Thói quen làm việc hiệu quả

Hệ thống làm việc hiệu quả tốt nhất là hệ thống bạn rà soát đủ thường xuyên để có thể tin tưởng. Công cụ có ích, nhưng sự đáng tin cậy đến từ một vài hành vi nhỏ được lặp lại vào những thời điểm thích hợp: ghi lại các cam kết, chọn việc ưu tiên, bảo vệ sự tập trung và giải quyết những việc còn dang dở.

Ghi lại trước khi sắp xếp

Sử dụng một hoặc hai nơi đáng tin cậy để tiếp nhận công việc và ý tưởng mới. Ghi lại một cam kết ngay khi nó xuất hiện thay vì dựa vào trí nhớ. Ghi ngắn gọn; bạn có thể làm rõ trong lúc rà soát.

Quá nhiều nơi tiếp nhận thông tin sẽ tạo ra những công việc bị bỏ sót. Ghi chú, email, tin nhắn, giấy tờ và các thẻ trình duyệt đều có thể chứa những lời hứa cần thực hiện. Hãy giảm số lượng những nơi này khi có thể và xử lý hết nội dung ở những nơi còn lại theo một lịch trình cố định.

Tạo thói quen điều chỉnh lại kế hoạch hằng ngày

Bắt đầu bằng việc kiểm tra lịch và quỹ thời gian hiện có. Chọn một số ít kết quả cần đạt được, làm rõ những hành động đầu tiên để đạt chúng và loại bỏ các công việc không còn quan trọng. Việc này chỉ nên mất vài phút, đừng để nó trở thành một nghi thức buổi sáng cầu kỳ.

Rà soát lại vào một thời điểm chuyển tiếp tự nhiên giữa ngày khi tình hình trong ngày đã thay đổi. Một điều chỉnh ngắn sau bữa trưa thường đủ để kế hoạch tiếp tục khả thi.

Bảo vệ những khoảng thời gian tập trung

Tạo ít nhất một khoảng thời gian để công việc quan trọng nhất có thể được thực hiện mà không bị gián đoạn bởi những yếu tố có thể tránh được. Tắt âm các thông báo không cần thiết, đóng các thẻ không liên quan và chuẩn bị sẵn tài liệu hỗ trợ cho công việc.

Gom các việc nhỏ như xử lý email, phê duyệt và sắp xếp lịch để làm cùng một đợt. Liên tục kiểm tra chúng sẽ chia cắt sự tập trung và khiến công việc có ý nghĩa trở nên khó khăn hơn thực tế.

Nghỉ giải lao trước khi bạn hoàn toàn mất tập trung. Nghỉ ngơi không phải là phần thưởng cho việc hoàn thành mọi thứ; đó là một phần của việc duy trì công việc hữu ích.

Biến ghi chú thành quyết định

Sau các cuộc họp hoặc quá trình nghiên cứu, hãy rút ra những hành động, người chịu trách nhiệm và quyết định từ ghi chú. Giữ thông tin bối cảnh trong ghi chú và đưa các cam kết vào hệ thống quản lý công việc. Điều này ngăn thông tin hữu ích trở thành một kho lưu trữ âm thầm chứa những việc bạn đã quên làm.

Khép lại công việc

Vào cuối ngày, đánh dấu công việc đã hoàn thành, chủ động sắp xếp lại lịch và ghi lại bất cứ điều gì vẫn còn trong đầu. Ghi lại hành động tiếp theo cho công việc chưa hoàn thành để dễ tiếp tục.

Đừng chuyển mọi công việc chưa hoàn thành sang ngày mai. Hãy tự hỏi liệu chúng còn giá trị và thực tế hay không. Xóa một công việc đã lỗi thời cũng là một cách hoàn tất hợp lý.

Thêm một lần rà soát hằng tuần

Mỗi tuần một lần, xem lướt các cam kết sắp tới, các dự án đang triển khai, những việc đang chờ và những trách nhiệm bị lơ là. Chọn một vài kết quả cần đạt được cho tuần tiếp theo và bảo đảm mỗi dự án đang triển khai đều có một hành động tiếp theo.

Dùng lần rà soát này để dọn dẹp hệ thống: loại bỏ các mục trùng lặp, lưu trữ tài liệu đã hoàn tất và đơn giản hóa những danh mục không còn hữu ích. Một hệ thống sẽ tích tụ những trở ngại nếu không thỉnh thoảng được chỉnh đốn lại.

Thay đổi từng thói quen một

Khi hiệu quả làm việc trở nên thiếu ổn định, hãy kiềm chế ý định xây dựng lại mọi công cụ. Xác định mắt xích bị đứt. Có phải công việc không được ghi lại, các ưu tiên chưa được chọn, thời gian chưa được bảo vệ hay công việc chưa được rà soát? Hãy thay đổi hành vi nhỏ nhất có thể giải quyết vấn đề đó.

Theo dõi xem bạn có thực hiện thói quen hay không, thay vì xem mỗi ngày có hoàn hảo hay không. Bỏ lỡ một lần là bình thường; quay lại vào tín hiệu tiếp theo mới là kỹ năng cần rèn luyện. Theo thời gian, những thói quen nhỏ này tạo ra điều có giá trị hơn việc liên tục tối ưu hóa: niềm tin rằng những công việc quan trọng sẽ được chú ý và xử lý.