ผลผลิต
วิธีสร้างระบบเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่เรียบง่าย
เรียนรู้วิธีสร้างระบบเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่เรียบง่ายโดยใช้งาน บันทึก กิจกรรมในปฏิทิน กิจวัตร และการทบทวนรายสัปดาห์ โดยไม่ทำให้กระบวนการวางแผนซับซ้อนเกินไป
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลไม่จำเป็นต้องซับซ้อน
หลายคนพยายามจัดระเบียบให้ดีขึ้นด้วยการเพิ่มเครื่องมือ รายการ แท็ก ปฏิทิน และแดชบอร์ดให้มากขึ้น ในช่วงแรก ระบบดูน่าตื่นเต้น แต่หลังจากผ่านไปไม่กี่สัปดาห์ ระบบกลับกลายเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ต้องดูแล
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพที่มีประโยชน์ควรทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น ไม่ใช่เพิ่มภาระ
ระบบควรช่วยให้คุณตอบคำถามง่าย ๆ ห้าข้อได้:
- ฉันต้องทำอะไรบ้าง?
- ต้องทำเมื่อไร?
- ฉันต้องใช้ข้อมูลอะไร?
- อะไรรอได้บ้าง?
- ฉันควรทบทวนอะไรเป็นประจำ?
หากระบบของคุณตอบคำถามเหล่านั้นได้อย่างชัดเจน ก็ถือว่าทำหน้าที่ส่วนใหญ่ได้แล้ว
คู่มือนี้อธิบายวิธีสร้างระบบเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่เรียบง่ายโดยใช้งาน บันทึก กิจกรรมในปฏิทิน กิจวัตร และการทบทวนรายสัปดาห์ เป้าหมายไม่ใช่การจัดระบบที่สมบูรณ์แบบ แต่เป็นการสร้างระบบที่คุณไว้วางใจและดูแลต่อไปได้จริง
เริ่มจากวัตถุประสงค์ของระบบ
ก่อนเลือกแอปหรือสร้างรายการ ให้ตัดสินใจว่าระบบเพิ่มประสิทธิภาพของคุณมีไว้เพื่ออะไร
ระบบที่ดีควรช่วยให้คุณ:
- จดเก็บงานไว้ก่อนที่จะลืม
- จดจำนัดหมายและกำหนดส่ง
- เก็บบันทึกไว้ในที่ที่คุณหาเจอ
- จัดลำดับความสำคัญของงานสำคัญ
- หลีกเลี่ยงการรับภาระมากเกินไป
- ทบทวนรายการที่ยังไม่เสร็จ
- แยกสิ่งที่ต้องลงมือทำออกจากข้อมูลอ้างอิง
- ลดความคิดที่รกรุงรังในหัว
- สร้างกิจวัตรที่ทำซ้ำได้อย่างสม่ำเสมอ
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพไม่ใช่ที่สำหรับเก็บทุกอย่างอย่างไร้ระเบียบ แต่เป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจ
ระบบช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะทำอะไรตอนนี้ ทำอะไรภายหลัง เก็บอะไรไว้ และมองข้ามอะไร
หากระบบของคุณเพียงรวบรวมข้อมูล แต่ไม่เคยช่วยให้คุณลงมือทำ ระบบก็จะกลายเป็นความรกในรูปแบบดิจิทัล
ใช้งานสำหรับสิ่งที่ต้องลงมือทำ
งานมีไว้สำหรับสิ่งที่คุณต้องลงมือทำให้เสร็จ
โดยทั่วไป ชื่องานควรขึ้นต้นด้วยคำกริยา
ตัวอย่าง:
- โทรหาคลินิก
- ตอบอีเมล
- จ่ายค่าไฟ
