วิธีใช้ HibiDo สำหรับการวางแผนประจำวัน

ใช้ HibiDo เป็นระบบช่วยตัดสินใจในแต่ละวัน แทนที่จะใช้เป็นที่สะสมรายการไม่รู้จบ จดงานใหม่อย่างรวดเร็ว ตรวจทานเวลาที่มีภาระผูกพันอยู่แล้วในปฏิทิน เลือกสิ่งสำคัญเพียงไม่กี่อย่าง และเก็บบันทึกประกอบไว้ใกล้กับงานที่บันทึกนั้นอธิบาย แผนประจำวันที่มีประโยชน์ควรบอกคุณได้ว่าต้องทำอะไรต่อ พร้อมเหลือเวลาเพียงพอสำหรับสิ่งที่เข้ามาขัดจังหวะ

เริ่มต้นด้วยกล่องรับงานที่เชื่อถือได้เพียงแห่งเดียว

สร้างรายการหนึ่งสำหรับงานที่ยังไม่ได้จัดหมวดหมู่ เมื่อมีความรับผิดชอบใหม่เข้ามา ให้จดสิ่งที่ต้องทำสั้น ๆ เช่น “ส่งใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข” แทนหัวข้อที่คลุมเครืออย่าง “ลูกค้า” เพิ่มวันครบกำหนดเฉพาะเมื่อมีวันที่ต้องทำให้เสร็จจริง ๆ กำหนดเวลาที่ตั้งขึ้นเองมากเกินไปจะทำให้มองเห็นงานที่เร่งด่วนจริง ๆ ได้ยากขึ้น

จัดการกล่องรับงานวันละหนึ่งหรือสองครั้ง:

1. ลบงานที่ไม่สำคัญอีกต่อไป
2. เปลี่ยนรายการที่คลุมเครือให้เป็นสิ่งที่ต้องทำอย่างชัดเจน
3. ระบุโครงการหรือรายการที่เกี่ยวข้อง
4. เพิ่มข้อเตือนความจำเฉพาะเมื่อจะช่วยได้
5. ย้ายไอเดียที่ยังนำไปลงมือทำไม่ได้ไปไว้ในบันทึก

ตรวจทานปฏิทินก่อนเลือกงาน

รายการงานอาจทำให้วันที่มีภาระล้นเกินดูเหมือนจัดการไหว ตรวจสอบการประชุม การนัดหมาย การเดินทาง และภาระผูกพันส่วนตัวที่มีกำหนดแน่นอน ก่อนตัดสินใจว่าจะทำอะไรเพิ่มได้อีก ประเมินเวลาที่ใช้ทำงานได้ระหว่างกิจกรรมเหล่านั้น และเผื่อเวลาไว้บ้างสำหรับข้อความ ความล่าช้า และการติดตามผล

เลือก:

• ผลลัพธ์ที่จำเป็นหนึ่งอย่างสำหรับวันนั้น
• สิ่งสำคัญรองสองอย่าง
• รายการสั้น ๆ ที่เลือกทำได้เมื่อมีเวลาว่าง

หากงานที่จำเป็นต้องใช้เวลาสองชั่วโมงโดยไม่มีสิ่งรบกวน แต่ในปฏิทินมีเพียงช่วงว่างสั้น ๆ ให้เปลี่ยนกำหนดเวลาของงานนั้นหรือย้ายภาระผูกพันอื่นอย่างตั้งใจ อย่าพึ่งการวางแผนที่อาศัยเพียงความหวัง

กำหนดขอบเขตโครงการให้เล็กกว่าเป้าหมาย

โครงการควรอธิบายผลลัพธ์ ส่วนงานในโครงการควรอธิบายสิ่งที่ต้องทำต่อไป “เตรียมเปิดตัวผลิตภัณฑ์” คือโครงการ ส่วน “อนุมัติภาพหน้าจอสำหรับการเปิดตัว” และ “ร่างอีเมลถึงลูกค้า” คืองาน ใช้งานย่อยเมื่อขั้นตอนเล็ก ๆ หลายขั้นอยู่ภายใต้ผลงานส่งมอบเดียวกัน แต่หลีกเลี่ยงการสร้างลำดับชั้นมากจนการอัปเดตแผนกลายเป็นงานอีกอย่างหนึ่ง

เพื่อให้การตรวจทานโครงการนำไปใช้ได้จริง ให้ถามว่า:

• ผลลัพธ์ที่ต้องการยังชัดเจนอยู่หรือไม่?
• มีสิ่งที่ต้องทำต่อไปอย่างน้อยหนึ่งอย่างหรือไม่?
• มีใครอื่นเป็นเหตุให้ความคืบหน้าติดขัดหรือไม่?
• โครงการจำเป็นต้องมีกำหนดวัน หรือเพียงข้อเตือนความจำให้กลับมาตรวจทาน?

ใช้บันทึกสำหรับข้อมูลประกอบ อย่าปล่อยให้สิ่งที่ต้องทำซ่อนอยู่ในนั้น

เก็บรายละเอียดการประชุม ข้อมูลอ้างอิง และการตัดสินใจไว้ในบันทึก หากบันทึกมีสิ่งที่คุณต้องทำ ให้สร้างงานสำหรับสิ่งนั้น การแยกเช่นนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ภาระผูกพันหายไปในข้อความยาว ๆ

เชื่อมโยงทั้งสองอย่างให้เข้าใจได้ด้วยการใช้ชื่อที่สอดคล้องกัน โครงการชื่อ “ย้ายบ้าน” อาจมีบันทึกชื่อ “ย้ายบ้าน — การตัดสินใจ” และงานอย่าง “เปรียบเทียบบริษัทขนย้าย” หรือ “ยืนยันวันดำเนินการเรื่องสาธารณูปโภค” การค้นหาจะคาดเดาได้ง่ายขึ้นเมื่อใช้ถ้อยคำอย่างสม่ำเสมอ

ปิดท้ายวันด้วยการจัดการงานห้านาที

เมื่อสิ้นสุดวัน:

1. ทำเครื่องหมายงานที่เสร็จแล้ว
2. กำหนดเวลาใหม่ให้งานที่ยังไม่เสร็จอย่างตั้งใจ
3. จดภาระผูกพันที่ยังตกค้างอยู่ในข้อความหรือบันทึก
4. ตรวจสอบปฏิทินของวันพรุ่งนี้
5. เลือกงานที่น่าจะเป็นงานจำเป็นของวันพรุ่งนี้

หลีกเลี่ยงการยกงานที่เลยกำหนดไปวันถัดไปโดยไม่ตรวจทาน งานที่ถูกเลื่อนซ้ำ ๆ อาจต้องทำให้ชัดเจนขึ้น มอบหมายให้ผู้อื่น ลดขอบเขต หรือนำออก

หน้ารายการแอปปัจจุบันของ HibiDo ระบุถึงงาน ข้อเตือนความจำ การผสานกับปฏิทิน บันทึก งานที่เกิดซ้ำ การทำงานร่วมกัน และการซิงค์หลายอุปกรณ์ ยืนยันฟีเจอร์และข้อจำกัดของแผนบริการที่แน่นอนบน Apple App Store หรือ Google Play ก่อนออกแบบกระบวนการทำงานโดยอาศัยฟีเจอร์เหล่านั้น