นิสัยที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดคือระบบที่คุณทบทวนบ่อยพอที่จะไว้วางใจได้ เครื่องมือช่วยได้ แต่ความน่าเชื่อถือเกิดจากพฤติกรรมเล็ก ๆ ไม่กี่อย่างที่ทำซ้ำในจังหวะที่เหมาะสม ได้แก่ การจดสิ่งที่รับปากไว้ การเลือกลำดับความสำคัญ การรักษาสมาธิ และการจัดการเรื่องที่ยังค้างคาให้เรียบร้อย

จดไว้ก่อนจัดระเบียบ

ใช้พื้นที่ที่ไว้ใจได้หนึ่งหรือสองแห่งสำหรับงานและแนวคิดที่เข้ามา จดสิ่งที่รับปากไว้ทันทีที่เกิดขึ้นแทนการพึ่งความจำ บันทึกให้สั้นกระชับ แล้วค่อยทำให้ชัดเจนในช่วงทบทวน

กล่องรับเรื่องที่มากเกินไปสร้างงานแฝง บันทึก อีเมล ข้อความ กระดาษ และแท็บเบราว์เซอร์ล้วนอาจมีสิ่งที่คุณรับปากไว้ ลดจำนวนลงเมื่อทำได้ และจัดการสิ่งที่ค้างอยู่ในกล่องที่เหลือให้หมดตามกำหนดเวลาที่แน่นอน

สร้างกิจวัตรจัดระบบใหม่ในแต่ละวัน

เริ่มด้วยการตรวจสอบปฏิทินและเวลาที่มี เลือกผลลัพธ์ที่ต้องการเพียงไม่กี่อย่าง ระบุให้ชัดว่าต้องลงมือทำอะไรเป็นอย่างแรก และนำงานที่ไม่สำคัญแล้วออก ขั้นตอนนี้ควรใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ไม่ควรกลายเป็นกิจวัตรยามเช้าที่ซับซ้อน

ทบทวนอีกครั้งในช่วงพักตามธรรมชาติระหว่างวันเมื่อสถานการณ์ของวันเปลี่ยนไป การปรับแผนสั้น ๆ หลังมื้อกลางวันมักเพียงพอที่จะทำให้แผนยังดูเป็นไปได้จริง

กันช่วงเวลาสำหรับการจดจ่อ

สร้างช่วงเวลาอย่างน้อยหนึ่งช่วงที่คุณสามารถทำงานสำคัญที่สุดได้โดยไม่มีการขัดจังหวะที่หลีกเลี่ยงได้ ปิดเสียงการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น ปิดแท็บที่ไม่เกี่ยวข้อง และเตรียมข้อมูลหรือเอกสารประกอบงานให้พร้อม

รวมงานเล็ก ๆ เช่น อีเมล การอนุมัติ และการจัดตารางเวลาไว้ทำเป็นช่วง การคอยตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ตลอดเวลาทำให้สมาธิขาดช่วง และทำให้งานที่มีความหมายรู้สึกยากกว่าความเป็นจริง

พักก่อนที่สมาธิจะหมดลง การพักไม่ใช่รางวัลสำหรับการทำทุกอย่างเสร็จ แต่เป็นส่วนหนึ่งของการรักษาความสามารถในการทำงานให้ได้ผลอย่างต่อเนื่อง

เปลี่ยนบันทึกให้เป็นการตัดสินใจ

หลังการประชุมหรือการค้นคว้า ให้ดึงสิ่งที่ต้องทำ ผู้รับผิดชอบ และข้อสรุปการตัดสินใจออกจากบันทึก เก็บบริบทไว้ในบันทึก และใส่สิ่งที่รับปากไว้ลงในระบบจัดการงาน วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่มีประโยชน์กลายเป็นคลังเงียบ ๆ ของงานที่คุณลืมทำ

จัดการเรื่องค้างคาให้เรียบร้อย

เมื่อสิ้นสุดวัน ให้ทำเครื่องหมายงานที่เสร็จแล้ว ปรับกำหนดเวลาอย่างตั้งใจ และจดสิ่งที่ยังค้างอยู่ในใจ บันทึกขั้นตอนถัดไปของงานที่ยังไม่เสร็จ เพื่อให้กลับมาทำต่อได้ง่าย

อย่าย้ายงานที่ยังไม่เสร็จทุกอย่างไปไว้วันพรุ่งนี้ ถามว่างานนั้นยังมีคุณค่าและเป็นไปได้จริงหรือไม่ การลบงานที่หมดความจำเป็นแล้วก็เป็นวิธีหนึ่งที่ยอมรับได้ในการจัดการงานให้จบ

เพิ่มการทบทวนรายสัปดาห์

สัปดาห์ละครั้ง ให้กวาดดูภาระผูกพันที่กำลังจะมาถึง โครงการที่กำลังดำเนินอยู่ เรื่องที่กำลังรอ และหน้าที่รับผิดชอบที่ถูกละเลย เลือกผลลัพธ์ที่ต้องการสำหรับสัปดาห์ถัดไปเพียงไม่กี่อย่าง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกโครงการที่กำลังดำเนินอยู่มีขั้นตอนถัดไป

ใช้การทบทวนเพื่อจัดระบบให้สะอาดเรียบร้อย โดยลบรายการซ้ำ จัดเก็บข้อมูลหรือเอกสารของงานที่เสร็จแล้วเข้าคลัง และลดความซับซ้อนของหมวดหมู่ที่ไม่ช่วยอะไรอีกต่อไป ระบบจะสะสมความติดขัดหากไม่ได้จัดใหม่เป็นครั้งคราว

เปลี่ยนทีละหนึ่งนิสัย

เมื่อรู้สึกว่าประสิทธิภาพการทำงานไม่แน่นอน อย่าเพิ่งรื้อเครื่องมือทั้งหมด ระบุว่าขั้นตอนไหนมีปัญหา คุณไม่ได้จดงานไว้ ไม่ได้เลือกลำดับความสำคัญ ไม่ได้กันเวลาไว้ หรือไม่ได้ทบทวนงานหรือไม่? เปลี่ยนพฤติกรรมที่เล็กที่สุดซึ่งช่วยแก้ปัญหานั้นได้

ติดตามว่าได้ทำนิสัยนั้นหรือไม่ แทนที่จะดูว่าทุกวันสมบูรณ์แบบหรือไม่ การพลาดไปครั้งหนึ่งเป็นเรื่องปกติ การกลับมาทำเมื่อถึงสิ่งกระตุ้นเตือนครั้งถัดไปคือทักษะที่ต้องฝึก เมื่อเวลาผ่านไป กิจวัตรเล็ก ๆ เหล่านี้จะสร้างสิ่งที่มีคุณค่ามากกว่าการปรับให้มีประสิทธิภาพอยู่ตลอดเวลา นั่นคือความมั่นใจว่างานสำคัญจะได้รับความใส่ใจและจัดการให้เรียบร้อย