- ตรวจทานไฟล์โครงการ
- โอนรูปภาพไปยังคอมพิวเตอร์
- สำรองบันทึกส่วนตัว
- เตรียมเอกสารภาษี
- นัดหมายนำรถเข้ารับบริการ
- เปลี่ยนชื่อใบเสร็จที่ดาวน์โหลดมา
- ร่างข้อความสำหรับเว็บไซต์
งานควรชัดเจนพอที่เมื่อคุณกลับมาเห็นในภายหลัง คุณจะรู้ว่าต้องทำอะไร
หลีกเลี่ยงงานที่คลุมเครือ เช่น:
- รูปภาพ
- เว็บไซต์
- การเงิน
- บันทึก
- เอกสาร
- การสำรองข้อมูล
- ครอบครัว
- ทริป
สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่งาน แต่เป็นหัวข้อ
เขียนใหม่ให้เป็นสิ่งที่ต้องลงมือทำ:
- จัดระเบียบรูปภาพท่องเที่ยวเดือนกรกฎาคม
- ตรวจทานหัวเรื่องของหน้าแรก
- บันทึกรายการเดินบัญชีลงในโฟลเดอร์การเงิน
- จัดการบันทึกในกล่องรับเข้า
- สำรองเอกสารครอบครัว
- เตรียมรายการตรวจสอบเอกสารสำหรับการเดินทาง
นิสัยข้อนี้เพียงข้อเดียวก็ช่วยปรับปรุงระบบเพิ่มประสิทธิภาพของคุณได้ทันที
HibiDo เหมาะกับขั้นตอนการทำงานลักษณะนี้ เพราะออกแบบมาโดยเน้นงาน บันทึก และการวางแผน แต่หลักการนี้ใช้ได้กับทุกเครื่องมือ: งานควรอธิบายสิ่งที่ต้องลงมือทำ ไม่ใช่ความตั้งใจที่คลุมเครือ
ใช้ปฏิทินสำหรับภาระผูกพันที่มีเวลาระบุแน่นอน
ปฏิทินของคุณควรสงวนไว้สำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นในเวลาที่ระบุแน่นอนหรือในวันที่ระบุแน่นอน
ตัวอย่าง ได้แก่:
- การประชุม
- นัดหมาย
- กิจกรรมของโรงเรียน
- วันเดินทาง
- กำหนดต่ออายุ
- วันครบกำหนดชำระบิล
- การโทร
- ช่วงเวลาที่จัดสรรไว้
- ภาระผูกพันกับครอบครัว
- กิจวัตรที่กำหนดเวลาไว้
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการใส่งานทุกอย่างลงในปฏิทิน ซึ่งทำให้วันของคุณดูเต็มไปหมด แม้ว่าหลายรายการจะยืดหยุ่นได้ก็ตาม
ใช้ปฏิทินเมื่อเวลาเป็นเรื่องสำคัญ
ใช้รายการงานเมื่อเป็นสิ่งที่ต้องทำ แต่ไม่จำเป็นต้องมีช่วงเวลาที่ระบุแน่นอน
ตัวอย่างเช่น:
รายการในปฏิทิน:
- นัดพบทันตแพทย์เวลา 15:00 น.
งาน:
- เตรียมบัตรประกันก่อนนัดพบทันตแพทย์
รายการในปฏิทิน:
- วันครบกำหนดยื่นภาษี
งาน:
- รวบรวมใบเสร็จสำหรับโฟลเดอร์ภาษี
รายการในปฏิทิน:
- ช่วงวางแผนประจำสัปดาห์
งาน:
- ทบทวนกล่องรับเข้างานก่อนวางแผนประจำสัปดาห์
ปฏิทินช่วยกันเวลาไว้ ส่วนรายการงานช่วยติดตามสิ่งที่ต้องลงมือทำ
เมื่อคุณนำทั้งสองอย่างมาปะปนกันอย่างไม่รอบคอบ ก็จะไว้วางใจทั้งสองอย่างได้ยากขึ้น
ใช้บันทึกสำหรับข้อมูลอ้างอิง
บันทึกมีไว้สำหรับข้อมูลที่คุณอาจต้องใช้ในภายหลัง
ตัวอย่าง ได้แก่:
- บันทึกการประชุม
- ไอเดีย
- รายละเอียดโครงการ
- แผนการเดินทาง
- คำแนะนำ
- รายการตรวจสอบ
- ข้อมูลค้นคว้า
