提升效率的习惯

最好的效率系统，是你经常回顾、因而能够信赖的系统。工具能提供帮助，但可靠性来自在合适的时机反复践行的几个小习惯：记录承诺、确定优先事项、保护注意力，以及处理尚未了结的事项。

先记录，再整理

用一两个可靠的地方收集新任务和想法。一旦有了需要履行的承诺，就立即记录，而不是依赖记忆。记录保持简短即可；具体内容可以在回顾时厘清。

收集入口过多会产生隐性工作。笔记、电子邮件、消息、纸张和浏览器标签页中，都可能藏着需要兑现的承诺。尽可能减少入口数量，并按固定的时间安排清空剩余入口中的待处理内容。

每天重新梳理

先查看日历和可用时间。选出少量要达成的结果，明确各自的第一步行动，并移除已经不再重要的任务。这个过程应该只需几分钟，而不应变成繁复的晨间仪式。

如果当天的情况发生了变化，就在一个自然的中间节点再次回顾。午饭后做一次简短调整，通常就足以让计划保持切实可行。

留出专注时间

至少安排一个时间段，让最重要的工作能够在没有可避免干扰的情况下推进。关闭不必要的提醒，关掉无关的标签页，并准备好任务所需的参考资料。

将处理电子邮件、审批和安排日程等小事项集中进行。频繁查看这些事项会分散注意力，让有意义的工作显得比实际更难。

在注意力耗尽之前休息。休息不是完成一切之后的奖励，而是持续有效工作的一部分。

将笔记转化为决策

会议或调研结束后，从笔记中提取行动事项、负责人和决策。将背景信息保留在笔记中，把需要履行的承诺放进任务系统。这样可以避免有用的信息悄然变成一份被遗忘的待办工作档案。

让事项有始有终

一天结束时，标记已完成的工作，有意识地重新安排时间，并记录仍挂在心上的事项。为未完成的工作写下下一步行动，以便之后轻松接续。

不要把所有未完成的任务都挪到明天。问问自己，它是否仍然有价值、是否切实可行。删除一项已经过时的任务，也是一种有效的完成方式。

加入每周回顾

每周一次，查看即将需要履行的承诺、正在推进的项目、等待中的事项，以及被忽略的责任。为下一周选出几个要达成的结果，并确保每个正在推进的项目都有下一步行动。

利用回顾来清理系统：移除重复项，归档已完成的资料，并简化不再有帮助的分类。如果不偶尔重新梳理，系统中的阻力就会逐渐累积。

一次改变一个习惯

当效率表现不稳定时，不要急着重建所有工具。找出出了问题的环节。是任务没有被记录、优先事项没有确定、时间没有受到保护，还是工作没有得到回顾？改变能够解决该问题的最小行为。

关注自己是否践行了习惯，而不是每天是否都完美。偶尔漏掉一次很正常；在下一个触发信号出现时重新开始，才是需要掌握的能力。随着时间推移，这些不起眼的日常习惯会带来比不断优化更有价值的东西：相信重要的工作一定会被注意到，并得到处理。