Cách xây dựng thói quen lập kế hoạch hằng tuần đơn giản

Nhiều người bắt đầu sáng thứ Hai với câu hỏi không biết nên bắt đầu từ đâu.

Các cuộc họp xuất hiện bất ngờ, thời hạn dường như gần hơn dự kiến và công việc quan trọng bị vùi dưới những yêu cầu khẩn cấp.

Một thói quen lập kế hoạch hằng tuần đơn giản giúp ngăn điều này xảy ra. Thay vì chỉ phản ứng theo lịch trình, bạn bắt đầu mỗi tuần với sự hiểu biết rõ ràng về những gì quan trọng nhất.

Vì sao nên lập kế hoạch cho tuần?

Lập kế hoạch hằng ngày rất hữu ích, nhưng chỉ giúp bạn nhìn trước trong một khoảng thời gian ngắn.

Lập kế hoạch hằng tuần mang lại cho bạn cái nhìn bao quát hơn.

Việc này giúp bạn:

• Chuẩn bị cho các thời hạn sắp tới.
• Cân đối khối lượng công việc.
• Lên lịch cho các dự án quan trọng.
• Nhận diện những xung đột có thể xảy ra.
• Dành thời gian cho các ưu tiên cá nhân.

Chỉ cần nhìn trước một tuần cũng thường giúp giảm căng thẳng trong suốt cả tuần.

Bước 1: Rà soát tuần trước

Trước khi lên kế hoạch cho thời gian tới, hãy dành vài phút nhìn lại.

Hãy tự hỏi:

• Tôi đã hoàn thành những gì?
• Những gì vẫn đang được thực hiện?
• Có thể loại bỏ những gì?
• Việc gì mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
• Những gì đã diễn ra tốt đẹp?

Lần rà soát nhanh này giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn cho tuần sắp tới.

Bước 2: Kiểm tra lịch của bạn

Lịch của bạn đã có những cam kết không dễ thay đổi thời gian.

Hãy rà soát:

• Các cuộc họp.
• Các cuộc hẹn.
• Các sự kiện gia đình.
• Các chuyến đi.
• Các thời hạn.
• Các ngày nghỉ lễ.

Biết mình có bao nhiêu thời gian giúp bạn xây dựng một kế hoạch thực tế.

Bước 3: Liệt kê mọi việc bạn cần làm

Tiếp theo, tập hợp tất cả công việc của bạn vào một nơi.

Lúc này, chưa cần lo về thứ tự ưu tiên.

Chỉ cần viết mọi thứ ra.

Danh sách này có thể bao gồm:

• Các dự án công việc.
• Các việc vặt cá nhân.
• Việc bảo trì nhà cửa.
• Các công việc tài chính.
• Các cuộc hẹn chăm sóc sức khỏe.
• Các mục tiêu học tập.

Đưa mọi thứ ra khỏi đầu giúp giảm sự ngổn ngang trong tâm trí.

Bước 4: Chọn các ưu tiên

Không phải công việc nào cũng cần được chú ý như nhau.

Hãy chọn:

• Ba ưu tiên lớn cho tuần.
• Một vài công việc hỗ trợ nhỏ hơn.
• Những việc có thể đợi đến tuần sau.

Một kế hoạch ngắn gọn, thực tế dễ thực hiện hơn nhiều so với một danh sách công việc dài bất tận.

Bước 5: Chia dự án thành các hành động

Các dự án lớn thường khiến bạn cảm thấy quá sức.

Thay vì viết:

• Ra mắt trang web

hãy chia thành các hành động nhỏ hơn:

• Hoàn thiện trang chủ.
• Viết phần câu hỏi thường gặp.
• Rà soát bố cục trên thiết bị di động.
• Đăng các bản cập nhật.

Các hành động tiếp theo rõ ràng giúp bạn dễ bắt tay vào làm hơn.

Bước 6: Chừa chỗ cho sự linh hoạt

Công việc bất ngờ là một phần của mỗi tuần.

Tránh lấp kín mọi giờ còn trống.

Chừa một ít thời gian trống cho phép bạn xử lý các yêu cầu khẩn cấp mà không làm xáo trộn hoàn toàn lịch trình.

Một kế hoạch linh hoạt thường dễ duy trì hơn một kế hoạch được xếp lịch hoàn hảo.

Giữ mọi thứ ở cùng một nơi

Thói quen lập kế hoạch phát huy hiệu quả tốt nhất khi bạn dễ dàng truy cập các công việc, lịch và ghi chú.

Ví dụ, HibiDo kết hợp công việc, ghi chú, lịch và thói quen trong một không gian làm việc duy nhất, giúp bạn dễ rà soát tuần của mình hơn mà không phải chuyển qua lại giữa nhiều ứng dụng.

Dù bạn dùng công cụ lập kế hoạch số hay sổ tay giấy, sự nhất quán vẫn quan trọng hơn bản thân công cụ.

Rà soát kế hoạch trong tuần

Lập kế hoạch hằng tuần không phải là việc bạn làm một lần rồi quên đi.

Hãy dành vài phút mỗi ngày để điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Bạn có thể cần:

• Dời các công việc chưa hoàn thành.
• Thêm các ưu tiên mới.
• Đổi lịch họp.
• Loại bỏ những mục không còn quan trọng.

Những điều chỉnh nhỏ giúp kế hoạch của bạn luôn sát thực tế.

Những lỗi thường gặp

Nhiều người khiến việc lập kế hoạch hằng tuần trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.

Những lỗi thường gặp bao gồm:

• Lên kế hoạch cho từng giờ của mỗi ngày.
• Liên tục chuyển các công việc chưa hoàn thành sang kỳ sau mà không có điểm dừng.
• Bỏ qua những cam kết trong lịch.
• Đặt ra quá nhiều ưu tiên.
• Không bao giờ rà soát kế hoạch sau khi lập xong.

Một thói quen đơn giản mà bạn duy trì đều đặn thường hiệu quả hơn một hệ thống lập kế hoạch phức tạp.

Những điểm chính cần nhớ

• Lập kế hoạch hằng tuần giúp bạn bắt đầu mỗi tuần với những ưu tiên rõ ràng.
• Rà soát tuần trước trước khi lập kế hoạch cho tuần tiếp theo.
• Giữ cho danh sách công việc sát thực tế và tập trung vào những gì quan trọng nhất.
• Chia các dự án lớn thành những hành động nhỏ hơn.
• Rà soát và điều chỉnh kế hoạch trong suốt tuần thay vì cố dự đoán trước mọi thứ.