Günlük Planlama İçin HibiDo Nasıl Kullanılır?

HibiDo'yu sonsuz bir liste biriktireceğiniz bir yer olarak değil, günlük bir karar verme sistemi olarak kullanın. Yeni işleri hızla kaydedin, takviminizde zaten ayrılmış olan zamanı gözden geçirin, az sayıda öncelik seçin ve destekleyici notları açıkladıkları görevlerin yakınında tutun. Yararlı bir günlük plan, kesintiler için yeterli alan bırakırken sırada ne yapmanız gerektiğini de söylemelidir.

Güvendiğiniz tek bir gelen kutusuyla başlayın

Sınıflandırılmamış görevler için tek bir liste oluşturun. Yeni bir sorumluluk ortaya çıktığında, “Müşteri” gibi belirsiz bir konu yerine “Düzeltilmiş faturayı gönder” gibi kısa bir eylem kaydedin. Yalnızca tarih gerçek olduğunda bir son tarih ekleyin. Çok fazla yapay son tarih, gerçekten acil işlerin görülmesini zorlaştırır.

Gelen kutusunu günde bir veya iki kez işleyin:

1. Artık önem taşımayan görevleri silin.
2. Belirsiz girdileri somut eylemlere dönüştürün.
3. İlgili projeyi veya listeyi belirleyin.
4. Yalnızca yardımcı olacaksa bir hatırlatıcı ekleyin.
5. Eyleme dönüştürülemeyen fikirleri bir nota taşıyın.

Görevleri seçmeden önce takvimi gözden geçirin

Bir liste, aşırı dolu bir günü yapılabilir gösterebilir. Başka nelerin sığacağına karar vermeden önce sabit toplantıları, randevuları, seyahatleri ve kişisel yükümlülükleri kontrol edin. Bu etkinlikler arasındaki kullanılabilir zamanı tahmin edin ve mesajlar, gecikmeler ve takip işleri için bir miktar kapasite ayırın.

Şunları seçin:

• Gün için bir temel sonuç
• Onu destekleyen iki öncelik
• Boş zaman için kısa bir isteğe bağlı görev listesi

Temel görev kesintisiz iki saat gerektiriyorsa ve takvimde yalnızca kısa boşluklar varsa, görevi yeniden planlayın veya başka bir yükümlülüğün zamanını bilinçli olarak değiştirin. Gerçekçi olmayan beklentilere dayalı planlamaya güvenmeyin.

Projeleri hedeflerden daha küçük tutun

Bir proje bir sonucu tarif etmeli, görevleri ise sıradaki eylemleri açıklamalıdır. “Ürün lansmanını hazırla” bir projedir; “Lansman ekran görüntüsünü onayla” ve “Müşteri e-postasının taslağını hazırla” ise görevlerdir. Birkaç küçük adım tek bir teslim edilecek işe ait olduğunda alt görevleri kullanın, ancak planı güncellemenin başlı başına bir işe dönüşeceği kadar çok düzey oluşturmaktan kaçının.

Pratik bir proje değerlendirmesi için şunları sorun:

• İstenen sonuç hâlâ açık mı?
• En az bir sonraki eylem var mı?
• İlerlemeyi engelleyen başka biri var mı?
• Projenin bir tarihe mi, yoksa yalnızca bir gözden geçirme hatırlatıcısına mı ihtiyacı var?

Notları gizli yükümlülükler için değil, bağlam için kullanın

Toplantı ayrıntılarını, başvuru bilgilerini ve kararları notlarda saklayın. Bir not yapmanız gereken bir şey içeriyorsa, bunun için bir görev oluşturun. Bu ayrım, yükümlülüklerin uzun metinler içinde kaybolmasını önler.

Tutarlı adlar kullanarak ikisini zihninizde ilişkilendirin. “Ev taşıma” adlı bir projenin “Ev taşıma — kararlar” adlı bir notu ve “Nakliyecileri karşılaştır” veya “Abonelik işlemlerinin tarihini doğrula” gibi görevleri olabilir. Kullanılan dil tutarlı kaldığında arama daha öngörülebilir hâle gelir.

Beş dakikalık bir kapanışla bitirin

Günün sonunda:

1. Tamamlanan işleri işaretleyin.
2. Bitmemiş görevleri bilinçli olarak yeniden planlayın.
3. Mesajlarda veya notlarda kalan, henüz kaydedilmemiş yükümlülükleri kaydedin.
4. Yarının takvimini kontrol edin.
5. Yarın için muhtemel temel görevi seçin.

Gecikmiş görevleri gözden geçirmeden ileri bir tarihe taşımaktan kaçının. Tekrar tekrar ertelenen bir görevin netleştirilmesi, başkasına devredilmesi, kapsamının küçültülmesi veya kaldırılması gerekebilir.

HibiDo'nun güncel mağaza sayfalarında görevler, hatırlatıcılar, takvim entegrasyonu, notlar, yinelenen görevler, iş birliği ve birden fazla cihaz arasında eşitleme özellikleri açıklanmaktadır. Bu özelliklere dayalı bir iş akışı tasarlamadan önce, tam özellikleri ve plan sınırlarını Apple App Store veya Google Play üzerinden doğrulayın.