时间分块

时间分块能将任务清单转化为符合一天实际安排的计划。你不再寄希望于找到时间完成重要工作，而是像安排会议和预约一样，为它预留一段时间。将它作为灵活的决策工具，而不是精确到每分钟的契约，效果最好。

从固定安排开始

先放入那些确实需要在特定时间进行的事项：会议、预约、出行、截止日期和个人安排。为准备和衔接预留缓冲时间，让日历反映出它们实际占用的时间。

然后查看剩余的空档。一天里如果零散地分布着三场会议，真正可用于专注工作的时间，可能比看起来空闲的日历所暗示的更少。

为重要工作安排位置

并非每项任务都需要一个时间块。为专注工作、重要决策、准备工作，或成批处理类似任务预留日历空间。为每个时间块设定一个成果，例如“完成初稿”，而不是使用“项目”这样的宽泛名称。

保守估算时间。如果类似工作通常需要 90 分钟，安排一个 30 分钟的时间块只会带来压力，而不会让计划更清晰。将大型任务拆分为能够到达自然停顿点的阶段。

让工作与精力相匹配

将高要求的工作安排在你通常最能集中注意力的时候。把精力较低的时段用于处理邮件、归档、安排日程或常规审查。为休息和用餐保留时间，而不是把它们当作剩余空档来处理。

不同工作需要不同时长的时间块。写作或解决技术问题可能需要较长且不受打扰的时段，而电话沟通可以集中在一个较短的时段内完成。利用你以往的实际情况来改进估算。

为变化留出空间

不要把每一分钟都排满。在高强度的时间块之间保留缓冲，并为意外出现的工作预留余量。一份占用率达到 100% 的日历，只要有任何事情延误，就会失效。

情况发生变化时，要有意识地移动时间块或调整其时长。明确新的请求会挤占什么。这能保留那个重要的决定：即使原定时间不再合适，这项工作仍然需要安排一个位置。

保护这个时间块

关闭无关的标签页，静音不必要的通知，并准备好辅助材料。如果冒出另一个想法，先记录下来，不要因此离开当前任务。判断消息是否可以等到时间块结束后再处理。

设定一个清晰的停顿点。用最后几分钟记录进展和下一步行动，让之后重新开始更容易。即使整个项目尚未完成，一个时间块也可以是成功的。

回顾并改进

在一天或一周结束时，将计划与实际情况进行比较。留意哪些工作反复超时、哪些时间块受到打断，以及哪些时段最有利于你发挥最佳状态。调整未来的计划，而不是评判当前这份计划。

常见错误包括：安排过多优先事项、忽略衔接时间、使用含糊的名称，以及反复推迟困难工作却不追问原因。从每天保护好一个时间块开始。少量得到切实遵守的时间块，比一份你已经不再相信的满满日历更有用。