- ข้อมูลอ้างอิงส่วนบุคคล
- ฉบับร่าง
- บันทึกการตัดสินใจ
บันทึกไม่ได้เป็นงานโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น บันทึกอาจมี:
- รายชื่อสถานที่ที่อยากไป
- ไอเดียโครงการ
- รายการตรวจสอบเอกสารครอบครัว
- คำแนะนำการซ่อม
- การเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์
- สรุปการประชุม
บันทึกบางรายการอาจนำไปสู่งาน แต่ตัวบันทึกเองเป็นข้อมูลอ้างอิง
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีช่วยให้บันทึกกับงานเชื่อมโยงกันโดยไม่สับสนปะปนกัน
ตัวอย่างเช่น:
บันทึก:
Japan Trip Planning
งาน:
- จองโรงแรมในเกียวโต
- บันทึกไฟล์ PDF ยืนยันเที่ยวบิน
- ตรวจสอบวันหมดอายุหนังสือเดินทาง
- ดาวน์โหลดแผนที่ออฟไลน์
- แชร์กำหนดการเดินทางกับครอบครัว
บันทึกเก็บบริบทไว้ ส่วนงานกำหนดสิ่งที่ต้องลงมือทำ
สร้างกล่องรับเข้าเพียงแห่งเดียวสำหรับจดเก็บสิ่งต่าง ๆ
ปัญหาด้านประสิทธิภาพส่วนใหญ่เริ่มขึ้นเมื่อข้อมูลถูกจดเก็บไว้หลายแห่งเกินไป
คุณอาจมีงานอยู่ในหัว แอปบันทึก อีเมล แอปส่งข้อความ ภาพหน้าจอ แท็บเบราว์เซอร์ ปฏิทิน กระดาษโน้ต และไฟล์ที่กระจัดกระจาย
คุณไม่จำเป็นต้องกำจัดทุกแหล่งข้อมูล แต่ควรสร้างกล่องรับเข้าที่เชื่อถือได้เพียงแห่งเดียวสำหรับจดเก็บสิ่งต่าง ๆ
กล่องรับเข้านี้อาจเป็น:
- กล่องรับเข้างาน
- กล่องรับเข้าบันทึก
- บันทึกสำหรับจดเก็บสิ่งต่าง ๆ ประจำวัน
- รายการ “รอจัดหมวดหมู่”
- กล่องรับเข้าในแอปวางแผน
ใช้พื้นที่นี้สำหรับทุกสิ่งที่ต้องกลับมาดูแลในภายหลัง
ตัวอย่าง:
- “ต่ออายุหนังสือเดินทาง”
- “สอบถามเรื่องใบแจ้งหนี้”
- “โอนวิดีโอ”
- “ตรวจสอบสำเนาสำรองบนคลาวด์”
- “ซื้อหมึกเครื่องพิมพ์”
- “ไอเดียสำหรับบทความ”
- “ตรวจทานเอกสารครอบครัว”
- “โทรหาฝ่ายสนับสนุน”
- “จัดระเบียบไฟล์ดาวน์โหลด”
กล่องรับเข้าไม่ใช่รายการถาวร แต่เป็นพื้นที่ชั่วคราวที่รายการซึ่งยังไม่ได้จัดการรออยู่จนกว่าจะได้รับการทบทวน
หากคุณไม่เคยทบทวนกล่องรับเข้า กล่องนี้ก็จะกลายเป็นโฟลเดอร์รก ๆ อีกแห่งหนึ่ง
จัดการรายการในกล่องรับเข้าให้ไปอยู่ในที่ที่เหมาะสม
การจดเก็บเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของระบบ การจัดการคือส่วนที่ทำให้ระบบมีประโยชน์
ระหว่างการจัดการ ให้ทบทวนแต่ละรายการในกล่องรับเข้าและตัดสินใจว่าสิ่งนั้นคืออะไร
ถามว่า:
- นี่คืองานหรือไม่?
- นี่คือกิจกรรมในปฏิทินหรือไม่?
- นี่คือบันทึกหรือไม่?
- นี่คือโครงการหรือไม่?
- นี่คือข้อมูลอ้างอิงหรือไม่?
- นี่คือข้อมูลส่วนตัวหรือไม่?
- สิ่งนี้ไม่จำเป็นแล้วใช่หรือไม่?
