Sao lưu và lưu trữ lâu dài: Khác nhau ở đâu?

Mọi người thường dùng các từ sao lưu và lưu trữ lâu dài như thể chúng có cùng ý nghĩa.

Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc lưu giữ các bản sao thông tin, chúng giải quyết những vấn đề rất khác nhau.

Hiểu được sự khác biệt giúp bạn sắp xếp cuộc sống số tốt hơn, đồng thời tránh lưu trữ không cần thiết và nhầm lẫn.

Bản sao lưu là gì?

Bản sao lưu là một bản sao dùng để khôi phục.

Mục đích của nó là khôi phục thông tin sau khi xảy ra sự cố bất ngờ, chẳng hạn như:

• Thiết bị gặp lỗi
• Vô tình xóa dữ liệu
• Trộm cắp
• Hư hỏng phần cứng
• Thay điện thoại

Các bản sao lưu là một phần trong kế hoạch khôi phục sau thảm họa của bạn.

Lý tưởng nhất là bạn hy vọng sẽ không bao giờ cần dùng đến chúng.

Kho lưu trữ lâu dài là gì?

Kho lưu trữ lâu dài là nơi lưu giữ thông tin mà bạn muốn giữ lại nhưng hiếm khi sử dụng.

Các tệp trong kho lưu trữ lâu dài thường không còn thuộc công việc hằng ngày của bạn.

Ví dụ gồm:

• Tờ khai thuế những năm trước
• Các dự án công việc đã hoàn thành
• Video gia đình cũ
• Tài liệu lịch sử
• Bài tập đại học
• Hóa đơn cũ

Mục tiêu là bảo tồn thay vì khôi phục.

So sánh đơn giản

Nhiều người cần cả hai.

Khi nào bạn nên tạo kho lưu trữ lâu dài?

Hãy cân nhắc lưu trữ lâu dài những thông tin:

• Ít có khả năng thay đổi.
• Có giá trị lâu dài.
• Không cần giữ trên điện thoại.
• Chiếm nhiều dung lượng lưu trữ.

Ví dụ, ảnh kỳ nghỉ từ năm năm trước có thể vẫn có giá trị, nhưng có lẽ không cần tiếp tục nằm trên thiết bị bạn dùng hằng ngày.

Vì sao lưu trữ lâu dài hữu ích

Lưu trữ lâu dài mang lại một số lợi ích.

Nó có thể:

• Giải phóng dung lượng lưu trữ.
• Giảm sự bừa bộn trong dữ liệu số.
• Cải thiện kết quả tìm kiếm.
• Giúp các thư mục đang sử dụng dễ quản lý hơn.
• Đơn giản hóa việc sao lưu bằng cách tách thông tin đang sử dụng khỏi thông tin không còn được sử dụng thường xuyên.

Một bộ dữ liệu làm việc nhỏ hơn thường dễ sắp xếp hơn nhiều.

Sắp xếp trước khi lưu trữ lâu dài

Trước khi chuyển tệp vào kho lưu trữ lâu dài:

• Xóa các bản trùng lặp.
• Đổi tên những tệp có tên không rõ ràng.
• Nhóm các tài liệu liên quan lại với nhau.
• Tạo các thư mục hợp lý.
• Kiểm tra để bảo đảm mọi thứ đều đầy đủ.

Một kho lưu trữ lâu dài được sắp xếp tốt sẽ dễ duyệt hơn nhiều sau nhiều năm.

Một ví dụ thực tế

Hãy tưởng tượng bạn vừa hoàn thành việc cải tạo nhà.

Trong quá trình thực hiện dự án, bạn đã thu thập:

• Hợp đồng
• Báo giá
• Biên lai
• Bản vẽ mặt bằng
• Ảnh
• Tài liệu bảo hành

Khi việc cải tạo hoàn tất, có lẽ bạn không cần những tệp này mỗi tuần.

Thay vì xóa chúng, hãy chuyển chúng vào một kho lưu trữ lâu dài riêng.

Bạn vẫn có chúng khi cần, nhưng chúng sẽ không làm các thư mục đang sử dụng trở nên bừa bộn.

Quy trình làm việc với Sixbytes

Các ứng dụng Sixbytes khác nhau hỗ trợ những phần khác nhau trong vòng đời tài liệu.

Ví dụ:

• Phone Drive giúp dễ dàng chuyển các tệp cũ từ điện thoại sang máy tính, hỗ trợ tạo các kho lưu trữ lâu dài có tổ chức mà không phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ đám mây.

• Safety Photo+Video giúp sắp xếp ảnh riêng tư, bản quét giấy tờ tùy thân, chứng chỉ và các nội dung đa phương tiện nhạy cảm khác mà bạn có thể muốn bảo tồn lâu dài.

• Safety Note có thể được dùng để sắp xếp hồ sơ cá nhân dài hạn, thông tin tham khảo và ghi chú mật riêng biệt với việc lập kế hoạch hằng ngày.

Mỗi công cụ hỗ trợ một giai đoạn khác nhau trong việc quản lý thông tin số của bạn.

Những quan niệm sai lầm phổ biến

Nhiều người cho rằng:

• Các tệp được lưu trữ lâu dài không cần sao lưu.
• Các bản sao lưu tự động sắp xếp thông tin cũ.
• Xóa tệp sau khi đưa vào kho lưu trữ lâu dài luôn an toàn.
• Kho lưu trữ lâu dài chỉ hữu ích với doanh nghiệp.

Trên thực tế, gần như ai cũng tích lũy những thông tin đáng được lưu giữ lâu dài nhưng không cần dùng hằng ngày.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Các bản sao lưu giúp khôi phục thông tin sau khi dữ liệu bị mất bất ngờ.
• Kho lưu trữ lâu dài bảo tồn thông tin để tham khảo về lâu dài.
• Các tệp được lưu trữ lâu dài vẫn cần được bảo vệ phù hợp.
• Tách thông tin đang sử dụng khỏi thông tin được lưu trữ lâu dài giúp giảm sự bừa bộn trong dữ liệu số.
• Kết hợp việc sắp xếp tốt, sao lưu và lưu trữ lâu dài giúp cuộc sống số dễ quản lý hơn.