Basit Bir Kişisel Üretkenlik Sistemi Nasıl Kurulur?

Kişisel bir üretkenlik sisteminin karmaşık olması gerekmez.

Birçok kişi daha fazla araç, daha fazla liste, daha fazla etiket, daha fazla takvim ve daha fazla gösterge paneli ekleyerek daha düzenli olmaya çalışır. Başlangıçta sistem heyecan verici gelir. Birkaç hafta sonra ise bakım gerektiren başka bir şeye dönüşür.

Yararlı bir üretkenlik sistemi hayatınızı zorlaştırmamalı, kolaylaştırmalıdır.

Beş basit soruya yanıt vermenize yardımcı olmalıdır:

• Ne yapmam gerekiyor?
• Ne zaman yapılması gerekiyor?
• Hangi bilgilere ihtiyacım var?
• Neler bekleyebilir?
• Neleri düzenli olarak gözden geçirmeliyim?

Sisteminiz bu sorulara açıkça yanıt verebiliyorsa işin büyük kısmını zaten yapıyor demektir.

Bu rehber; görevler, notlar, takvim etkinlikleri, rutinler ve haftalık gözden geçirmeler kullanarak basit bir kişisel üretkenlik sisteminin nasıl kurulacağını açıklar. Amaç kusursuz bir düzen oluşturmak değildir. Amaç, gerçekten güvenebileceğiniz ve sürdürebileceğiniz bir sistem kurmaktır.

Sistemin amacıyla başlayın

Uygulama seçmeden veya listeler oluşturmadan önce üretkenlik sisteminizin ne işe yarayacağına karar verin.

İyi bir sistem şunları yapmanıza yardımcı olmalıdır:

• Görevleri unutmadan kaydetmek
• Randevuları ve son tarihleri hatırlamak
• Notları bulabileceğiniz yerlerde tutmak
• Önemli işlere öncelik vermek
• Üstlenebileceğinizden fazla sorumluluk almaktan kaçınmak
• Tamamlanmamış öğeleri gözden geçirmek
• Eylemleri başvuru bilgilerinden ayırmak
• Zihinsel dağınıklığı azaltmak
• Güvenilir biçimde tekrarlanan rutinler oluşturmak

Üretkenlik sistemi, her şeyi gelişigüzel saklayacağınız bir yer değildir. Bir karar verme aracıdır.

Şimdi ne yapacağınıza, sonra ne yapacağınıza, neleri saklayacağınıza ve neleri dikkate almayacağınıza karar vermenize yardımcı olur.

Sisteminiz yalnızca bilgi topluyor ancak harekete geçmenize hiç yardımcı olmuyorsa dijital dağınıklığa dönüşür.

Eylemler için görevleri kullanın

Görevler, tamamlamanız gereken eylemler içindir.

Bir görev genellikle bir eylem fiiliyle ifade edilmelidir.

Örnekler:

• Kliniği ara
• E-postayı yanıtla
• Elektrik faturasını öde
• Proje dosyalarını gözden geçir
• Fotoğrafları bilgisayara aktar
• Özel notları yedekle
• Vergi belgelerini hazırla
• Araç bakımı için randevu al
• İndirilen makbuzları yeniden adlandır
• Web sitesi metninin taslağını hazırla

Bir görev, daha sonra gördüğünüzde ne yapmanız gerektiğini anlayabileceğiniz kadar açık olmalıdır.

Şunlar gibi belirsiz görevlerden kaçının:

• Fotoğraflar
• Web sitesi
• Finans
• Notlar
• Belgeler
• Yedekleme
• Aile
• Seyahat

Bunlar görev değildir. Bunlar konulardır.

Bunları eylemler olarak yeniden yazın:

• Temmuz ayındaki seyahatin fotoğraflarını düzenle
• Ana sayfa başlığını gözden geçir
• Banka hesap özetini Finans klasörüne kaydet
• Not gelen kutusunu işle
• Aile belgelerini yedekle
• Seyahat belgeleri kontrol listesini hazırla

Bu tek alışkanlık, üretkenlik sisteminizi hemen iyileştirebilir.

HibiDo; görevler, notlar ve planlama etrafında tasarlandığı için bu tür bir iş akışına uygundur. Ancak ilke her araç için geçerlidir: Görevler belirsiz niyetleri değil, eylemleri tanımlamalıdır.