จากนั้นย้ายไปยังที่ที่เหมาะสม
ตัวอย่าง:
“โทรหาทันตแพทย์” กลายเป็นงาน
“นัดหมายวันศุกร์เวลา 14:00 น.” กลายเป็นกิจกรรมในปฏิทิน
“ที่อยู่ทันตแพทย์และบันทึกเรื่องที่จอดรถ” กลายเป็นข้อมูลอ้างอิง
“เตรียมเอกสารเคลมค่าทำฟัน” กลายเป็นงาน
“รายละเอียดทางการแพทย์” อาจเหมาะกับขั้นตอนการจัดการบันทึกที่มีความเป็นส่วนตัวมากกว่า
การจัดการช่วยให้ระบบของคุณเป็นระเบียบ เพราะแต่ละรายการมีบทบาทของตัวเอง
แยกโครงการออกจากงานเดี่ยว
งานคือสิ่งที่ต้องลงมือทำหนึ่งอย่าง ส่วนโครงการคือผลลัพธ์ที่ต้องอาศัยการลงมือทำหลายอย่าง
ตัวอย่างของงาน:
- ส่งอีเมล
- จ่ายบิล
- เปลี่ยนชื่อไฟล์
- จองนัดหมาย
- สำรองข้อมูลโฟลเดอร์
ตัวอย่างของโครงการ:
- จัดระเบียบเอกสารครอบครัว
- เตรียมตัวสำหรับการเดินทาง
- ตั้งค่าโทรศัพท์เครื่องใหม่
- ออกแบบเว็บไซต์ใหม่
- จัดระเบียบคลังรูปภาพ
- วางแผนงานวันเกิด
- ย้ายไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
หากเก็บโครงการไว้เป็นงานเดียว โครงการมักจะไม่คืบหน้า เพราะรู้สึกว่าใหญ่เกินไป
ให้สร้างบันทึกโครงการหรือรายการโครงการ แล้วกำหนดสิ่งที่ต้องลงมือทำถัดไปแทน
โครงการ:
Organize family documents
สิ่งที่ต้องลงมือทำถัดไป:
- สร้างโฟลเดอร์เอกสารครอบครัว
- สแกนเอกสารยืนยันตัวตน
- บันทึกไฟล์ PDF ประกันภัย
- เปลี่ยนชื่อใบเสร็จรับประกัน
- สำรองข้อมูลโฟลเดอร์ไปยังไดรฟ์ภายนอก
- ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงที่แชร์ไว้
โครงการควรมีสิ่งที่ต้องลงมือทำถัดไปที่ชัดเจนอย่างน้อยหนึ่งอย่างเสมอ ไม่เช่นนั้นก็เป็นเพียงความตั้งใจ
ทำให้รายการที่กำลังดำเนินการอยู่สั้นเข้าไว้
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพจะสร้างความเครียดเมื่องานทุกอย่างที่อาจทำได้ปรากฏเป็นงานที่กำลังดำเนินการอยู่
คุณอาจมีสิ่งที่ทำได้ 100 อย่าง แต่มีเพียงไม่กี่อย่างที่ควรอยู่ในรายการสิ่งที่คุณมุ่งเน้นทำในวันนี้
ใช้พื้นที่แยกกัน:
- กล่องรับเข้า
- วันนี้
- สัปดาห์นี้
- ภายหลัง
- รอ
- โครงการ
- คลังเก็บ
ชื่อที่ใช้จริงไม่ใช่เรื่องสำคัญ จุดประสงค์คือแยกสิ่งที่มุ่งเน้นอยู่ตอนนี้ออกจากสิ่งที่อาจทำในอนาคต
รายการวันนี้ควรมีไม่มาก สำหรับคนส่วนใหญ่ งานที่มีความหมายสามถึงห้าอย่างเป็นไปได้จริงมากกว่ารายการยาวยี่สิบอย่าง
รายการสั้นช่วยให้คุณก้าวหน้า ส่วนรายการยาวมักทำให้รู้สึกผิด
ระบบควรช่วยให้คุณเลือก ไม่ใช่เตือนให้คุณนึกถึงทุกอย่างพร้อมกัน
แยก “กำลังรอ” เป็นหมวดหมู่เฉพาะ
งานหลายอย่างไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมของคุณทั้งหมด
