Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Mức độ ưu tiên chỉ trở nên có ý nghĩa khi thời gian, năng lượng và các cam kết được thể hiện rõ. Nếu mọi công việc đều được đánh dấu là quan trọng, danh sách sẽ không đưa ra được định hướng nào. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là việc lựa chọn điều gì xứng đáng được chú ý ngay lúc này và chấp nhận những việc sẽ phải chờ.

Làm rõ công việc trước tiên

Bạn không thể so sánh hiệu quả những mục mơ hồ. Hãy thay “trang web”, “thuế” hoặc “chiến dịch” bằng một hành động tiếp theo cụ thể như “xem lại nội dung trang chủ” hoặc “thu thập hóa đơn tháng Ba”. Tách dự án khỏi công việc và để các ghi chú hỗ trợ bên ngoài tiêu đề hành động.

Dựa vào các giới hạn thực tế

Kiểm tra lịch và mức năng lượng hiện có trước khi chọn công việc hôm nay. Xác định còn bao nhiêu giờ tập trung sau các cuộc họp, việc di chuyển và những cam kết cá nhân. Sau đó chọn một vài công việc thực sự phù hợp với quỹ thời gian và năng lượng đó.

Các giới hạn làm rõ những điều phải đánh đổi. Nếu chỉ có hai giờ, chọn một công việc đáng kể sẽ sát thực tế hơn là giao cho mình sáu việc. Mọi việc còn lại nên được lên lịch, giao cho người khác, đưa vào danh sách xem xét sau hoặc loại bỏ.

Phân biệt tính khẩn cấp với tầm quan trọng

Công việc khẩn cấp cần sớm được chú ý vì sự chậm trễ sẽ gây hậu quả. Công việc quan trọng giúp thúc đẩy một mục tiêu, trách nhiệm hoặc mối quan hệ có ý nghĩa. Một số công việc có cả hai đặc điểm; một số không có đặc điểm nào.

• Quan trọng và khẩn cấp: xử lý hoặc lên lịch ngay.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: dành riêng thời gian trước khi việc đó trở nên khẩn cấp.
• Khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn: đơn giản hóa, giao cho người khác hoặc giới hạn phạm vi xử lý.
• Không thuộc cả hai nhóm: loại bỏ hoặc giữ ngoài danh sách đang thực hiện.

Đừng để sự khẩn cấp của người khác tự động trở thành ưu tiên cao nhất của bạn. Hãy hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu yêu cầu đó phải chờ và nó sẽ thay thế công việc nào đã được lên kế hoạch.

Cân nhắc giá trị, công sức và rủi ro

Khi các công việc có vẻ quan trọng ngang nhau, hãy so sánh giá trị dự kiến, công sức cần bỏ ra và cái giá của sự chậm trễ. Một hành động nhỏ giúp gỡ vướng cho nhiều người có thể được ưu tiên cao hơn một phần việc lớn hơn mà bạn làm một mình. Một công việc gắn với thời hạn do bên ngoài đặt ra có thể cần được chuẩn bị sớm hơn, ngay cả khi còn nhiều tuần nữa mới đến hạn cuối.

Năng lượng cũng quan trọng. Hãy dành việc đánh giá đòi hỏi nhiều trí lực cho khoảng thời gian bạn có thể làm tốt và dùng những khoảng thời gian rời rạc cho các hành động thường lệ. Đây là sắp xếp trình tự, không phải né tránh.

Giới hạn số việc đang làm

Bắt đầu nhiều công việc tạo cảm giác năng suất nhưng làm phát sinh chi phí chuyển đổi và những phần việc dang dở. Hãy chọn một công việc chính và một số ít hành động phụ. Hoàn thành hoặc đạt đến một điểm dừng có chủ đích trước khi bắt đầu một đầu việc đáng kể khác.

Xem lại các ưu tiên khi điều kiện thay đổi

Xem lại kế hoạch sau một cuộc họp quan trọng, một thời hạn mới hoặc một vấn đề bất ngờ. Đừng sắp xếp lại danh sách sau mỗi tin nhắn. Hãy dùng những mốc kiểm tra tự nhiên để một ngày vẫn đủ ổn định cho việc tập trung.

Vào cuối ngày, hãy hỏi những công việc chưa hoàn thành có còn quan trọng không. Công việc liên tục bị trì hoãn có thể chưa rõ ràng, quá lớn, gây khó chịu về mặt cảm xúc hoặc đơn giản là không cần thiết. Hãy làm rõ, chia nhỏ, lên lịch hoặc xóa bỏ nó thay vì tiếp tục mang theo cảm giác có lỗi.

Một danh sách ưu tiên đáng tin cậy cần ngắn gọn, cụ thể và gắn với khả năng thực tế. Giá trị của nó đến từ những gì nó loại trừ cũng nhiều như từ những gì nó bao gồm.