Apple Reminders và ứng dụng quản lý công việc: Lựa chọn nào phù hợp với bạn?

Apple Reminders là một trong những ứng dụng hỗ trợ năng suất đơn giản và tiện lợi nhất trên iPhone, iPad và Mac.

Vì được tích hợp sẵn trên các thiết bị Apple, nhiều người dùng ứng dụng này hằng ngày cho danh sách mua sắm, lời nhắc và những việc cần làm nhanh.

Nhưng khi trách nhiệm tăng lên, bạn có thể bắt đầu tự hỏi liệu đây có còn là công cụ phù hợp hay không.

Câu trả lời phụ thuộc ít hơn vào bản thân ứng dụng và nhiều hơn vào cách bạn làm việc.

Những điểm Apple Reminders làm tốt

Apple Reminders được thiết kế để giúp bạn ghi nhớ mọi việc.

Ứng dụng này rất phù hợp cho:

• Danh sách mua thực phẩm
• Thanh toán hóa đơn
• Uống thuốc
• Nhận bưu kiện
• Gọi điện cho ai đó
• Các lời nhắc định kỳ đơn giản

Nếu công việc hằng ngày của bạn đơn giản, ứng dụng này có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu.

Khi danh sách công việc trở thành dự án

Nhiều trách nhiệm không chỉ là một công việc đơn lẻ.

Ví dụ:

Ra mắt một trang web

thực ra không phải chỉ là một công việc.

Việc này có thể bao gồm:

• Thiết kế trang chủ
• Viết nội dung
• Tạo ảnh chụp màn hình
• Kiểm tra bố cục trên thiết bị di động
• Xuất bản trang web
• Thông báo ra mắt

Việc quản lý các bước này trở nên dễ dàng hơn khi hệ thống hỗ trợ năng suất của bạn hỗ trợ dự án thay vì chỉ có các lời nhắc đơn giản.

Lập kế hoạch không chỉ là ghi nhớ

Năng suất không chỉ nằm ở việc ghi nhớ những gì cần làm.

Nó còn nằm ở việc quyết định:

• Hôm nay tôi nên làm gì?
• Việc gì có thể chờ?
• Dự án nào cần tôi chú ý?
• Mục tiêu dài hạn của tôi là gì?

Những câu hỏi này thường đòi hỏi cấu trúc chặt chẽ hơn một danh sách lời nhắc đơn giản.

Suy nghĩ về quy trình làm việc của bạn

Hãy tự hỏi:

• Tôi có quản lý nhiều dự án không?
• Tôi có thường xuyên dùng lịch không?
• Tôi có ghi chú cho dự án không?
• Tôi có theo dõi các thói quen lặp lại không?
• Tôi có xem lại công việc của mình hằng tuần không?

Bạn càng thường xuyên trả lời "có", hệ thống chuyên dụng hỗ trợ năng suất càng trở nên có giá trị.

Sự đơn giản có giá trị

Dùng một ứng dụng hỗ trợ năng suất nâng cao hơn không tự động khiến bạn làm việc hiệu quả hơn.

Một số người làm việc tốt nhất với một danh sách kiểm tra đơn giản.

Những người khác cần:

• Dự án
• Mức độ ưu tiên
• Ghi chú
• Thói quen
• Lịch
• Các chế độ xem để lập kế hoạch

Hãy chọn mức độ phức tạp phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn.

Một quy trình làm việc thực tế

Nhiều người kết hợp thành công các công cụ khác nhau.

Ví dụ:

• Apple Reminders cho các lời nhắc cá nhân nhanh.
• HibiDo cho dự án, công việc định kỳ, thói quen, lịch, lập kế hoạch và ghi chú hằng ngày.

Cách tiếp cận này cho phép mỗi ứng dụng tập trung vào thế mạnh của mình.

Xem xét lại hệ thống hỗ trợ năng suất của bạn

Hệ thống lập kế hoạch của bạn nên phát triển theo thời gian.

Cứ vài tháng, hãy tự hỏi:

• Tôi có đang hoàn thành những công việc quan trọng không?
• Danh sách công việc của tôi có đang trở nên quá tải không?
• Tôi có dành nhiều thời gian để sắp xếp hơn là thực hiện không?
• Quy trình làm việc của tôi có thể đơn giản hơn không?

Đôi khi, cải thiện năng suất có nghĩa là giảm bớt sự phức tạp thay vì thêm nhiều tính năng.

Những quan niệm sai lầm phổ biến

Nhiều người cho rằng:

• Nhiều tính năng hơn sẽ tự động cải thiện năng suất.
• Danh sách công việc dài hơn có nghĩa là sắp xếp tốt hơn.
• Một ứng dụng hỗ trợ năng suất nên giải quyết mọi vấn đề lập kế hoạch.

Trên thực tế, hệ thống hỗ trợ năng suất hiệu quả nhất thường là hệ thống mà bạn sẽ sử dụng đều đặn.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Apple Reminders rất phù hợp với các công việc đơn giản hằng ngày.
• Những dự án lớn hơn thường được hưởng lợi từ việc lập kế hoạch có cấu trúc chặt chẽ hơn.
• Chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc thay vì dựa vào số lượng tính năng có sẵn.
• Kết hợp ứng dụng nhắc việc và ứng dụng lập kế hoạch có thể hiệu quả với nhiều người.
• Sự nhất quán quan trọng hơn việc sử dụng phần mềm hỗ trợ năng suất tiên tiến nhất.