คุณอาจกำลังรอ:
- การตอบกลับ
- การชำระเงิน
- เอกสาร
- การจัดส่ง
- การตรวจทาน
- การตัดสินใจของครอบครัว
- คำตอบจากลูกค้า
- ความคืบหน้าการซ่อม
- การโอนไฟล์
- อีเมลยืนยัน
แทนที่จะปล่อยให้รายการเหล่านี้ปะปนกับงานที่คุณลงมือทำได้ ให้สร้างรายการ “รอ”
ตัวอย่าง:
- รอความคืบหน้าจากร้านซ่อม
- รอการยืนยันใบแจ้งหนี้
- รอสมาชิกในครอบครัวส่งสำเนาหนังสือเดินทาง
- รอผลการตรวจพิจารณาแอป
- รอการสำรองข้อมูลบนคลาวด์เสร็จสิ้น
- รอเอกสารจากนักบัญชี
ทบทวนรายการที่รอระหว่างการทบทวนรายสัปดาห์
วิธีนี้ช่วยให้คุณติดตามผลได้โดยไม่ทำให้รายการงานที่กำลังดำเนินการอยู่รกรุงรัง
สร้างกิจวัตรสำหรับงานที่ทำซ้ำ
งานบางอย่างเกิดขึ้นซ้ำเป็นประจำ
ตัวอย่าง:
- การวางแผนรายสัปดาห์
- การจัดระเบียบไฟล์รายเดือน
- การตรวจสอบสำเนาสำรอง
- การตรวจทานบิล
- การจัดระเบียบใบเสร็จ
- การจัดระเบียบรูปภาพ
- การดูแลรักษาข้อมูลและอุปกรณ์ดิจิทัล
- การทบทวนรหัสผ่าน
- การติดตามความคืบหน้าโครงการ
- การทบทวนปฏิทินครอบครัว
อย่าสร้างงานเหล่านี้ขึ้นใหม่ด้วยตนเองทุกครั้ง
สร้างกิจวัตรที่เกิดซ้ำ
กิจวัตรมีประโยชน์เพราะช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ คุณไม่ต้องคอยจำว่าต้องทบทวนไฟล์ ตรวจสอบสำเนาสำรอง หรือวางแผนสัปดาห์ของคุณ เพราะระบบจะเตือนให้
กำหนดกิจวัตรให้ทำได้จริง
การทบทวนรายสัปดาห์ที่ใช้เวลา 20 นาทีมีประโยชน์มากกว่าการทบทวนที่ซับซ้อนนานสองชั่วโมงซึ่งคุณคอยหลีกเลี่ยง
เริ่มจากกิจวัตรไม่กี่อย่าง:
- การวางแผนประจำวัน
- การทบทวนรายสัปดาห์
- การจัดระเบียบดิจิทัลรายเดือน
- การตรวจสอบสำเนาสำรองรายเดือน
เพิ่มกิจวัตรอื่น ๆ เฉพาะเมื่อรู้สึกว่าระบบพื้นฐานมีความมั่นคงแล้ว
อย่าใส่ข้อมูลส่วนตัวไว้ในชื่องานทั่วไป
งานบางอย่างเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
ตัวอย่าง:
- เอกสารทางการแพทย์
- รูปภาพส่วนตัว
- เอกสารทางการเงิน
- ข้อมูลการกู้คืน
- เอกสารทางกฎหมายของครอบครัว
- ไฟล์งานที่เป็นความลับ
- บันทึกส่วนตัว
หลีกเลี่ยงการใส่รายละเอียดที่ละเอียดอ่อนลงในชื่องาน กิจกรรมในปฏิทิน หรือการแจ้งเตือนโดยตรง
แทนที่จะใช้:
“ตรวจทานรหัสกู้คืนบัญชีธนาคาร”
ให้ใช้:
“ตรวจทานบันทึกอ้างอิงด้านการเงิน”
แทนที่จะใช้:
“ย้ายวิดีโอส่วนตัวออกจากแกลเลอรี”
ให้ใช้:
“ตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บสื่อส่วนตัว”
แทนที่จะใช้:
“โทรหาแพทย์เรื่องผลตรวจ”
ให้ใช้:
“โทรหาคลินิกเรื่องนัดหมาย”
งานควรเตือนให้คุณรู้ว่าต้องทำอะไร โดยไม่เปิดเผยรายละเอียดส่วนตัวบนหน้าจอล็อก วิดเจ็ต ปฏิทินที่แชร์ หรือระหว่างการแชร์หน้าจอ
