การจัดสรรเวลาเป็นช่วง

การจัดสรรเวลาเป็นช่วงเปลี่ยนรายการงานให้เป็นแผนที่สอดคล้องกับตารางจริงในแต่ละวัน แทนที่จะหวังว่าจะหาเวลาทำงานสำคัญได้ คุณกันช่วงเวลาไว้ให้กับงานนั้นควบคู่ไปกับการประชุมและการนัดหมาย วิธีนี้ได้ผลดีที่สุดเมื่อใช้เป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจที่ยืดหยุ่น มากกว่าเป็นข้อตกลงที่ต้องทำตามทุกนาที

เริ่มจากภาระผูกพันที่มีเวลาตายตัว

ใส่กิจกรรมที่เกิดขึ้นตามเวลาที่กำหนดจริง ๆ ก่อน ได้แก่ การประชุม การนัดหมาย การเดินทาง กำหนดส่ง และภาระส่วนตัว เพิ่มเวลาเผื่อสำหรับการเตรียมตัวและการเปลี่ยนจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่ง เพื่อให้ปฏิทินสะท้อนเวลาที่กิจกรรมเหล่านี้ใช้จริง

จากนั้นตรวจดูเวลาว่างที่เหลือ วันที่มีการประชุมสามครั้งกระจายอยู่ตลอดวันอาจมีชั่วโมงที่ใช้ทำงานอย่างมีสมาธิได้น้อยกว่าที่ปฏิทินซึ่งดูเหมือนว่างบ่งบอก

กำหนดที่ให้กับงานสำคัญ

ไม่ใช่ทุกงานที่ต้องมีช่วงเวลาเฉพาะ กันพื้นที่ในปฏิทินไว้สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ การตัดสินใจสำคัญ การเตรียมตัว หรือกลุ่มงานที่คล้ายกัน กำหนดผลลัพธ์ให้แต่ละช่วง เช่น “เขียนร่างแรกให้เสร็จ” แทนชื่อกว้าง ๆ อย่าง “โครงการ”

ประเมินเวลาโดยเผื่อไว้ หากงานคล้ายกันมักใช้เวลา 90 นาที การจัดช่วงเวลาไว้ 30 นาทีจะสร้างแรงกดดันมากกว่าความชัดเจน แบ่งงานใหญ่เป็นขั้นที่สามารถไปถึงจุดหยุดที่เหมาะสมได้

จัดงานให้สอดคล้องกับพลังงาน

วางงานที่ต้องใช้ความคิดมากไว้ในช่วงที่คุณมักมีสมาธิมากที่สุด ใช้ช่วงที่มีพลังงานน้อยกว่าสำหรับอีเมล การจัดเก็บเอกสาร การจัดตาราง หรือการทบทวนงานประจำ กันเวลาพักและมื้ออาหารไว้ แทนที่จะมองว่าเป็นสิ่งที่ทำเมื่อมีเวลาเหลือ

งานต่างประเภทต้องการช่วงเวลาที่มีความยาวต่างกัน การเขียนหรือการแก้ปัญหาทางเทคนิคอาจต้องใช้ช่วงเวลายาวที่ไม่มีสิ่งรบกวน ขณะที่การโทรศัพท์สามารถรวมทำเป็นชุดสั้น ๆ ได้ ใช้ประสบการณ์จริงที่ผ่านมาเพื่อปรับการประเมินเวลาให้ดีขึ้น

เผื่อพื้นที่สำหรับการเปลี่ยนแปลง

อย่าจัดตารางจนแน่นทุกนาที เว้นเวลาเผื่อระหว่างช่วงงานที่ต้องใช้ความพยายามสูง และเหลือกำลังไว้สำหรับงานที่ไม่คาดคิด ปฏิทินที่ถูกจองเต็ม 100 เปอร์เซ็นต์จะใช้การไม่ได้ทันทีที่มีสิ่งใดล่าช้า

เมื่อสถานการณ์เปลี่ยน ให้ย้ายหรือปรับความยาวของช่วงเวลาอย่างตั้งใจ ระบุว่าคำขอใหม่เข้ามาแทนที่อะไร วิธีนี้รักษาการตัดสินใจสำคัญไว้ นั่นคืองานยังต้องมีเวลารองรับ แม้เวลาเดิมจะใช้ไม่ได้แล้วก็ตาม

ปกป้องช่วงเวลาที่จัดไว้

ปิดแท็บที่ไม่เกี่ยวข้อง ปิดเสียงการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น และเตรียมข้อมูลประกอบให้พร้อม หากมีแนวคิดอื่นผุดขึ้นมา ให้จดไว้โดยไม่ออกจากงาน ตัดสินใจว่าข้อความต่าง ๆ รอจนจบช่วงเวลานั้นได้หรือไม่

กำหนดจุดหยุดที่ชัดเจน ใช้เวลาสองสามนาทีสุดท้ายบันทึกความคืบหน้าและการลงมือทำขั้นถัดไป เพื่อให้กลับมาทำต่อภายหลังได้ง่าย ช่วงเวลาหนึ่งสามารถประสบความสำเร็จได้ แม้ทั้งโครงการจะยังไม่เสร็จ

ทบทวนและปรับปรุง

เปรียบเทียบแผนกับความเป็นจริงเมื่อสิ้นวันหรือสิ้นสัปดาห์ สังเกตว่าอะไรใช้เวลานานกว่าที่คาดซ้ำ ๆ ช่วงเวลาใดถูกขัดจังหวะ และเวลาใดช่วยให้คุณทำงานได้ดีที่สุด ปรับแผนในอนาคตแทนการตัดสินว่าแผนปัจจุบันดีหรือแย่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่ การกำหนดงานสำคัญไว้มากเกินไป การมองข้ามเวลาเปลี่ยนระหว่างกิจกรรม การใช้ชื่อที่คลุมเครือ และการเลื่อนงานยากซ้ำ ๆ โดยไม่ถามว่าเพราะอะไร เริ่มจากการกันช่วงเวลาที่ปกป้องไว้วันละหนึ่งช่วง ช่วงเวลาเพียงไม่กี่ช่วงที่คุณรักษาไว้ได้มีประโยชน์มากกว่าปฏิทินเต็มแน่นที่คุณไม่เชื่อถืออีกต่อไป