Görevleri Önceliklendirme

Öncelik, ancak zaman, enerji ve yükümlülükler görünür olduğunda anlam kazanır. Her görev önemli olarak işaretlenmişse liste yol göstermez. Önceliklendirme, şu anda neyin ilgi gerektirdiğini seçme ve nelerin bekleyeceğini kabul etme uygulamasıdır.

Önce işi netleştirin

Belirsiz öğeleri etkili biçimde karşılaştıramazsınız. “Web sitesi”, “vergiler” veya “kampanya” yerine “ana sayfa metnini gözden geçir” ya da “mart ayı makbuzlarını topla” gibi gözlemlenebilir bir sonraki eylem yazın. Projeleri görevlerden ayırın ve destekleyici notları eylem başlığının dışında tutun.

Gerçek kısıtları esas alın

Bugünün işlerini seçmeden önce takvimi ve mevcut enerjinizi kontrol edin. Toplantılar, seyahatler ve kişisel yükümlülüklerden sonra kaç saatlik odaklanma süresi kaldığını belirleyin. Ardından gerçekten bu süreye sığan az sayıdaki görevi seçin.

Kısıtlar, ne uğruna nelerden vazgeçildiğini görünür kılar. Yalnızca iki saat varsa tek bir kapsamlı görev seçmek, altı görev belirlemekten daha dürüsttür. Diğer her şey planlanmalı, başkasına devredilmeli, daha sonra gözden geçirilecekler listesine alınmalı veya kaldırılmalıdır.

Aciliyeti önemden ayırın

Acil işler, gecikmenin bir sonucu olduğu için kısa sürede ilgi gerektirir. Önemli işler ise anlamlı bir hedefi, sorumluluğu veya ilişkiyi ilerletir. Bazı görevler her ikisidir; bazıları ise ikisi de değildir.

• Önemli ve acil: hemen ele alın veya planlayın.
• Önemli ama acil değil: acil hâle gelmeden önce zaman ayırın ve bu zamanı koruyun.
• Acil ama daha az önemli: basitleştirin, başkasına devredin veya kapsamını sınırlayın.
• İkisi de değil: kaldırın veya aktif listenin dışında tutun.

Başka birinin aciliyetinin otomatik olarak sizin en yüksek önceliğiniz olmasına izin vermeyin. Talep beklerse ne olacağını ve önceden planlanmış hangi işin yerini alacağını sorgulayın.

Değeri, çabayı ve riski değerlendirin

Görevler eşit derecede önemli görünüyorsa olası değerlerini, gereken çabayı ve gecikmenin maliyetini karşılaştırın. Birkaç kişinin önündeki engeli kaldıran küçük bir eylem, tek başınıza yapacağınız daha büyük bir işten önce gelebilir. Dışarıdan belirlenmiş bir son tarihe bağlı bir görev, son tarih haftalar sonra olsa bile daha erken hazırlık gerektirebilir.

Enerji de önemlidir. Yoğun muhakeme gerektiren işleri iyi yapabileceğiniz bir zamana bırakın ve bölünmüş zamanları rutin eylemler için kullanın. Bu kaçınmak değil, sıralama yapmaktır.

Devam eden işleri sınırlayın

Birçok göreve başlamak üretken hissettirir, ancak görevler arası geçiş maliyetleri ve bitmemiş işler yaratır. Bir ana görev ve az sayıda ikincil eylem seçin. Başka bir kapsamlı işe başlamadan önce bitirin veya bilinçli olarak belirlenmiş bir durma noktasına ulaşın.

Koşullar değiştikçe öncelikleri gözden geçirin

Önemli bir toplantıdan, yeni bir son tarihten veya beklenmedik bir sorundan sonra planı yeniden değerlendirin. Her mesaj için listeyi yeniden sıralamayın. Günün odaklanmaya yetecek kadar istikrarlı kalması için doğal kontrol noktalarını kullanın.

Günün sonunda bitmemiş görevlerin hâlâ önemli olup olmadığını sorgulayın. Tekrar tekrar ertelenen işler belirsiz, çok büyük, duygusal açıdan rahatsız edici veya yalnızca gereksiz olabilir. Suçluluk duygusunu ileriye taşımak yerine işi netleştirin, parçalara bölün, planlayın veya silin.

Güvenilir bir öncelik listesi kısa, belirli ve gerçek kapasiteyle bağlantılıdır. Değeri, içerdiği şeyler kadar dışarıda bıraktıklarından da gelir.