Khi nào nên dùng lưu trữ đám mây và khi nào nên dùng lưu trữ cục bộ

Mọi tệp kỹ thuật số đều phải được lưu trữ ở đâu đó.

Dù đó là ảnh, video, tài liệu, bảng tính hay bản trình bày, nhìn chung bạn sẽ chọn giữa hai loại hình lưu trữ:

• Lưu trữ cục bộ
• Lưu trữ đám mây

Không có loại nào tốt hơn trong mọi trường hợp.

Thay vào đó, mỗi loại có những ưu điểm khác nhau tùy thuộc vào quy trình làm việc, mong muốn về quyền riêng tư, khả năng truy cập internet và nhu cầu cộng tác của bạn.

Hiểu rõ khi nào nên sử dụng từng loại sẽ giúp bạn xây dựng một chiến lược lưu trữ vừa thiết thực vừa đáng tin cậy.

Lưu trữ cục bộ là gì?

Lưu trữ cục bộ là việc lưu tệp trực tiếp trên một thiết bị mà bạn kiểm soát.

Ví dụ bao gồm:

• bộ nhớ trong của điện thoại
• ổ SSD của máy tính xách tay
• ổ cứng của máy tính để bàn
• ổ USB gắn ngoài
• ổ SSD gắn ngoài

Khi một tệp được lưu trữ cục bộ, thiết bị thường có thể truy cập tệp đó ngay lập tức mà không cần tải xuống từ internet.

Lưu trữ đám mây là gì?

Lưu trữ đám mây giữ các tệp trên những máy chủ từ xa do một nhà cung cấp dịch vụ đám mây vận hành.

Sau khi tải tệp lên, bạn thường có thể truy cập tệp đó từ các thiết bị được hỗ trợ bằng cách đăng nhập vào cùng một tài khoản.

Lưu trữ đám mây giúp bạn dễ dàng hơn trong việc:

• truy cập tệp từ nhiều địa điểm khác nhau
• chia sẻ tài liệu
• đồng bộ hóa thư mục
• tiếp tục làm việc sau khi thay thiết bị

Lưu trữ cục bộ so với lưu trữ đám mây

Cả hai phương thức đều có những trường hợp sử dụng phù hợp.

Khi nào lưu trữ cục bộ là lựa chọn tốt hơn

Lưu trữ cục bộ phù hợp khi:

• bạn làm việc mà không có kết nối internet
• bạn cần truy cập nhanh các tệp lớn
• bạn truyền tệp trong nhà hoặc văn phòng
• bạn muốn lưu tệp trực tiếp trên các thiết bị của mình

Ví dụ bao gồm:

• chỉnh sửa video dung lượng lớn
• làm việc với tư liệu thiết kế
• xem tài liệu du lịch khi ngoại tuyến
• lưu các tệp dự án tạm thời

Khi nào lưu trữ đám mây là lựa chọn tốt hơn

Lưu trữ đám mây thường là lựa chọn tốt hơn khi:

• bạn làm việc trên nhiều thiết bị
• bạn thường xuyên đi lại
• bạn cộng tác với người khác
• bạn muốn truy cập thuận tiện từ nhiều địa điểm

Ví dụ, cập nhật một tài liệu trên máy tính xách tay rồi sau đó mở tài liệu đó trên máy tính bảng là một quy trình sử dụng lưu trữ đám mây phổ biến.

Đừng xem chúng là những lựa chọn cạnh tranh

Nhiều người cho rằng họ phải chọn một trong hai.

Trên thực tế, phương pháp hiệu quả nhất thường là kết hợp cả hai.

Ví dụ:

Phone
      ↓
Local editing

      ↓
Cloud storage

      ↓
Laptop

      ↓
Backup

Mỗi lớp phục vụ một mục đích khác nhau.

Khả năng kết nối internet rất quan trọng

Nếu bạn thường xuyên ở những nơi không có kết nối internet ổn định, lưu trữ cục bộ sẽ trở nên đặc biệt hữu ích.

Ví dụ bao gồm:

• các chuyến bay
• những chuyến đi đến vùng xa
• công trường xây dựng
• công việc thực địa

Lưu tài liệu quan trọng ở cục bộ giúp bảo đảm bạn có thể sử dụng chúng khi cần.

Những điều cần cân nhắc khi cộng tác

Lưu trữ đám mây thường đơn giản hóa việc cộng tác vì nhiều người có thể truy cập các tệp được chia sẻ từ nhiều địa điểm khác nhau.

Lưu trữ cục bộ nhìn chung phù hợp hơn với công việc cá nhân được thực hiện trên một thiết bị trước khi chia sẻ.