ข้อมูลอ้างอิงที่ละเอียดอ่อนควรอยู่ในพื้นที่ที่ได้รับการปกป้องมากกว่า เช่น ขั้นตอนการจัดการบันทึกที่ปลอดภัย หรือพื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่มีการป้องกัน
ใช้การทบทวนรายสัปดาห์เพื่อให้ระบบยังคงน่าเชื่อถือ
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพจะไม่น่าเชื่อถือเมื่องานเก่า บันทึกที่ไม่ได้ปรับปรุง และแผนที่ล้าสมัยสะสมมากขึ้น
การทบทวนรายสัปดาห์ช่วยให้ระบบเป็นระเบียบ
ระหว่างการทบทวนรายสัปดาห์:
- จัดการกล่องรับเข้างานให้ว่าง หรือดำเนินการกับรายการในนั้น
- ทบทวนงานที่ยังไม่เสร็จ
- ตรวจสอบภาระผูกพันในปฏิทิน
- ทบทวนรายการที่กำลังรอ
- เปลี่ยนบันทึกที่มีประโยชน์ให้เป็นงาน
- ย้ายบันทึกอ้างอิงไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม
- เก็บข้อมูลโครงการที่เสร็จแล้วเข้าคลัง
- เลือกสิ่งสำคัญสำหรับสัปดาห์หน้า
- ลบงานที่ไม่สำคัญแล้ว
- ตรวจสอบกิจวัตรและกำหนดส่ง
การทบทวนรายสัปดาห์ไม่ได้มีไว้เพื่อทำงานทั้งหมด แต่มีไว้เพื่อตัดสินใจว่าอะไรต้องได้รับความใส่ใจ
หากระบบของคุณทำให้รู้สึกว่ารับมือไม่ไหว การทบทวนรายสัปดาห์มักเป็นนิสัยแรกที่ควรปรับปรุง
ใช้การวางแผนประจำวันเพื่อเลือกงานของวันนี้
การวางแผนประจำวันควรใช้เวลาสั้น ๆ
เมื่อเริ่มวัน ให้ดู:
- กิจกรรมในปฏิทิน
- งานที่ถึงกำหนด
- เรื่องสำคัญที่ต้องติดตามผล
- ระดับพลังงาน
- เวลาที่มี
- สิ่งสำคัญที่มีความหมายหนึ่งหรือสองอย่าง
จากนั้นเลือกว่าสิ่งใดควรอยู่ในรายการของวันนี้
แผนประจำวันแบบง่าย ๆ อาจประกอบด้วย:
- งานที่ต้องทำให้ได้หนึ่งอย่าง
- งานสำคัญสองหรือสามอย่าง
- งานธุรการเล็ก ๆ หากมีเวลา
- ภาระผูกพันในปฏิทิน
- สิ่งเตือนใจว่าอะไรที่ไม่ควรมุ่งเน้นในวันนี้
การวางแผนประจำวันไม่ควรกลายเป็นการสร้างระบบใหม่ทั้งหมด แต่เป็นเพียงวิธีชี้นำความสนใจของคุณ
หากคุณใช้เวลาวางแผนมากกว่าลงมือทำ ให้ทำให้เรียบง่ายขึ้น
ทบทวนและนำรายการออกเป็นประจำ
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีไม่ได้มีเพียงการเพิ่มงาน แต่รวมถึงการนำงานออกด้วย
นำงานที่มีลักษณะต่อไปนี้ออก:
- ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป
- คลุมเครือเกินกว่าจะลงมือทำ
- ซ้ำกับที่อื่น
- อิงกับสิ่งที่เคยให้ความสำคัญในอดีต
- รอการตัดสินใจที่คุณไม่ได้ใส่ใจแล้ว
- เป็นไอเดียที่คุณไม่ได้ตั้งใจจะทำจริง
- เสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้ทำเครื่องหมายว่าเสร็จ
- เหมาะจะเก็บเป็นบันทึกอ้างอิงมากกว่า
การลบหรือเก็บงานเก่าเข้าคลังไม่ใช่ความล้มเหลว แต่เป็นการดูแลรักษา