Belirli zamanlara bağlı yükümlülükler için takvimi kullanın

Takviminiz, belirli bir saatte veya belirli bir günde gerçekleşen şeyler için ayrılmalıdır.

Örnekler arasında şunlar bulunur:

• Toplantılar
• Randevular
• Okul etkinlikleri
• Seyahat tarihleri
• Yenileme için son tarihler
• Faturaların son ödeme tarihleri
• Aramalar
• Zaman blokları
• Aileyle ilgili yükümlülükler
• Planlanmış rutinler

Yaygın bir hata, her görevi takvime koymaktır. Bu, birçok öğenin zamanı esnek olsa bile gününüzü dolu gösterir.

Zamanın önemli olduğu durumlarda takvimi kullanın.

Eylemin yapılması gerekiyor ancak belirli bir zaman dilimi gerektirmiyorsa görev listesi kullanın.

Örneğin:

Takvim öğesi:

• Saat 15.00'te diş hekimi randevusu

Görev:

• Diş hekimi randevusundan önce sigorta kartını hazırla

Takvim öğesi:

• Vergi beyannamesi için son teslim tarihi

Görev:

• Vergi klasörü için makbuzları topla

Takvim öğesi:

• Haftalık planlama oturumu

Görev:

• Haftalık planlamadan önce görev gelen kutusunu gözden geçir

Takvim zamanı korur. Görev listesi eylemleri takip eder.

Bunları dikkatsizce birbirine karıştırdığınızda her ikisine de güvenmek zorlaşır.

Başvuru bilgileri için notları kullanın

Notlar, daha sonra ihtiyaç duyabileceğiniz bilgiler içindir.

Örnekler arasında şunlar bulunur:

• Toplantı notları
• Fikirler
• Proje ayrıntıları
• Seyahat planları
• Talimatlar
• Kontrol listeleri
• Araştırmalar
• Kişisel başvuru bilgileri
• Taslaklar
• Karar kayıtları

Bir not kendiliğinden görev sayılmaz.

Örneğin bir not şunları içerebilir:

• Ziyaret edilecek yerlerin listesi
• Bir proje fikri
• Aile belgeleri kontrol listesi
• Bir onarım talimatı
• Bir ürün karşılaştırması
• Bir toplantı özeti

Bazı notlardan görevler çıkabilir, ancak notun kendisi başvuru bilgisidir.

İyi bir üretkenlik sistemi, notları ve görevleri birbiriyle bağlantılı tutar ancak birbirine karıştırmaz.

Örneğin:

Not:

Japan Trip Planning

Görevler:

• Kyoto için otel rezervasyonu yap
• Uçuş onayının PDF dosyasını kaydet
• Pasaportun son geçerlilik tarihini kontrol et
• Çevrimdışı haritayı indir
• Seyahat programını aileyle paylaş

Not, bağlamı barındırır. Görevler ise eylemleri tanımlar.

Tek bir kayıt gelen kutusu oluşturun

Üretkenlik sorunlarının çoğu, bilgiler çok fazla yerde kaydedildiğinde başlar.

Görevleriniz zihninizde, not uygulamasında, e-postada, mesajlaşma uygulamalarında, ekran görüntülerinde, tarayıcı sekmelerinde, takvimde, kâğıt notlarda ve gelişigüzel dosyalarda olabilir.

Her kaynağı ortadan kaldırmanız gerekmez, ancak kayıtlar için güvenilir tek bir gelen kutusu oluşturmalısınız.

Bu gelen kutusu şunlardan biri olabilir:

• Bir görev gelen kutusu
• Bir not gelen kutusu
• Günlük bir kayıt notu
• Bir “Düzenlenecekler” listesi
• Bir planlama uygulamasının gelen kutusu

Daha sonra ilgilenilmesi gereken her şey için bunu kullanın.

Örnekler:

• “Pasaportu yenile”
• “Fatura hakkında sor”
• “Videoları aktar”
• “Bulut yedeğini kontrol et”
• “Yazıcı mürekkebi al”
• “Makale fikri”
• “Aile belgelerini gözden geçir”
• “Destek birimini ara”
• “İndirilenleri düzenle”

Gelen kutusu kalıcı bir liste değildir. İşlenmemiş öğelerin gözden geçirilene kadar beklediği geçici bir yerdir.

Gelen kutusunu hiç gözden geçirmezseniz başka bir dağınık klasöre dönüşür.

