HibiDoでカレンダーの予定に合わせてタスクを計画する方法

HibiDo で計画を立てるときは、やりたいことではなく、使える時間を起点にしましょう。まずカレンダーの固定の予定を確認し、残る時間を見積もってから、現実的に収まるタスクを選びます。目標は、すべての時間を埋めることではありません。最初の割り込みで破綻するような計画を立てずに、大切な作業を見えるようにすることです。

確定した予定と、やろうとしていることを分ける

カレンダーの予定は、会議、予約、移動、授業、立ち会いが必要な締め切りなど、特定の時刻に発生するものです。タスクは、多くの場合、一定の期間内で実行するタイミングを動かせる行動を表します。すべてのタスクをカレンダーに混ぜると煩雑になり、逆にカレンダーを無視すると、タスクリストが非現実的になります。

次のように使い分けましょう。

• 固定の予定はカレンダーに入れる。
• 実行するタイミングを調整できる行動はタスクリストに入れる。
• 時間を確実に確保する必要のある作業には、集中して取り組む時間枠を設ける。
• リマインダーは、もう一つのタスクリストとしてではなく、適切なタイミングで行動を促すために使う。

使える時間を計算する

週の初めに、各日にすでに入っている予定を確認しましょう。現実的な作業の切り替え時間、休憩、日常的な事務作業、予期しない作業に備える余裕を差し引きます。残った時間が、計画したタスクに使える時間です。

月曜日に使える時間が3時間なら、7時間分の作業を割り当ててはいけません。優先度の低いタスクは、期限を過ぎる前に別の日に移しましょう。

その日の時間の空き方にタスクを合わせる

空き時間の長さによって、適した作業は異なります。

役立つ場合は、「提案書を確認する — 30分」のように、タスクの文言におおよその所要時間を加えましょう。見せかけの精密さは避けてください。見積もりは、選ぶ際の助けになれば十分です。

意味のある成果を一つ確保する

ほかの作業の予定がずれても、その日を有意義なものにできるタスクを一つ選びましょう。小さな作業で予定を埋める前に、そのタスクに適した時間枠を確保します。そのうえで、それを支える優先事項を二つ選び、残りは余裕があれば取り組むものにしましょう。

緊急の依頼が入ったら、何と入れ替えるかを決めましょう。何も取り除いたり移したりせずに作業を追加すると、計画は願望のリストになってしまいます。

作業を終える前に翌日を見直す

1日の終わりに、次のことを行いましょう。

1. 翌日の固定の予定を確認する。
2. 未完了のタスクを、すべて自動的に先送りせずに見直す。
3. 次に必ず達成すべき成果を確認する。
4. 収まりきらないタスクを移す。
5. 余裕のための時間を、見える形で空けておく。

現在のHibiDoの掲載情報には、タスク、期限、リマインダー、カレンダー連携、繰り返しタスク、メモ、共同作業、端末間の同期について記載されています。特定の機能を前提に使う前に、公式製品ページ とストアの最新の掲載情報で、プラットフォームやプランによる違いを確認してください。