Cách lưu trữ thông tin nhạy cảm an toàn trên điện thoại

Hầu hết mọi người đều mang theo một lượng thông tin nhạy cảm đáng ngạc nhiên trên điện thoại.

Đó có thể không chỉ là ảnh hay tin nhắn. Thiết bị của bạn còn có thể chứa bản sao hộ chiếu, giấy tờ thuế, thông tin ngân hàng, mật khẩu Wi-Fi, mã khôi phục, hợp đồng bảo hiểm, ghi chú công việc mật và nhật ký cá nhân.

Mục tiêu không phải là tránh lưu trữ thông tin quan trọng dưới dạng kỹ thuật số. Thay vào đó, hãy lưu trữ thông tin một cách có cân nhắc và an toàn.

Những gì được coi là thông tin nhạy cảm?

Thông tin nhạy cảm là bất cứ thông tin nào có thể gây ra vấn đề nếu người khác truy cập được.

Ví dụ bao gồm:

• Hộ chiếu và thẻ căn cước
• Giấy phép lái xe
• Thông tin ngân hàng
• Sao kê thẻ tín dụng
• Giấy tờ thuế
• Hồ sơ y tế
• Mã khôi phục
• Nhật ký cá nhân
• Ghi chú cuộc họp mật
• Giấy tờ sở hữu nhà
• Hợp đồng bảo hiểm

Không phải tài liệu nào cũng cần mức độ bảo vệ như nhau, nhưng bạn nên xác định thông tin nào là quan trọng nhất.

Đừng lưu mọi thứ ở cùng một nơi

Một trong những sai lầm bảo mật lớn nhất là lưu trữ tất cả thông tin nhạy cảm cùng nhau.

Thay vào đó, hãy phân chia thông tin theo mục đích sử dụng.

Ví dụ:

Ghi chú riêng tư

• Mã khôi phục
• Thông tin tham chiếu cần bảo mật
• Nhật ký cá nhân
• Ý tưởng mật

Ảnh riêng tư

• Giấy tờ tùy thân
• Bản quét hợp đồng
• Biên lai
• Tài liệu y tế
• Thẻ bảo hiểm

Sắp xếp thông tin theo cách này giúp bạn dễ tìm được những gì mình cần, đồng thời giảm nguy cơ vô tình để lộ thông tin.

Bảo vệ quyền truy cập vào dữ liệu của bạn

Lớp bảo vệ đầu tiên luôn phải là chính thiết bị của bạn.

Hãy bật:

• Mật mã mạnh.
• Face ID, Touch ID hoặc xác thực bằng vân tay.
• Tự động khóa màn hình.

Sau đó, hãy cân nhắc biện pháp bảo vệ bổ sung cho những thông tin đặc biệt nhạy cảm được lưu trong các ứng dụng chuyên bảo vệ quyền riêng tư.

Chú ý đến cách sắp xếp

Bảo mật chỉ là một phần của vấn đề.

Thông tin được sắp xếp hợp lý sẽ dễ duy trì hơn.

Hãy tạo các thư mục với tên có ý nghĩa, chẳng hạn như:

• Giấy tờ tùy thân
• Ngân hàng
• Y tế
• Nhà ở
• Kinh doanh
• Bảo hiểm
• Du lịch
• Khẩn cấp

Tránh đặt mọi tài liệu vào một thư mục duy nhất có tên là "Quan trọng".

Tránh các bản sao không cần thiết

Nhiều người vô tình tạo ra nhiều bản sao của cùng một tài liệu.

Ví dụ:

• Một bản trong Ảnh.
• Một bản trong mục Tải về.
• Một bản trong Tệp.
• Một bản khác trong ứng dụng ghi chú.

Giữ các bản sao không cần thiết làm tăng khả năng những bản đã lỗi thời hoặc bị lãng quên vẫn còn trên thiết bị của bạn.

Thỉnh thoảng hãy kiểm tra tài liệu và xóa những bản sao bạn không còn cần nữa.

Chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp

Hãy tự hỏi:

• Nếu hôm nay tôi mất điện thoại, tôi có thể khôi phục thông tin này không?
• Tôi có biết bản sao lưu của mình ở đâu không?
• Gia đình tôi có thể truy cập các tài liệu quan trọng trong trường hợp khẩn cấp không?
• Các bản sao cũ có còn được lưu trên những thiết bị trước đây không?

Suy nghĩ kỹ về những câu hỏi này ngay bây giờ có thể giúp bạn giảm đáng kể căng thẳng về sau.

Chọn công cụ phù hợp

Các loại thông tin khác nhau cần những phương thức lưu trữ khác nhau.

Ví dụ:

• Safety Note rất phù hợp với thông tin mật dạng văn bản như nhật ký, thông tin tham chiếu cần bảo mật, hồ sơ cá nhân và ghi chú quan trọng.

• Safety Photo+Video lý tưởng để lưu bản quét giấy tờ tùy thân, biên lai, chứng chỉ, hợp đồng và các hình ảnh hoặc video nhạy cảm khác mà bạn muốn giữ tách biệt với thư viện ảnh công khai.

Sử dụng các ứng dụng chuyên dụng giúp thông tin dễ sắp xếp hơn, đồng thời bổ sung một lớp bảo vệ quyền riêng tư.

Những quan niệm sai lầm phổ biến

Một số người cho rằng:

• Khóa điện thoại bảo vệ mọi tệp như nhau.
• Album ẩn cũng giống như nơi lưu trữ an toàn.
• Lưu trữ đám mây tự động đồng nghĩa với việc đã có bản sao lưu.
• Cài đặt lại ứng dụng sẽ khôi phục toàn bộ thông tin đã lưu.

Những giả định này thường không đúng. Hiểu cách mỗi ứng dụng lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của bạn cũng quan trọng như việc bật các tính năng bảo mật.

Xây dựng thói quen tốt về lâu dài

Bạn không cần sắp xếp lại mọi thứ chỉ sau một đêm.

Thay vào đó, hãy thực hiện những cải thiện nhỏ theo thời gian.

Mỗi khi bạn tạo một tài liệu nhạy cảm mới hoặc quét một hồ sơ quan trọng:

• Lưu tài liệu vào vị trí thích hợp.
• Đặt tên có ý nghĩa.
• Xác minh rằng tài liệu được bảo vệ.
• Đảm bảo phương án sao lưu của bạn vẫn phù hợp với hiện tại.

Những thói quen nhỏ này ngày càng trở nên có giá trị khi cuộc sống số của bạn mở rộng.

Những điểm chính cần nhớ

• Thông tin nhạy cảm bao gồm nhiều thứ hơn rất nhiều so với mật khẩu.
• Phân chia tài liệu, ghi chú và nội dung đa phương tiện theo mục đích sử dụng.
• Bảo vệ thiết bị bằng mật mã mạnh và xác thực sinh trắc học.
• Sắp xếp thông tin quan trọng vào các thư mục hợp lý thay vì gom thành một bộ sưu tập lớn.
• Chọn giải pháp lưu trữ phù hợp với loại thông tin bạn đang bảo vệ.