Cách lập kế hoạch công việc dựa trên lịch của bạn trong HibiDo

Lập kế hoạch với HibiDo bằng cách bắt đầu từ thời gian thay vì tham vọng. Trước tiên, hãy xem lại các lịch hẹn cố định, ước tính số giờ còn lại, rồi chọn những công việc có thể thực hiện trong thời gian đó một cách thực tế. Mục tiêu không phải là lấp đầy từng phút; mà là làm rõ những công việc quan trọng mà không tạo ra một kế hoạch thất bại ngay khi gặp gián đoạn đầu tiên.

Tách biệt các cam kết với những dự định

Các sự kiện trên lịch diễn ra vào một thời điểm cụ thể: cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, buổi học hoặc các mốc hạn yêu cầu có mặt. Công việc mô tả những hành động thường có thể dịch chuyển trong một khoảng thời gian. Đưa mọi công việc vào lịch sẽ gây rối, còn bỏ qua lịch sẽ khiến danh sách công việc thiếu thực tế.

Hãy áp dụng sự phân biệt này:

• Đưa các lịch hẹn cố định lên lịch.
• Đưa những hành động linh hoạt vào danh sách công việc.
• Dành các khối thời gian tập trung cho những công việc cần thời gian được bảo vệ.
• Dùng lời nhắc cho những thông báo cần đúng thời điểm, thay vì dùng chúng làm danh sách công việc thứ hai.

Tính thời gian có thể sử dụng

Vào đầu tuần, hãy xem lại các lịch hẹn hiện có của từng ngày. Trừ đi khoảng thời gian chuyển tiếp hợp lý, thời gian nghỉ, công việc hành chính thường lệ và thời gian dự phòng cho công việc phát sinh. Thời gian còn lại là quỹ thời gian dành cho những công việc đã lên kế hoạch.

Nếu thứ Hai có ba giờ có thể sử dụng, đừng giao bảy giờ công việc. Hãy chuyển những công việc có mức ưu tiên thấp hơn trước khi chúng trở nên quá hạn.

Chọn công việc phù hợp với các khoảng thời gian trong ngày

Những khoảng trống khác nhau phù hợp với những công việc khác nhau:

Thêm thời lượng ước tính vào cách diễn đạt công việc khi hữu ích, chẳng hạn như “Rà soát đề xuất — 30 phút.” Tránh sự chính xác giả tạo; ước tính chỉ cần đủ để giúp bạn lựa chọn.

Dành thời gian cho một kết quả có ý nghĩa

Chọn một công việc có thể khiến ngày làm việc trở nên đáng giá ngay cả khi những công việc khác bị dời lại. Dành cho công việc đó một khối thời gian phù hợp trước khi lấp lịch bằng các hành động nhỏ hơn. Sau đó, chọn hai ưu tiên hỗ trợ và giữ phần còn lại là tùy chọn.

Nếu xuất hiện một yêu cầu khẩn cấp, hãy quyết định nó sẽ thay thế việc gì. Thêm công việc mà không loại bỏ hay di chuyển bất cứ việc nào sẽ biến kế hoạch thành danh sách mong muốn.

Xem lại ngày mai trước khi kết thúc công việc

Vào cuối ngày:

1. Kiểm tra các sự kiện cố định của ngày mai.
2. Xem lại những công việc chưa hoàn thành mà không tự động dời tất cả chúng.
3. Xác nhận kết quả thiết yếu tiếp theo cần đạt được.
4. Chuyển những công việc không thể xếp vừa vào lịch.
5. Để lại khoảng thời gian dự phòng rõ ràng trên lịch.

Các trang giới thiệu HibiDo hiện tại mô tả những tính năng như công việc, ngày đến hạn, lời nhắc, tích hợp lịch, công việc lặp lại, ghi chú, cộng tác và đồng bộ hóa thiết bị. Hãy kiểm tra trang sản phẩm chính thức và trang giới thiệu hiện tại trên cửa hàng ứng dụng để biết sự khác biệt giữa các nền tảng và gói dịch vụ trước khi dựa vào một tính năng cụ thể.