任务优先级排序

只有当时间、精力和已有安排都清晰可见时，优先级才真正有意义。如果每项任务都被标为重要，清单就无法提供指引。确定优先级，就是选择眼下值得关注的事情，并接受其他事情需要等待。

先把工作说清楚

你无法有效比较含糊不清的事项。将“网站”“税务”或“营销活动”替换为明确可见的下一步行动，例如“审阅首页文案”或“收集三月份的收据”。区分项目与任务，并将辅助笔记放在行动标题之外。

依据实际限制做选择

在选择今天的工作之前，先查看日历和自己可用的精力。扣除会议、出行和个人安排后，确定还剩多少可以专注工作的小时数。然后选出真正能安排进去的少数几项任务。

限制条件能让取舍变得清晰。如果只有两个小时可用，选择一项实质性的任务，比安排六项任务更符合实际。其余事项都应另行安排时间、委派他人、放入稍后审视的清单，或直接移除。

区分紧急与重要

紧急工作需要尽快处理，因为拖延会产生后果。重要工作能够推动有意义的目标、责任或关系向前发展。有些任务既紧急又重要；有些则两者都不是。

• 重要且紧急：立即处理或安排时间。
• 重要但不紧急：在它变得紧急之前，预留好时间。
• 紧急但不太重要：简化、委派，或控制其占用的时间和精力。
• 既不紧急也不重要：移除，或不要将其放入当前任务清单。

不要让别人的紧急事项自动成为你的最高优先事项。问清楚：如果这个请求需要等待，会有什么后果？它会挤占哪些已经计划好的工作？

考虑价值、投入和风险

当任务看起来同样重要时，比较它们可能带来的价值、所需投入，以及延迟的代价。一个能为多人扫清障碍的小行动，优先级可能高于一项规模更大的独立工作。与外部截止日期相关的任务，即使最终期限还有几周，也可能需要更早开始准备。

精力同样重要。将需要深入判断的工作安排在你能做好它的时段，把零碎时间用于常规事项。这是在安排先后顺序，而不是逃避。

限制同时进行的工作量

同时开始许多任务会让人觉得很有成效，但也会带来切换成本和未完成的工作。选择一项主要任务和少量次要行动。在开始另一项实质性工作之前，先完成当前任务，或推进到一个有意识选定的停顿点。

随着情况变化重新审视优先级

在重要会议结束、出现新的截止日期，或遇到意外问题后，重新审视计划。不要每收到一条消息就重新排列清单。利用自然的检查节点进行调整，让一天的安排保持足够稳定，以便专注。

一天结束时，问问自己，那些未完成的任务是否仍然重要。反复推迟的工作可能不够明确、规模过大、令人情绪上不适，或者根本没有必要。将它澄清、拆分、安排时间或删除，而不是带着愧疚继续拖下去。

一份值得信赖的优先级清单应当简短、具体，并与实际可用的时间和精力相匹配。它的价值既来自所包含的内容，也同样来自所排除的内容。