Gelen kutusundaki öğeleri işleyerek doğru yerlere taşıyın

Kaydetmek, sistemin yalnızca yarısıdır. Sistemin yararlı hâle geldiği aşama işlemedir.

İşleme sırasında gelen kutusundaki her öğeyi gözden geçirin ve ne olduğuna karar verin.

Şunları sorun:

• Bu bir görev mi?
• Bu bir takvim etkinliği mi?
• Bu bir not mu?
• Bu bir proje mi?
• Bu bir başvuru bilgisi mi?
• Bu özel bir bilgi mi?
• Buna artık ihtiyaç yok mu?

Ardından doğru yere taşıyın.

Örnekler:

“Diş hekimini ara” bir göreve dönüşür.

“Cuma günü saat 14.00'te randevu” bir takvim etkinliğine dönüşür.

“Diş hekiminin adresi ve otopark notları” başvuru bilgisine dönüşür.

“Diş tedavisi tazminat talebi belgelerini hazırla” bir göreve dönüşür.

“Tıbbi ayrıntılar” daha fazla gizlilik sağlayan bir not iş akışında yer almayı gerektirebilir.

İşleme, her öğeye bir rol verildiği için sisteminizi düzenli tutar.

Projeleri tekil görevlerden ayırın

Görev tek bir eylemdir. Proje ise birden fazla eylem gerektiren bir sonuçtur.

Görev örnekleri:

• E-postayı gönder
• Faturayı öde
• Dosyayı yeniden adlandır
• Randevu al
• Klasörü yedekle

Proje örnekleri:

• Aile belgelerini düzenle
• Seyahate hazırlan
• Yeni telefonu kur
• Web sitesini yeniden tasarla
• Fotoğraf arşivini temizle
• Doğum günü partisi planla
• Dosyaları yeni bilgisayara taşı

Bir proje tek bir görev olarak tutulursa genellikle ilerlemez, çünkü fazla büyük görünür.

Bunun yerine bir proje notu veya proje listesi oluşturun, ardından sonraki eylemleri tanımlayın.

Proje:

Organize family documents

Sonraki eylemler:

• Aile Belgeleri klasörünü oluştur
• Kimlik belgelerini tara
• Sigorta PDF dosyalarını kaydet
• Garanti makbuzlarını yeniden adlandır
• Klasörü harici sürücüye yedekle
• Paylaşılan erişimi gözden geçir

Bir projenin her zaman en az bir açık sonraki eylemi olmalıdır. Aksi hâlde yalnızca bir niyettir.

Aktif listenizi kısa tutun

Olası her görev aktif olarak göründüğünde üretkenlik sistemi stresli hâle gelir.

Yapabileceğiniz 100 şey olabilir, ancak bugün odaklanacağınız aktif listede bunların yalnızca birkaçı yer almalıdır.

Ayrı alanlar kullanın:

• Gelen Kutusu
• Bugün
• Bu Hafta
• Daha Sonra
• Bekleyenler
• Projeler
• Arşiv

Adların tam olarak ne olduğu önemli değildir. Amaç, mevcut odağı gelecekteki olasılıklardan ayırmaktır.

Bugün listeniz küçük olmalıdır. Çoğu kişi için üç ila beş anlamlı görev, yirmi maddelik uzun bir listeden daha gerçekçidir.

Kısa bir liste ilerlemenize yardımcı olur. Uzun bir liste ise çoğu zaman suçluluk duygusu yaratır.

Sistem, her şeyi aynı anda hatırlatmak yerine seçim yapmanıza yardımcı olmalıdır.

“Bekleyenler” için ayrı bir kategori kullanın

Birçok görev tamamen sizin kontrolünüzde değildir.

Şunları bekliyor olabilirsiniz:

• Bir yanıt
• Bir ödeme
• Bir belge
• Bir teslimat
• Bir inceleme
• Ailenin vereceği bir karar
• Bir müşterinin yanıtı
• Onarımla ilgili bir durum bilgisi
• Bir dosya aktarımı
• Bir onay e-postası

Bu öğeleri yapabileceğiniz görevlerle karışık bırakmak yerine bir “Bekleyenler” listesi oluşturun.

Örnekler:

• Tamirciden durum bilgisi bekleniyor
• Fatura onayı bekleniyor
• Bir aile üyesinin pasaport kopyasını göndermesi bekleniyor
• Uygulama incelemesinin sonucu bekleniyor
• Bulut yedeklemesinin tamamlanması bekleniyor
• Muhasebeciden belge bekleniyor

Haftalık gözden geçirmeniz sırasında bekleyenler listesini inceleyin.

