每週規劃

每週回顧能在整體專案與每日安排之間搭起橋樑。它有助於及早留意截止期限、分散需要高度投入的工作，並決定哪些事情不必繼續保留。缺少這樣的全局視角，每日規劃就會變成一種循環：每天早上只顧著回應看起來最緊急的事。

選擇固定的回顧時點

選一個你已大致掌握本週狀況，也能看清下週安排的時間。週五下午、週日晚上或週一早上都可以。確切時間並非最重要，重點是選擇一個能固定觸發回顧的提示，以及安靜的場所。

把行事曆、任務清單、專案筆記、各個收件匣，以及與家人或同事共用的任何行程表放在一起。回顧的目的應是核對並整合這些來源，而不是另建一份獨立計畫。

處理尚未收尾的事項

標記已完成的工作，從零散筆記和訊息中收集任務，並判斷未完成項目現在代表什麼。有些應繼續推進，有些需要委派，有些則已不值得再做。

檢視會議筆記和已傳送的訊息，找出自己做過的承諾。可靠的系統會在承諾變成緊急事件之前，就把它們記錄下來。

在一週開始前先往前看

瀏覽未來兩到三週的行事曆，而不只是接下來七天。截止期限、旅行、預約、生日，以及需要大量準備的會議，往往都需要提早行動。

在需要的地方加入準備任務。確認會議之間留有合理的交通與轉換時間。留意特別忙碌的日子，避免又替這些日子安排過於繁重的任務清單。

檢視專案與責任

逐一檢視進行中的專案。每個專案都應有明確的下一步行動，或是經過考量後設定的等待狀態。如果某個專案似乎卡住了，就找出能推動它的最小決策、問題或具體行動。

也要檢視那些未必以專案形式出現的責任：財務、居家維護、健康、團隊支援或學習。這樣能避免緊急工作長期排擠重要的維護事項。

選擇本週成果

選出三到五項能讓這一週稱得上成功的成果。根據行事曆和可用精力，在企圖心與現實之間取得平衡。成果應描述看得見的進展，例如完成初稿、做出決定，或完成一組電話聯絡。

替最重要的工作暫定一天或一個時間區塊。星期一都還沒開始時，避免把星期五的每個細節都排定。每週計畫應提供方向，同時為新資訊保留空間。

整理你的系統

• 清空暫存記錄清單和紙本筆記。
• 把模糊的任務名稱釐清為下一步行動。
• 移除重複項目和過時的提醒。
• 將有用的參考資料歸入所屬專案。
• 檢查等待回覆或處理的事項，並在需要時跟進。

讓回顧能夠持續

能固定進行的 20 至 30 分鐘回顧，比一套你會刻意迴避的繁複儀式更好。如果回顧經常花費遠超過這個範圍的時間，就減少進行中的專案、改善每日記錄，或依不同週期檢視較小的類別。

最後，簡短說明哪些事情值得關注、哪些可能造成壓力，以及哪些可以等待。每週規劃無法消除意外，但能讓你更容易應對，因為你了解目前已在進行中的各項承諾。