時間區塊規劃

時間區塊規劃能把任務清單轉化為符合一天實際安排的計畫。與其期待能找到時間處理重要工作，不如像安排會議和預約一樣，為它預留一段時間。把它當成彈性的決策工具，而不是逐分鐘履行的契約，效果會最好。

從固定安排開始

先放入確實會在特定時間發生的事項：會議、預約、交通、截止期限和個人事務。加入準備與轉換活動之間的緩衝時間，讓行事曆反映它們真正占用的時間。

接著檢視空檔。一天中若有三場分散的會議，實際能用來專注工作的時數，可能比行事曆看起來空閒的程度還少。

為重要工作安排位置

並非每項任務都需要一個時間區塊。在行事曆上為專注工作、重要決策、準備工作，或成批處理相似任務預留空間。為每個區塊設定成果，例如「完成初稿」，而不是使用「專案」這類籠統的標籤。

估算時保守一些。如果類似工作通常需要 90 分鐘，安排 30 分鐘的區塊只會帶來壓力，無法讓安排更清楚。把大型任務拆成幾個階段，讓每個階段都能在自然的停頓點結束。

依精力安排工作

把需要高度投入的工作安排在你通常最能集中的時段。精力較低時，則用來處理電子郵件、歸檔、排程或例行檢視。也要保留休息與用餐時間，而不是把它們當成剩餘空檔。

不同工作需要不同長度的時間區塊。寫作或解決技術問題可能需要一段不受打擾的長時間，電話聯絡則可以集中在較短的時段內處理。利用自己過往的實際經驗來改善估算。

為變化留出空間

不要把每一分鐘都排滿。在需要高度投入的區塊之間保留緩衝，也為突發工作預留餘裕。排滿百分之百時間的行事曆，只要有任何事情延誤，就會失去作用。

情況改變時，有意識地移動或調整區塊長度。確認新請求會擠掉哪項工作。這樣能保留最重要的決定：即使原定時間已不適用，這項工作仍然需要安排位置。

保護時間區塊

關閉無關的分頁、將不必要的通知設為靜音，並準備好所需的輔助資料。如果想到其他點子，先記下來，不要因此離開目前的任務。判斷訊息是否可以等到區塊結束後再處理。

設定明確的停頓點。利用最後幾分鐘記錄進度與下一步行動，讓之後更容易接續。即使整個專案尚未完成，一個時間區塊仍然可以算是成功的。

檢視並改善

每天或每週結束時，比較計畫與實際情況。留意哪些工作總是花更久、哪些區塊經常遭到打斷，以及哪些時段最能讓你發揮。據此調整未來的計畫，而不是評判目前的計畫好壞。

常見的錯誤包括安排太多優先事項、忽略活動之間的轉換時間、使用模糊的標籤，以及反覆挪動困難的工作，卻不追問原因。先從每天保護一個時間區塊開始。少量能確實遵守的區塊，比一份你已經不再相信的滿檔行事曆更有用。