Bu, aktif görev listenizi kalabalıklaştırmadan takip etmenize yardımcı olur.

Tekrarlanan işler için rutinler oluşturun

Bazı görevler düzenli olarak tekrarlanır.

Örnekler:

• Haftalık planlama
• Aylık dosya temizliği
• Yedek doğrulama
• Faturaları gözden geçirme
• Makbuzları düzenleme
• Fotoğraf temizliği
• Dijital bakım
• Parolaları gözden geçirme
• Proje durumunu kontrol etme
• Aile takvimini gözden geçirme

Bu görevleri her seferinde elle yeniden oluşturmayın.

Yinelenen rutinler oluşturun.

Bir rutin, karar verme yorgunluğunu azalttığı için yararlıdır. Dosyalarınızı gözden geçirmeyi, yedeklerinizi kontrol etmeyi veya haftanızı planlamayı hatırlamanız gerekmez. Sistem size hatırlatır.

Rutinleri gerçekçi tutun.

20 dakika süren haftalık bir gözden geçirme, yapmaktan kaçındığınız iki saatlik karmaşık bir gözden geçirmeden daha yararlıdır.

Birkaç rutinle başlayın:

• Günlük plan
• Haftalık gözden geçirme
• Aylık dijital temizlik
• Aylık yedek kontrolü

Temel sistem istikrarlı hâle geldiğinde yenilerini ekleyin.

Özel bilgileri sıradan görev başlıklarından uzak tutun

Bazı görevler hassas bilgiler içerir.

Örnekler:

• Tıbbi belgeler
• Özel fotoğraflar
• Mali kayıtlar
• Kurtarma bilgileri
• Aileye ait hukuki belgeler
• Gizli iş dosyaları
• Kişisel notlar

Hassas ayrıntıları doğrudan görev başlıklarına, takvim etkinliklerine veya bildirimlere koymaktan kaçının.

Şunun yerine:

“Banka hesabı kurtarma kodlarını gözden geçir”

Şunu kullanın:

“Finans başvuru notunu gözden geçir”

Şunun yerine:

“Özel videoları galeriden taşı”

Şunu kullanın:

“Özel medya depolama alanını gözden geçir”

Şunun yerine:

“Test sonucu hakkında doktoru ara”

Şunu kullanın:

“Randevu hakkında kliniği ara”

Görev, kilit ekranında, widget'ta, paylaşılan takvimde veya ekran paylaşımında özel ayrıntıları açığa çıkarmadan ne yapmanız gerektiğini hatırlatmalıdır.

Hassas başvuru bilgileri, güvenli bir not iş akışı veya korumalı dosya depolama alanı gibi daha korunaklı bir yerde tutulmalıdır.

Sistemi güvenilir tutmak için haftalık gözden geçirmeyi kullanın

Eski görevler, güncelliğini yitirmiş notlar ve eskimiş planlar biriktiğinde üretkenlik sistemi güvenilmez hâle gelir.

Haftalık gözden geçirme sistemi düzenli tutar.

Haftalık gözden geçirme sırasında:

1. Görev gelen kutunuzu boşaltın veya içindekileri işleyin.
2. Tamamlanmamış görevleri gözden geçirin.
3. Takvimdeki yükümlülükleri kontrol edin.
4. Bekleyen öğeleri gözden geçirin.
5. Yararlı notları görevlere dönüştürün.
6. Başvuru notlarını doğru klasörlere taşıyın.
7. Tamamlanmış projelere ait materyalleri arşivleyin.
8. Gelecek haftanın önceliklerini seçin.
9. Artık önem taşımayan görevleri kaldırın.
10. Rutinleri ve son tarihleri kontrol edin.

Haftalık gözden geçirmenin amacı bütün işleri yapmak değildir. Neyle ilgilenilmesi gerektiğine karar vermektir.

Sisteminiz bunaltıcı geliyorsa genellikle iyileştirilmesi gereken ilk alışkanlık haftalık gözden geçirmedir.

Bugünün işlerini seçmek için günlük planlamayı kullanın

Günlük planlama kısa olmalıdır.

Günün başında şunlara bakın:

• Takvim etkinlikleri
• Süresi dolan görevler
• Önemli takip işleri
• Enerji düzeyi
• Kullanılabilir zaman
• Bir veya iki anlamlı öncelik

Ardından bugünün listesinde nelerin yer alacağını seçin.

