タイムブロッキング

タイムブロッキングは、タスク一覧を、その日の実際の予定に合った計画に変えます。重要な仕事をする時間が見つかることを期待するのではなく、会議や約束と並べて、そのための時間を確保します。分刻みの契約としてではなく、柔軟に判断するための手段として使うと、最も効果を発揮します。

時間が決まっている予定から始める

会議、約束、移動、期限、私生活の予定など、特定の時間に行うことが本当に決まっている予定を先に入れましょう。準備や切り替えのための余裕も加え、実際に使う時間がカレンダーに反映されるようにします。

次に空き時間を確認します。会議が三つ散らばっている日は、一見空いているカレンダーから想像するほど、集中して使える時間がないかもしれません。

重要な仕事の時間を確保する

すべてのタスクに時間枠が必要なわけではありません。集中する作業、重要な判断、準備、似たタスクをまとめて行う時間を、カレンダーに確保しましょう。各時間枠には「プロジェクト」のような広い名前ではなく、「初稿を完成させる」のような成果を設定します。

見積もりには余裕を持ちましょう。同じような作業に通常90分かかるなら、30分の枠では見通しがよくなるどころか、プレッシャーが生まれます。大きなタスクは、自然な区切りまで進められる段階に分割しましょう。

エネルギーに合わせて作業を配置する

普段最も集中できる時間帯に、負荷の高い作業を入れましょう。エネルギーが低い時間帯は、メール、書類整理、予定の調整、定期的な確認に使います。休憩や食事を余った時間で済ませようとせず、その時間を確保してください。

作業によって適した枠の長さは異なります。執筆や技術的な問題の解決には長く中断のない時間が必要かもしれませんが、電話は短い枠にまとめられます。実際の経験を基に見積もりを改善しましょう。

変更できる余地を残す

すべての時間を埋めないようにしましょう。負荷の高い時間枠の間に余裕を設け、予期しない作業に対応できる時間を残します。稼働率100％のカレンダーは、何かが遅れた瞬間に崩れます。

状況が変わったら、意識して時間枠を移動するか、長さを調整しましょう。新しい依頼によって何が押し出されるのかを明らかにします。元の時間では実行できなくても、その作業には別の時間が必要だという、大切な判断を維持できます。

時間枠を守る

関係のないタブを閉じ、不要な通知を止め、必要な資料を準備しておきましょう。別のアイデアが浮かんだら、作業を離れずに記録します。メッセージの確認を時間枠の終わりまで待てるかを判断してください。

明確な終了点を設けましょう。最後の数分で進捗と次の行動を記録すると、後で簡単に再開できます。プロジェクト全体が終わらなくても、その時間枠は成功したといえます。

振り返って改善する

一日または一週間の終わりに、計画と実際を比較しましょう。繰り返し時間がかかること、中断される時間枠、最もよい仕事ができる時間帯に注目します。今の計画を評価して終わるのではなく、次の計画を調整しましょう。

よくある失敗は、優先する作業を多く入れすぎること、切り替えの時間を無視すること、曖昧な名前を使うこと、理由を考えず難しい作業を何度も移動することです。毎日一つ、守る時間枠を設けるところから始めましょう。少数でも守れる時間枠のほうが、もう信用できない予定で埋まったカレンダーより役に立ちます。