ระบบที่ไว้วางใจได้ควรสะท้อนชีวิตจริงของคุณ ไม่ใช่ทุกความคิดที่คุณเคยจดเก็บไว้
ใช้เครื่องมือให้น้อยชิ้น
การใช้เครื่องมือมากเกินไปทำให้การทำงานติดขัด
คุณอาจไม่จำเป็นต้องมีแอปแยกสำหรับทุกด้านของชีวิต สิ่งหลักที่คุณต้องการคือบทบาทที่ชัดเจน
การจัดระบบแบบเรียบง่ายอาจมีลักษณะดังนี้:
- แอปจัดการงานสำหรับสิ่งที่ต้องลงมือทำ
- ปฏิทินสำหรับเวลา
- แอปบันทึกสำหรับข้อมูลอ้างอิง
- แอปบันทึกที่ปลอดภัยสำหรับข้อมูลส่วนตัว
- ตัวจัดการไฟล์สำหรับเอกสาร
- ระบบสำรองข้อมูลสำหรับการกู้คืน
HibiDo สามารถรองรับขั้นตอนการจัดการงาน บันทึก และการวางแผนได้ในที่เดียว Safety Note+ สามารถรองรับบันทึกส่วนตัวเมื่อข้อมูลต้องได้รับการปกป้องเพิ่มเติม ประเด็นสำคัญไม่ได้อยู่ที่การจับคู่แอปแบบใดแบบหนึ่งโดยเฉพาะ แต่อยู่ที่เครื่องมือแต่ละอย่างมีหน้าที่ชัดเจน
หลีกเลี่ยงการใช้ห้าแอปสำหรับงานประเภทเดียวกัน เว้นแต่จะมีเหตุผลที่หนักแน่น
ตัวอย่างระบบเพิ่มประสิทธิภาพแบบเรียบง่าย
นี่คือตัวอย่างการจัดระบบที่ใช้งานได้จริง:
กล่องรับเข้า
สำหรับทุกสิ่งที่จดเก็บไว้อย่างรวดเร็ว
ตัวอย่าง:
- ไอเดีย
- งาน
- บันทึกที่ต้องจัดการ
- การเตือนให้ติดตามผล
- ไฟล์ที่ต้องจัดระเบียบ
วันนี้
สำหรับรายการงานสั้น ๆ ที่คุณวางแผนจะทำวันนี้
สัปดาห์นี้
สำหรับงานที่สำคัญในเร็ว ๆ นี้ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นวันนี้
โครงการ
สำหรับผลลัพธ์ที่ต้องใช้หลายขั้นตอน
รอ
สำหรับรายการที่ขึ้นอยู่กับผู้อื่น
บันทึก
สำหรับข้อมูลอ้างอิง รายการตรวจสอบ และบริบทของโครงการ
ปฏิทิน
สำหรับนัดหมาย กำหนดส่ง ช่วงเวลาที่จัดสรรไว้ และกิจวัตรที่กำหนดเวลาไว้
คลังเก็บ
สำหรับโครงการที่เสร็จแล้ว บันทึกเก่า และข้อมูลอ้างอิงที่ใช้งานเสร็จแล้ว
การจัดระบบนี้เรียบง่าย แต่ครอบคลุมความต้องการด้านประสิทธิภาพส่วนบุคคลส่วนใหญ่
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง
หลีกเลี่ยงการสร้างระบบที่ซับซ้อนก่อนสร้างนิสัยทบทวนระบบ
หลีกเลี่ยงการใส่ทุกไอเดียลงในรายการงานที่กำลังดำเนินการอยู่
หลีกเลี่ยงการใช้ปฏิทินเป็นที่โยนงานที่ยืดหยุ่นได้มารวมกัน
หลีกเลี่ยงการเก็บงานที่คลุมเครืออย่าง “เอกสาร” หรือ “เว็บไซต์” ไว้โดยไม่มีสิ่งที่ต้องลงมือทำถัดไปที่ชัดเจน
หลีกเลี่ยงการนำรายละเอียดส่วนตัวไปปะปนในข้อความแจ้งเตือนหรือชื่องาน
หลีกเลี่ยงการใช้แอปที่มีบทบาทซ้ำซ้อนกันมากเกินไป
หลีกเลี่ยงการใช้กล่องรับเข้าเป็นพื้นที่จัดเก็บถาวร
หลีกเลี่ยงการข้ามการทบทวนรายสัปดาห์ แล้วคาดหวังว่าระบบจะเป็นระเบียบได้ด้วยตัวเอง
