ผลผลิต
วิธีวางแผนงานให้สอดคล้องกับปฏิทินใน HibiDo
สร้างแผนใน HibiDo ที่ทำได้จริงด้วยการตรวจดูภารกิจที่กำหนดเวลาแน่นอนในปฏิทิน ประเมินเวลาที่ใช้งานได้ จัดช่วงเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ และเผื่อเวลาไว้รองรับสิ่งที่เข้ามาขัดจังหวะ
วางแผนด้วย HibiDo โดยเริ่มจากเวลาที่มี แทนที่จะเริ่มจากความมุ่งหวัง ตรวจดูภารกิจที่กำหนดเวลาแน่นอนในปฏิทินก่อน ประเมินชั่วโมงที่เหลือ แล้วจึงเลือกงานที่สามารถทำได้จริงในเวลานั้น เป้าหมายไม่ใช่การจัดตารางให้เต็มทุกนาที แต่คือการทำให้งานสำคัญปรากฏชัดเจนโดยไม่สร้างแผนที่ล้มเหลวทันทีที่มีสิ่งเข้ามาขัดจังหวะครั้งแรก
แยกภารกิจที่ต้องทำตามเวลาออกจากสิ่งที่ตั้งใจจะทำ
กิจกรรมในปฏิทินเกิดขึ้นตามเวลาที่ระบุ เช่น การประชุม การนัดหมาย การเดินทาง ชั้นเรียน หรือกำหนดเวลาที่คุณต้องเข้าร่วม ส่วนงานระบุสิ่งที่ต้องลงมือทำ ซึ่งมักเลื่อนเวลาได้ภายในช่วงหนึ่ง การใส่งานทุกอย่างปะปนลงในปฏิทินทำให้รก ขณะที่การไม่คำนึงถึงปฏิทินทำให้รายการงานไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง
ใช้หลักการแยกดังนี้:
- ใส่ภารกิจที่กำหนดเวลาแน่นอนลงในปฏิทิน
- ใส่สิ่งที่ยืดหยุ่นเวลาได้ไว้ในรายการงาน
- จองช่วงเวลาจดจ่อสำหรับงานที่ต้องมีเวลาปลอดจากการรบกวน
- ใช้การเตือนความจำเพื่อแจ้งเตือนเรื่องที่ต้องทำตามเวลา ไม่ใช่ใช้เป็นรายการงานอีกชุดหนึ่ง
คำนวณเวลาที่ใช้งานได้
เมื่อต้นสัปดาห์ ให้ตรวจดูภารกิจที่มีอยู่แล้วในแต่ละวัน หักเวลาสำหรับเปลี่ยนจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่งตามความเป็นจริง เวลาพัก งานธุรการประจำ และเวลาที่เผื่อไว้สำหรับงานที่ไม่คาดคิด เวลาที่เหลือคือเวลาที่คุณสามารถใช้ทำงานตามแผนได้
หากวันจันทร์มีเวลาที่ใช้งานได้สามชั่วโมง อย่าจัดงานเจ็ดชั่วโมงลงไป ย้ายงานที่สำคัญรองลงมาก่อนที่จะเลยกำหนด
เลือกงานให้เหมาะกับช่วงเวลาของวัน
ช่องว่างแต่ละแบบเหมาะกับงานต่างกัน:
| ช่วงเวลาที่ว่าง | งานที่เหมาะสม |
|---|---|
| 10–20 นาที | การยืนยัน การตอบกลับสั้น ๆ การอนุมัติเรื่องเล็กน้อย |
| 30–45 นาที | การตรวจทานที่ต้องใช้สมาธิ การเขียนร่างสั้น ๆ งานธุรการประจำ |
| 60–90 นาที | การเขียน การวิเคราะห์ การวางแผน การแก้ปัญหาที่ซับซ้อน |
| สองชั่วโมงขึ้นไป | งานโครงการที่ต้องใช้สมาธิอย่างลึกซึ้ง โดยมีเวลาสำหรับเตรียมการและตรวจทาน |
