Hướng dẫn lập kế hoạch hằng ngày

Một kế hoạch hằng ngày hữu ích kết nối những việc đã cam kết, nhiệm vụ, lời nhắc và ghi chú mà không biến việc lập kế hoạch thành thêm một công việc. Mục đích của nó không phải là dự đoán từng phút. Mục đích là làm rõ những công việc quan trọng, bố trí chúng phù hợp với thực tế và tạo một nơi đáng tin cậy để ghi nhận công việc chưa hoàn thành.

Bắt đầu bằng bức tranh tổng thể của ngày

Xem lịch trước khi xem danh sách nhiệm vụ. Các cuộc họp, cuộc hẹn, việc đi lại, hạn chót và những việc cá nhân đã cam kết quyết định bạn có bao nhiêu thời gian linh hoạt. Hãy tính cả thời gian chuẩn bị và chuyển tiếp giữa các hoạt động; một cuộc họp kéo dài một giờ thường chiếm hơn một giờ mà bạn có thể dùng để tập trung làm việc.

Chú ý cả mức năng lượng lẫn thời gian rảnh của bạn. Dành những công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực cho khoảng thời gian bạn thường tỉnh táo và bố trí việc hành chính thường lệ vào những khoảng trống khi năng lượng thấp hơn. Một kế hoạch bỏ qua mức năng lượng có thể trông hiệu quả nhưng lại khó thực hiện.

Chọn một số ít kết quả cần đạt

Chọn từ một đến ba kết quả sẽ khiến ngày của bạn trở nên có ý nghĩa. “Gửi bản nháp đề xuất” rõ ràng hơn “làm việc cho dự án”. Sau đó, chọn các nhiệm vụ hỗ trợ thực sự có thể bố trí xen kẽ với những kết quả đó và các việc đã cam kết từ trước.

Hãy chừa lại một phần thời gian và sức lực. Tin nhắn bất ngờ, chậm trễ và thời gian hồi sức là những phần bình thường của một ngày, không phải thất bại trong lập kế hoạch. Một danh sách ngắn hơn mà bạn tin tưởng sẽ hữu ích hơn một danh sách đầy tham vọng mà bạn phải liên tục viết lại.

Bố trí thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng

Một việc ưu tiên trở nên thực tế khi có thời gian dành riêng cho nó. Thêm một khung giờ linh hoạt vào lịch hoặc quyết định bạn sẽ bắt đầu vào thời điểm nào trong ngày. Ghi rõ hành động đầu tiên để khi bắt đầu, bạn không phải mất nhiều công suy nghĩ xem cần làm gì.

Đừng lên lịch riêng cho từng nhiệm vụ nhỏ. Gom email, sắp xếp hồ sơ, cuộc gọi và những công việc hành chính khác thành một nhóm để xử lý cùng lúc. Bảo vệ các khoảng thời gian dài hơn khỏi thông báo khi cần tập trung và đặt mốc dừng để một nhiệm vụ không chiếm hết cả ngày.

Chuyển ghi chú thành hành động tiếp theo

Ghi chú lưu giữ bối cảnh; nhiệm vụ thể hiện những việc đã cam kết. Sau một cuộc họp hoặc buổi lập kế hoạch, hãy rút ra các quyết định, người phụ trách và hành động tiếp theo. Chỉ đặt ngày đến hạn cho một hành động khi đó là hạn thực sự. Nếu không, hãy đưa hành động đó vào dự án hoặc danh sách cần xem xét phù hợp.

• Chuyển những lời hứa thành nhiệm vụ khi chúng vẫn còn mới trong trí nhớ.
• Liên kết nhiệm vụ với các ghi chú hỗ trợ khi hữu ích.
• Không đưa tài liệu tham khảo vào tiêu đề nhiệm vụ.
• Lưu trữ phần bối cảnh sau khi hành động tiếp theo đã rõ ràng.

Sử dụng lời nhắc có chọn lọc

Lời nhắc phù hợp nhất với những hành động cần được chú ý vào một thời điểm hoặc tại một địa điểm cụ thể. Quá nhiều cảnh báo sẽ tạo cho bạn thói quen bỏ qua chúng. Dùng thông báo cho những lời nhắc thực sự cần thiết—rời đi để đến một cuộc hẹn hoặc thực hiện cuộc gọi cần đúng thời điểm—thay vì cho mọi nhiệm vụ.

Điều chỉnh mà không bỏ kế hoạch

Khi có công việc mới xuất hiện, hãy so sánh nó với những kết quả đã chọn. Quyết định xem nên làm ngay, lên lịch, giao cho người khác hay từ chối. Nếu công việc mới thay thế công việc đã lên kế hoạch, hãy chủ động chuyển công việc đó sang lúc khác thay vì để nó biến mất.

Kết thúc ngày một cách gọn gàng

Đánh dấu công việc đã hoàn thành, ghi lại những ý nghĩ rời rạc và chủ động lên lịch lại cho các nhiệm vụ chưa xong. Đừng tự động sao chép mọi thứ sang ngày mai; một số mục đã mất giá trị và nên được loại bỏ.

Xem trước lịch ngày mai và xác định những việc cần chuẩn bị. Quy trình kết thúc ngày ngắn gọn này giúp giảm những vướng bận còn lưu lại trong tâm trí và giúp buổi sáng hôm sau bắt đầu dễ dàng hơn. Kế hoạch hằng ngày tốt nhất là vừa sức và linh hoạt: nó bảo vệ một vài kết quả có ý nghĩa đồng thời dành chỗ cho những thay đổi.