หลีกเลี่ยงการวัดประสิทธิภาพจากจำนวนงานที่คุณจดเก็บไว้ ให้วัดจากว่าระบบช่วยให้คุณเลือกและทำงานที่เหมาะสมจนเสร็จได้หรือไม่
ประเด็นสำคัญ
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่เรียบง่ายควรช่วยให้คุณจดเก็บ ทำความเข้าใจให้ชัดเจน วางแผน ทำให้เสร็จ และทบทวนงานของคุณ
ใช้งานสำหรับสิ่งที่ต้องลงมือทำ ใช้ปฏิทินสำหรับภาระผูกพันที่มีเวลาระบุแน่นอน และใช้บันทึกสำหรับข้อมูลอ้างอิง สร้างกล่องรับเข้าที่เชื่อถือได้เพียงแห่งเดียวสำหรับรายการใหม่ จากนั้นจัดการให้แต่ละรายการไปอยู่ในที่ที่เหมาะสม แทนที่จะปล่อยให้กล่องรับเข้ากลายเป็นความรกถาวร
แยกโครงการออกจากงานเดี่ยว ทำให้รายการที่กำลังดำเนินการอยู่สั้นเข้าไว้ ใช้รายการที่รอสำหรับสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ และสร้างกิจวัตรง่าย ๆ สำหรับงานที่ทำซ้ำ เช่น การวางแผนรายสัปดาห์ การจัดระเบียบรายเดือน และการตรวจสอบสำเนาสำรอง
ปกป้องความเป็นส่วนตัวด้วยการไม่ใส่รายละเอียดที่ละเอียดอ่อนลงในชื่องาน การแจ้งเตือน และวิดเจ็ต จัดเก็บข้อมูลอ้างอิงส่วนตัวในขั้นตอนการทำงานที่ปลอดภัยกว่าเมื่อจำเป็น
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีที่สุดไม่ใช่ระบบที่ล้ำหน้าที่สุด แต่เป็นระบบที่คุณไว้วางใจ ทบทวนเป็นประจำ และยังใช้งานต่อไปได้เมื่อชีวิตยุ่งขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลควรมีอะไรบ้าง?
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพที่เรียบง่ายควรมีพื้นที่ที่เชื่อถือได้สำหรับงาน ปฏิทินสำหรับภาระผูกพันที่มีเวลาระบุแน่นอน บันทึกสำหรับข้อมูลอ้างอิง กิจวัตรสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำ และกระบวนการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ
ทำไมระบบเพิ่มประสิทธิภาพจึงซับซ้อนเกินไป?
ระบบจะซับซ้อนเมื่อผู้คนเพิ่มแอป หมวดหมู่ แท็ก แดชบอร์ด และกฎมากเกินไป ก่อนที่จะมีนิสัยที่ชัดเจนในการจดเก็บ ทบทวน และทำงานให้เสร็จ
ฉันควรทบทวนระบบเพิ่มประสิทธิภาพบ่อยแค่ไหน?
การทบทวนสั้น ๆ ทุกวันช่วยให้คุณเลือกได้ว่าจะมุ่งเน้นอะไรในวันนี้ ส่วนการทบทวนรายสัปดาห์ช่วยจัดระเบียบงาน บันทึก ภาระผูกพันในปฏิทิน และแผนระยะยาวให้เรียบร้อย
เกี่ยวกับผู้เขียน
ทีม Sixbytes เขียนเนื้อหาโดยอ้างอิงเอกสารผลิตภัณฑ์และคำแนะนำล่าสุดของแพลตฟอร์ม คู่มือเฉพาะผลิตภัณฑ์จะระบุความเกี่ยวข้องกับ Sixbytes และเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลทางการเมื่อการทำงานอาจแตกต่างกันตามระบบปฏิบัติการ เวอร์ชันแอป หรือร้านค้า
เกี่ยวกับ Sixbytes