เพิ่มระยะเวลาโดยประมาณไว้ในข้อความของงานเมื่อมีประโยชน์ เช่น “ตรวจทานข้อเสนอ — 30 นาที” หลีกเลี่ยงความแม่นยำที่เกินจริง ค่าประมาณเพียงต้องช่วยให้คุณเลือกงานได้เท่านั้น
กันเวลาไว้ให้ผลลัพธ์สำคัญหนึ่งอย่าง
เลือกงานหนึ่งอย่างที่หากทำสำเร็จจะทำให้วันนั้นคุ้มค่า แม้งานอื่นจะต้องเลื่อนออกไป จัดช่วงเวลาที่เหมาะสมให้กับงานนั้นก่อนเติมตารางด้วยสิ่งเล็ก ๆ จากนั้นเลือกงานสำคัญอีกสองอย่างที่ช่วยสนับสนุน และให้สิ่งที่เหลือเป็นตัวเลือก
หากมีคำขอเร่งด่วนเข้ามา ให้ตัดสินใจว่าจะนำมาแทนงานใด การเพิ่มงานโดยไม่ตัดหรือย้ายสิ่งใดออกเปลี่ยนแผนให้กลายเป็นรายการสิ่งที่อยากทำ
ตรวจดูวันพรุ่งนี้ก่อนเลิกงาน
เมื่อสิ้นสุดวัน:
- ตรวจดูกิจกรรมที่กำหนดเวลาแน่นอนของวันพรุ่งนี้
- ทบทวนงานที่ยังไม่เสร็จโดยไม่เลื่อนทั้งหมดออกไปโดยอัตโนมัติ
- ยืนยันผลลัพธ์สำคัญลำดับถัดไป
- ย้ายงานที่ไม่สามารถทำได้ในเวลาที่มี
- เว้นเวลาสำรองไว้ให้เห็นชัดเจน
ข้อมูล HibiDo ที่แสดงอยู่ในปัจจุบันระบุถึงงาน วันครบกำหนด การเตือนความจำ การเชื่อมต่อกับปฏิทิน งานที่เกิดซ้ำ บันทึก การทำงานร่วมกัน และการซิงโครไนซ์ระหว่างอุปกรณ์ ตรวจสอบความแตกต่างระหว่างแพลตฟอร์มและแผนบริการจากหน้าผลิตภัณฑ์อย่างเป็นทางการและข้อมูลปัจจุบันในร้านค้าแอป ก่อนพึ่งพาคุณสมบัติใดโดยเฉพาะ
คำถามที่พบบ่อย
ทุกงานควรมีช่วงเวลาในปฏิทินหรือไม่
ไม่จำเป็น จองเวลาในปฏิทินไว้สำหรับภารกิจที่กำหนดเวลาแน่นอนและงานที่จำเป็นต้องมีเวลาจดจ่อโดยไม่ถูกรบกวนจริง ๆ เก็บสิ่งที่ทำได้เร็วหรือยืดหยุ่นเรื่องเวลาได้ไว้ในรายการงาน
ถ้าวันหนึ่งไม่มีเวลาสำหรับงานสำคัญควรทำอย่างไร
ย้ายงานไปยังวันที่ทำได้จริง ลดขอบเขตงาน หรือปรับเปลี่ยนภารกิจอื่น การปล่อยงานไว้ในวันที่ไม่มีทางทำได้มีแต่จะซ่อนปัญหาตารางเวลาที่ขัดกัน
แผนรายวันควรเผื่อเวลาไว้เท่าใด
จุดเริ่มต้นที่ใช้ได้ดีคือเว้นเวลาทำงานที่มีอยู่ไว้ 20–30 เปอร์เซ็นต์โดยไม่จัดตาราง เพื่อรองรับการเปลี่ยนจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่ง ข้อความ ความล่าช้า และงานที่ไม่คาดคิด
เกี่ยวกับผู้เขียน
ทีม Sixbytes เขียนเนื้อหาโดยอ้างอิงเอกสารผลิตภัณฑ์และคำแนะนำล่าสุดของแพลตฟอร์ม คู่มือเฉพาะผลิตภัณฑ์จะระบุความเกี่ยวข้องกับ Sixbytes และเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลทางการเมื่อการทำงานอาจแตกต่างกันตามระบบปฏิบัติการ เวอร์ชันแอป หรือร้านค้า
เกี่ยวกับ Sixbytes