Tệp dung lượng lớn

Các video dung lượng lớn và bộ sưu tập ảnh cần được cân nhắc riêng.

Việc tải các tệp rất lớn lên có thể mất thời gian tùy thuộc vào kết nối internet của bạn.

Nếu cả hai thiết bị nằm trên cùng một mạng cục bộ, truyền trực tiếp các tệp đó có thể hiệu quả hơn.

Đối với các thiết bị được hỗ trợ, Phone Drive cho phép truyền không dây trực tiếp giữa thiết bị di động và máy tính mà không yêu cầu tải tệp lên kho lưu trữ từ xa trước.

Đồng bộ hóa không phải là lưu trữ

Đồng bộ hóa và lưu trữ có liên quan nhưng khác nhau.

Lưu trữ trả lời câu hỏi:

"Tệp của tôi được giữ ở đâu?"

Đồng bộ hóa trả lời câu hỏi:

"Làm thế nào để các thiết bị của tôi luôn được cập nhật?"

Đối với những quy trình được hỗ trợ, File Sync giúp giữ cho các thư mục đã chọn được đồng bộ hóa giữa các thiết bị tương thích.

Sắp xếp trước khi chọn nơi lưu trữ

Một cấu trúc thư mục được sắp xếp hợp lý luôn quan trọng, bất kể vị trí lưu trữ.

Ví dụ:

Documents
├── Finance
├── Home
├── Medical
├── Travel
└── Work

Các thư mục được sắp xếp hợp lý sẽ dễ dàng hơn khi:

• đồng bộ hóa
• sao lưu
• tìm kiếm
• chuyển sang thiết bị mới

Vị trí lưu trữ không thể bù đắp cho việc sắp xếp kém.

Những điều cần cân nhắc về bảo mật

Mức độ nhạy cảm của một tệp nên ảnh hưởng đến nơi lưu và cách lưu tệp đó.

Ví dụ bao gồm:

• hồ sơ tài chính
• thỏa thuận pháp lý
• giấy tờ tùy thân
• thông tin y tế

Dù chọn phương thức lưu trữ nào, hãy bảo vệ thông tin nhạy cảm một cách phù hợp và duy trì các bản sao lưu đáng tin cậy.

Những sai lầm thường gặp

Cho rằng lưu trữ đám mây là sao lưu

Lưu trữ đám mây và sao lưu là hai khái niệm khác nhau.

Một số dịch vụ đám mây đồng bộ hóa các thay đổi thay vì giữ lại những bản sao khôi phục độc lập.

Chỉ giữ một bản sao

Phụ thuộc hoàn toàn vào một thiết bị—hoặc một vị trí lưu trữ—sẽ tạo ra rủi ro không cần thiết.

Để các tệp cũ lấp đầy bộ nhớ cục bộ

Hãy lưu trữ lâu dài các dự án đã hoàn thành thay vì để mọi thứ trên những thiết bị đang sử dụng.

Tự động tải mọi thứ lên

Không phải mọi tệp tải xuống tạm thời đều cần trở thành một phần trong thư viện đám mây lâu dài của bạn.

Một chiến lược lưu trữ cân bằng

Một phương pháp thiết thực có thể như sau:

• Giữ các dự án đang thực hiện ở cục bộ để truy cập nhanh.
• Đồng bộ hóa những tài liệu bạn thường xuyên sử dụng giữa các thiết bị được hỗ trợ.
• Lưu trữ lâu dài công việc đã hoàn thành.
• Duy trì các bản sao lưu độc lập của những tệp quan trọng.
• Định kỳ xem lại và sắp xếp các thư mục.

Sự kết hợp này hỗ trợ cả năng suất làm việc lẫn việc sắp xếp lâu dài.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Lưu trữ cục bộ và lưu trữ đám mây phục vụ những mục đích khác nhau.
• Lưu trữ cục bộ cung cấp khả năng truy cập nhanh và hoạt động tốt khi không có kết nối internet.
• Lưu trữ đám mây cải thiện khả năng truy cập trên nhiều thiết bị và từ nhiều địa điểm.
• Nhiều quy trình làm việc được hưởng lợi từ việc sử dụng kết hợp cả hai thay vì chỉ chọn một.
• Sắp xếp tệp trước khi quyết định nơi lưu trữ.
• Đồng bộ hóa bổ trợ cho lưu trữ nhưng không đồng nghĩa với việc lưu trữ.
• Duy trì các bản sao lưu bất kể tệp của bạn được lưu ở đâu.
• Một chiến lược lưu trữ cân bằng giúp các tệp kỹ thuật số của bạn luôn được sắp xếp hợp lý, dễ truy cập và được bảo vệ theo thời gian.