năm kết quả sẽ khiến tuần đó được xem là thành công. Cân bằng tham vọng với lịch trình và năng lượng sẵn có của bạn. Kết quả nên mô tả tiến độ có thể thấy được, chẳng hạn như hoàn thành một bản nháp, đưa ra một quyết định hoặc hoàn tất một nhóm cuộc gọi.

Dành cho công việc quan trọng nhất một ngày hoặc khung thời gian dự kiến. Tránh lên kế hoạch đến từng chi tiết cho thứ Sáu khi thứ Hai còn chưa diễn ra. Kế hoạch tuần nên đưa ra định hướng đồng thời chừa chỗ cho thông tin mới.

Sắp xếp lại hệ thống của bạn

• Xử lý hết các danh sách ghi nhanh tạm thời và ghi chú trên giấy.
• Làm rõ những tên công việc mơ hồ thành các hành động tiếp theo.
• Xóa các mục trùng lặp và lời nhắc không còn phù hợp.
• Lưu tài liệu tham khảo hữu ích cùng với dự án tương ứng.
• Kiểm tra các mục đang chờ người khác xử lý và liên hệ nhắc lại khi cần.

Duy trì việc rà soát lâu dài

Một lần rà soát kéo dài 20 đến 30 phút có thể lặp lại đều đặn sẽ tốt hơn một nghi thức cầu kỳ mà bạn né tránh. Nếu việc rà soát thường xuyên mất nhiều thời gian hơn đáng kể, hãy giảm số dự án đang triển khai, cải thiện việc ghi nhận hằng ngày hoặc rà soát những nhóm nhỏ hơn theo các lịch khác nhau.

Kết thúc bằng một nhận định ngắn về điều gì xứng đáng được chú ý, điều gì có thể tạo áp lực và điều gì có thể chờ. Lập kế hoạch hằng tuần sẽ không loại bỏ những điều bất ngờ, nhưng giúp bạn dễ ứng phó hơn vì bạn hiểu rõ các cam kết đang được thực hiện.