タスクの優先順位付け

優先順位が意味を持つのは、時間、エネルギー、果たすべき約束が見えているときです。すべてのタスクに重要という印が付いていても、その一覧は判断の助けになりません。優先順位付けとは、今何に注意を向けるべきかを選び、何を後回しにするかを受け入れることです。

まず作業を明確にする

曖昧な項目は、うまく比較できません。「ウェブサイト」「税金」「キャンペーン」を、「ホームページの文章を確認する」「3月の領収書を集める」のような、目に見える次の行動に置き換えましょう。プロジェクトとタスクを分け、補足のメモは行動のタイトルに詰め込まず別に保存します。

実際の制約を使う

今日の作業を選ぶ前に、カレンダーと使えるエネルギーを確認しましょう。会議、移動、私生活の予定を除いて、集中できる時間が何時間残っているかを判断します。そのうえで、実際に収まる少数のタスクを選びます。

制約があると、取捨選択が明確になります。使える時間が2時間しかなければ、六つのタスクを割り当てるより、まとまったタスクを一つ選ぶほうが現実的です。それ以外は予定を決めるか、人に任せるか、後で確認する一覧に移すか、削除しましょう。

緊急度と重要度を分ける

緊急の作業は、遅れると影響が出るため、早めの対応が必要です。重要な作業は、大切な目標、責任、人間関係を前に進めます。両方に当てはまるタスクも、どちらにも当てはまらないタスクもあります。

• 重要かつ緊急：すぐに対応するか、予定を決める。
• 重要だが緊急ではない：緊急になる前に時間を確保する。
• 緊急だが重要度は低い：簡略化するか、人に任せるか、対応範囲を限定する。
• どちらでもない：削除するか、実行中の一覧から外す。

他人にとって緊急のことを、自動的に自分の最優先事項にしないようにしましょう。その依頼を待たせると何が起きるのか、すでに予定していたどの作業を押しのけるのかを確認してください。

価値、労力、リスクを考える

タスクが同じくらい重要に見えるときは、期待できる価値、必要な労力、遅延の代償を比較しましょう。複数の人の障害を取り除く小さな行動は、一人で行う大きな作業より優先されることがあります。外部の期限に結び付くタスクは、期日が数週間先でも早めの準備が必要かもしれません。

エネルギーも大切です。難しい判断は、十分に力を発揮できる時間帯に回し、細切れの時間は定型的な行動に使いましょう。これは回避ではなく、順序を工夫することです。

同時進行の作業を制限する

多くのタスクに着手すると生産的に感じますが、切り替えの負担と未完了の作業が増えます。主なタスクを一つと、補助的な行動を少数選びましょう。別の大きな項目に取りかかる前に、完了させるか、意図した区切りまで進めます。

状況の変化に合わせて優先順位を見直す

大きな会議、新しい期限、予期しない問題の後には、計画を見直しましょう。メッセージが届くたびに一覧を並べ替える必要はありません。自然な区切りで見直すことで、一日を集中できる程度に安定させます。

一日の終わりに、終わらなかったタスクが今も重要かを考えましょう。何度も先送りする作業は、不明確、大きすぎる、心理的に取り組みにくい、あるいは単に不要なのかもしれません。罪悪感を持ち越す代わりに、明確にする、分割する、予定を決める、削除する、のいずれかを行いましょう。

信頼できる優先順位の一覧は短く、具体的で、実際にできる量に結び付いています。その価値は、含まれているものと同じくらい、含めないものからも生まれます。