提升生產力的習慣

最好的生產力系統，是你經常檢視、因而能夠信賴的那一套。工具能提供幫助，但可靠性來自在適當時機反覆實踐的幾個小行為：記下承諾、選定優先事項、保護注意力，以及處理尚未了結的事項。

先記錄，再整理

使用一兩個可靠的地方，收集新出現的任務與想法。承諾一出現就記下來，不要依賴記憶。記錄保持簡短即可；細節可以在回顧時釐清。

太多收件匣會產生隱藏的工作。筆記、電子郵件、訊息、紙張及瀏覽器分頁中，都可能藏著答應要做的事。盡可能減少收件匣的數量，並按照固定時程清空其餘的收件匣。

建立每日重新整理的習慣

先查看行事曆及可用時間。選定少數幾項要達成的成果，釐清各自的第一個行動，並移除已不再重要的任務。這應該只花幾分鐘，不要讓它變成繁複的晨間儀式。

如果當天情況有變，就在適當的中途空檔再次檢視。午餐後稍作調整，通常就足以讓計畫維持切實可行。

保留專注時段

至少安排一段時間，讓最重要的工作能在不受可避免的干擾下進行。將不必要的通知設為靜音，關閉無關分頁，並備妥任務所需的參考資料。

將電子郵件、核准及行程安排等小事集中處理。不斷查看這些事項會切碎注意力，讓有意義的工作感覺比實際上更困難。

在注意力耗盡之前休息。休息不是完成所有事情後的獎勵；它是持續有效工作的一部分。

將筆記轉化為決策

會議或研究結束後，從筆記中整理出行動、負責人及決策。將背景資訊留在筆記中，並把承諾要做的事放進任務系統。這樣能避免有用的資訊變成一份默默存放著你忘記完成之工作的檔案。

完成收尾

一天結束時，標記已完成的工作，有意識地重新安排時程，並記下仍掛在心上的任何事情。為未完成的工作記錄下一個行動，讓之後能輕鬆接續。

不要把每一項未完成的任務都移到明天。想想它是否仍有價值，而且切實可行。刪除已過時的任務，也是有效的完成方式。

加入每週回顧

每週一次，檢視即將履行的承諾、進行中的專案、等待處理的事項，以及被忽略的責任。為下週選定幾項要達成的成果，並確保每個進行中的專案都有下一個行動。

利用回顧來清理系統：移除重複項目、封存已完成的資料，並簡化已不再有幫助的分類。如果不偶爾重新整理，系統就會累積使用上的阻礙。

一次改變一個習慣

當你覺得生產力不穩定時，先別急著重建所有工具。找出出問題的環節。是任務沒有記下來、優先事項沒有選定、時間沒有受到保護，還是工作沒有經過回顧？從能解決該問題的最小行為著手改變。

追蹤自己是否有實踐習慣，而不是每天是否都完美。偶爾漏做一次很正常；在下一次提示出現時重新開始，才是需要培養的能力。久而久之，這些小小的例行習慣會帶來比不斷最佳化更有價值的東西：相信重要工作會被留意並妥善處理的信心。