คู่มือการวางแผนประจำวัน

แผนประจำวันที่มีประโยชน์จะเชื่อมโยงภาระผูกพัน งาน การเตือนความจำ และบันทึกเข้าด้วยกัน โดยไม่ทำให้การวางแผนกลายเป็นงานอีกชิ้นหนึ่ง จุดประสงค์ของแผนไม่ใช่การคาดการณ์ทุกนาที แต่เป็นการทำให้งานสำคัญมองเห็นได้ชัด จัดงานให้เข้ากับความเป็นจริง และมีที่ที่ไว้ใจได้สำหรับเก็บงานที่ยังไม่เสร็จ

เริ่มจากภาพรวมของวัน

ตรวจดูปฏิทินก่อนรายการงาน การประชุม การนัดหมาย การเดินทาง กำหนดส่ง และภาระส่วนตัวเป็นตัวกำหนดว่าคุณมีเวลาที่ยืดหยุ่นได้มากเพียงใด รวมเวลาเตรียมตัวและเวลาระหว่างกิจกรรมไว้ด้วย เพราะการประชุมหนึ่งชั่วโมงมักใช้เวลาที่คุณสามารถจดจ่อกับงานได้มากกว่าหนึ่งชั่วโมง

สังเกตระดับพลังงานของคุณควบคู่ไปกับเวลาว่าง กันงานที่ต้องใช้ความคิดมากไว้ในช่วงที่คุณมักตื่นตัว และวางงานธุรการประจำไว้ในช่วงว่างที่มีพลังงานน้อยกว่า แผนที่ละเลยระดับพลังงานอาจดูมีประสิทธิภาพ แต่ทำตามได้ยาก

เลือกผลลัพธ์ที่ต้องการเพียงไม่กี่อย่าง

เลือกผลลัพธ์หนึ่งถึงสามอย่างที่จะทำให้วันนั้นมีความหมาย “ส่งร่างข้อเสนอ” ชัดเจนกว่า “ทำงานในโปรเจกต์” จากนั้นเลือกงานสนับสนุนที่ทำได้จริงควบคู่ไปกับผลลัพธ์เหล่านั้นและภาระผูกพันที่มีอยู่

เผื่อเวลาและกำลังไว้บางส่วน ข้อความที่ไม่คาดคิด ความล่าช้า และเวลาพักฟื้นพลังเป็นส่วนหนึ่งตามปกติของวัน ไม่ใช่ความล้มเหลวในการวางแผน รายการสั้น ๆ ที่คุณเชื่อถือได้มีประโยชน์มากกว่ารายการที่ตั้งเป้าสูงจนต้องเขียนใหม่ซ้ำแล้วซ้ำเล่า

จัดที่ทางให้งานสำคัญ

สิ่งที่ให้ความสำคัญจะเป็นไปได้จริงเมื่อคุณกันเวลาไว้ให้ เพิ่มช่วงเวลาที่ยืดหยุ่นได้ลงในปฏิทิน หรือตัดสินใจว่าจะเริ่มในช่วงใดของวัน ระบุการลงมือทำขั้นแรกให้ชัดเจน เพื่อให้เริ่มต้นได้โดยแทบไม่ต้องตีความเพิ่มเติม

อย่าจัดตารางแยกให้ทุกงานเล็ก ๆ รวมอีเมล การจัดเก็บเอกสาร การโทร และงานธุรการอื่น ๆ ไว้ทำเป็นชุด ป้องกันการแจ้งเตือนรบกวนช่วงเวลาทำงานที่ยาวขึ้นเมื่อต้องใช้สมาธิ และกำหนดจุดหยุดเพื่อไม่ให้งานเดียวกินเวลาทั้งวัน

เปลี่ยนบันทึกให้เป็นสิ่งที่ต้องทำต่อไป

บันทึกเก็บบริบท ส่วนงานแสดงถึงสิ่งที่ต้องรับผิดชอบ หลังการประชุมหรือการวางแผน ให้แยกข้อสรุป ผู้รับผิดชอบ และสิ่งที่ต้องทำต่อไปออกมา กำหนดวันครบกำหนดให้สิ่งที่ต้องทำเฉพาะเมื่อวันนั้นเป็นกำหนดจริงเท่านั้น มิฉะนั้นให้จัดไว้ในโปรเจกต์หรือรายการทบทวนที่เหมาะสม

• เปลี่ยนสิ่งที่รับปากไว้ให้เป็นงานขณะที่ยังจำได้ชัด
• เชื่อมโยงงานกลับไปยังบันทึกที่เกี่ยวข้องเมื่อมีประโยชน์
• อย่าใส่เนื้อหาอ้างอิงไว้ในชื่องาน
• จัดเก็บบริบทเป็นข้อมูลถาวรเมื่อสิ่งที่ต้องทำต่อไปชัดเจนแล้ว

เลือกใช้การเตือนความจำเท่าที่จำเป็น

การเตือนความจำเหมาะที่สุดสำหรับสิ่งที่ต้องให้ความสนใจในเวลาหรือสถานที่หนึ่งโดยเฉพาะ การแจ้งเตือนมากเกินไปทำให้คุณชินกับการปัดทิ้ง ใช้การแจ้งเตือนสำหรับสิ่งที่จำเป็นต้องเตือนจริง ๆ เช่น การออกเดินทางไปตามนัด หรือการโทรที่ต้องทำให้ทันเวลา ไม่ใช่สำหรับทุกงาน

ปรับแผนโดยไม่ละทิ้งแผน

เมื่อมีงานใหม่เข้ามา ให้เปรียบเทียบกับผลลัพธ์ที่เลือกไว้แล้ว ตัดสินใจว่าจะทำทันที จัดเวลาไว้ มอบหมายให้ผู้อื่น หรือปฏิเสธ หากงานใหม่มาแทนที่งานที่วางแผนไว้ ให้ย้ายงานเดิมอย่างตั้งใจแทนที่จะปล่อยให้หายไป

ปิดท้ายวันให้เรียบร้อย

ทำเครื่องหมายงานที่เสร็จแล้ว จดความคิดที่ยังค้างคา และจัดเวลาใหม่ให้งานที่ยังไม่เสร็จอย่างตั้งใจ อย่าคัดลอกทุกอย่างไปไว้ในวันพรุ่งนี้โดยอัตโนมัติ เพราะบางรายการหมดคุณค่าแล้วและควรลบออก

ดูปฏิทินของวันพรุ่งนี้ล่วงหน้าและระบุสิ่งที่ต้องเตรียมตัว การปิดงานสั้น ๆ นี้ช่วยลดเรื่องที่ค้างอยู่ในใจ และทำให้เริ่มต้นเช้าวันถัดไปได้ง่ายขึ้น แผนประจำวันที่ดีที่สุดคือแผนที่พอดีและปรับเปลี่ยนได้ โดยรักษาผลลัพธ์ที่มีความหมายไว้ไม่กี่อย่าง พร้อมมีพื้นที่รองรับความเปลี่ยนแปลง