安排任務優先順序

只有在清楚掌握時間、精力和既有承諾時，優先順序才有意義。如果每項任務都標示為重要，清單就無法提供指引。安排優先順序，就是選擇哪些事情值得現在投入注意力，並接受其他事情必須等待。

先釐清工作內容

你無法有效比較含糊的項目。把「網站」、「稅務」或「行銷活動」改成明確可見的下一步行動，例如「審閱首頁文案」或「收集三月份收據」。將專案與任務分開，並把輔助筆記放在行動標題以外的地方。

依據實際限制安排

選擇今天要做的工作之前，先查看行事曆和自己的精力狀況。判斷扣除會議、交通和個人事務後，還剩下多少小時能專注工作，再選出真正安排得下的少數任務。

限制能讓取捨變得清楚。如果只有兩小時可用，選擇一項較大的任務，比安排六項任務更符合現實。其餘工作都應另行排程、委派、放進稍後檢視的清單，或直接移除。

區分緊急與重要

緊急的工作需要盡快處理，因為延誤會造成後果。重要的工作則能推進有意義的目標、責任或關係。有些任務兩者兼具，有些則兩者皆非。

• 重要且緊急：立即處理或排定時間。
• 重要但不緊急：在它變成緊急事項之前，先保留時間。
• 緊急但較不重要：簡化、委派，或限制其影響範圍。
• 既不重要也不緊急：移除，或不要放進目前要處理的清單。

不要讓別人的急事自動成為你的最高優先事項。先問問，如果這個請求晚一點處理會怎樣，以及它會擠掉哪些已經排定的工作。

考量價值、投入與風險

當幾項任務看起來同樣重要時，比較它們可能帶來的價值、需要投入的心力，以及延後處理的代價。一個能替數人排除阻礙的小行動，可能比一項較大型的獨立工作更值得優先處理。與外部期限有關的任務，即使距離最後期限還有幾週，也可能需要提早準備。

精力也很重要。把需要深入判斷的工作留到自己能做好它的時段，並利用零碎時間處理例行事項。這是在安排先後次序，並非逃避。

限制同時進行的工作

同時開始許多任務，感覺上很有生產力，卻會產生切換成本和未完成的工作。選擇一項主要任務，再搭配少量次要行動。完成一項工作，或有意識地做到某個停頓點後，再開始另一項較大的工作。

隨情況變化重新檢視優先順序

在重要會議、新期限出現或發生突發問題之後，重新檢視計畫。不要每收到一則訊息，就重新排列清單。利用自然的檢查時點，讓一天保持足夠穩定，以便專注。

一天結束時，問問未完成的任務是否仍然重要。反覆延後的工作，可能是內容不清楚、規模太大、讓人感到情緒上的不適，或根本沒有必要。釐清、拆解、排程或刪除它，而不是讓內疚延續下去。

值得信賴的優先事項清單應該簡短、具體，並符合實際能負荷的工作量。它的價值不只來自列入的內容，也同樣來自排除的內容。