Chia khung thời gian

Chia khung thời gian biến danh sách công việc thành một kế hoạch phù hợp với cấu trúc thực tế của một ngày. Thay vì hy vọng tìm được thời gian cho công việc quan trọng, bạn dành riêng một khoảng thời gian cho nó bên cạnh các cuộc họp và cuộc hẹn. Phương pháp này hiệu quả nhất khi được dùng như một công cụ ra quyết định linh hoạt thay vì một bản cam kết cho từng phút.

Bắt đầu với những cam kết cố định

Đưa vào lịch trước những sự kiện thực sự diễn ra vào một thời điểm cụ thể: cuộc họp, cuộc hẹn, việc di chuyển, thời hạn và các cam kết cá nhân. Thêm khoảng đệm cho việc chuẩn bị và chuyển tiếp để lịch phản ánh lượng thời gian chúng thực sự chiếm dụng.

Sau đó xem xét những khoảng trống. Một ngày có ba cuộc họp rải rác có thể có ít giờ tập trung hữu ích hơn so với những gì một lịch trình trông có vẻ còn trống gợi ra.

Dành chỗ cho công việc quan trọng

Không phải công việc nào cũng cần một khung thời gian. Hãy dành chỗ trên lịch cho công việc cần tập trung, các quyết định quan trọng, việc chuẩn bị hoặc các nhóm công việc tương tự. Gán cho mỗi khung một kết quả như “hoàn thành bản nháp đầu tiên” thay vì một nhãn chung chung như “dự án”.

Ước tính thận trọng. Nếu công việc tương tự thường mất 90 phút, một khung 30 phút sẽ tạo áp lực thay vì sự rõ ràng. Chia công việc lớn thành các giai đoạn có thể đi đến một điểm dừng tự nhiên.

Sắp xếp công việc phù hợp với năng lượng

Xếp công việc đòi hỏi cao vào lúc bạn thường có khả năng tập trung tốt nhất. Dùng những khoảng thời gian ít năng lượng hơn để xử lý email, sắp xếp hồ sơ, lên lịch hoặc rà soát thường lệ. Bảo vệ thời gian nghỉ và ăn uống thay vì coi chúng là những khoảng trống còn thừa.

Những công việc khác nhau cần các khung thời gian có độ dài khác nhau. Viết lách hoặc giải quyết vấn đề kỹ thuật có thể cần một khoảng thời gian dài không bị gián đoạn, trong khi các cuộc gọi có thể được gom vào một nhóm ngắn. Dựa vào kinh nghiệm thực tế trước đây của bạn để cải thiện việc ước tính.

Chừa chỗ cho thay đổi

Đừng xếp kín từng phút. Giữ khoảng đệm giữa các khung làm việc đòi hỏi cao và chừa thời gian cho công việc bất ngờ. Một lịch trình kín 100 phần trăm sẽ đổ vỡ ngay khi bất kỳ việc gì kéo dài hơn dự kiến.

Khi hoàn cảnh thay đổi, hãy chủ động di chuyển hoặc điều chỉnh độ dài của một khung thời gian. Xác định yêu cầu mới sẽ thay thế việc gì. Điều này giữ nguyên quyết định quan trọng: công việc vẫn cần có chỗ trên lịch ngay cả khi thời gian ban đầu không còn phù hợp.

Bảo vệ khung thời gian

Đóng các thẻ không liên quan, tắt âm thanh thông báo không cần thiết và chuẩn bị sẵn tài liệu hỗ trợ. Nếu một ý tưởng khác xuất hiện, hãy ghi lại mà không rời khỏi công việc đang làm. Quyết định xem tin nhắn có thể chờ đến khi khung thời gian kết thúc hay không.

Dùng một điểm dừng rõ ràng. Dành vài phút cuối để ghi lại tiến độ và hành động tiếp theo, giúp bạn dễ quay lại sau đó. Một khung thời gian vẫn có thể thành công ngay cả khi toàn bộ dự án chưa hoàn tất.

Xem lại và cải thiện

So sánh kế hoạch với thực tế vào cuối ngày hoặc cuối tuần. Chú ý những việc thường xuyên mất nhiều thời gian hơn, những khung nào bị gián đoạn và những thời điểm nào giúp bạn làm việc tốt nhất. Điều chỉnh các kế hoạch tương lai thay vì phán xét kế hoạch hiện tại.

Những sai lầm phổ biến gồm lên lịch quá nhiều ưu tiên, bỏ qua thời gian chuyển tiếp, dùng nhãn mơ hồ và liên tục dời công việc khó mà không tìm hiểu lý do. Hãy bắt đầu bằng một khung thời gian được bảo vệ mỗi ngày. Một số ít khung thời gian được tuân thủ sẽ hữu ích hơn một lịch trình kín mà bạn không còn tin tưởng.