Basit bir günlük plan şunları içerebilir:

• Mutlaka yapılması gereken bir görev
• İki veya üç önemli görev
• Zaman kalırsa küçük idari işler
• Takvimdeki yükümlülükler
• Bugün nelere odaklanmamanız gerektiğini hatırlatan bir not

Günlük planlama, sistemi baştan sona yeniden kurmaya dönüşmemelidir. Bu yalnızca dikkatinizi yönlendirmenin bir yoludur.

Planlamaya işleri yapmaktan daha fazla zaman harcıyorsanız sadeleştirin.

Düzenli olarak gözden geçirin ve kaldırın

İyi bir üretkenlik sistemi yalnızca görev eklemekle ilgili değildir. Görevleri kaldırmakla da ilgilidir.

Şu tür görevleri kaldırın:

• Artık geçerli olmayanlar
• Harekete geçilemeyecek kadar belirsiz olanlar
• Başka bir yerde de bulunanlar
• Eski önceliklere dayananlar
• Artık önemsemediğiniz bir kararı bekleyenler
• Gerçekleştirmeye kararlı olmadığınız fikirler
• Tamamlanmış ancak tamamlandı olarak işaretlenmemiş olanlar
• Başvuru notu olarak saklanması daha uygun olanlar

Eski görevleri silmek veya arşivlemek başarısızlık değildir. Bu, bakımdır.

Güvenilir bir sistem, şimdiye kadar kaydettiğiniz her düşünceyi değil, gerçek hayatınızı yansıtmalıdır.

Araç sayısını az tutun

Çok fazla araç kullanmak işleri zorlaştırır.

Hayatınızın her alanı için ayrı uygulamalara ihtiyacınız olmayabilir. Esas olarak net rollere ihtiyacınız vardır.

Basit bir düzen şöyle görünebilir:

• Eylemler için görev uygulaması
• Zaman için takvim
• Başvuru bilgileri için not uygulaması
• Özel bilgiler için güvenli not uygulaması
• Belgeler için dosya yöneticisi
• Kurtarma için yedekleme sistemi

HibiDo; görev, not ve planlama iş akışlarını tek bir yerde destekleyebilir. Safety Note+, bilgilerin ek korumaya ihtiyaç duyduğu durumlarda özel notları destekleyebilir. Önemli olan, tam olarak hangi uygulama birleşiminin kullanıldığı değildir. Önemli olan, her aracın net bir işlevinin olmasıdır.

Güçlü bir neden olmadıkça aynı tür görev için beş uygulama kullanmaktan kaçının.

Basit bir üretkenlik sistemi örneği

İşte uygulanabilir bir düzen:

Gelen Kutusu

Hızlıca kaydedilen her şey için.

Örnekler:

• Fikirler
• Görevler
• İşlenecek notlar
• Takip hatırlatıcıları
• Düzenlenecek dosyalar

Bugün

Bugün yapmayı planladığınız görevlerden oluşan kısa bir liste için.

Bu Hafta

Yakında önem taşıyan ancak mutlaka bugün yapılması gerekmeyen görevler için.

Projeler

Birden fazla adım gerektiren sonuçlar için.

Bekleyenler

Başka birine bağlı olan öğeler için.

Notlar

Başvuru bilgileri, kontrol listeleri ve proje bağlamı için.

Takvim

Randevular, son tarihler, zaman blokları ve planlanmış rutinler için.

Arşiv

Tamamlanmış projeler, eski notlar ve kullanımı tamamlanmış başvuru materyalleri için.

Bu düzen basittir, ancak kişisel üretkenlik ihtiyaçlarının çoğunu karşılar.

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

Sistemi gözden geçirme alışkanlığı kazanmadan karmaşık bir sistem oluşturmaktan kaçının.

Her fikri aktif görev listenize koymaktan kaçının.

Takviminizi, zamanı esnek görevler için gelişigüzel bir yığma alanı olarak kullanmaktan kaçının.

Açık bir sonraki eylemi olmayan “belgeler” veya “web sitesi” gibi belirsiz görevleri tutmaktan kaçının.

Özel ayrıntıları bildirimlere veya görev başlıklarına karıştırmaktan kaçının.

Rolleri birbiriyle örtüşen çok fazla uygulama kullanmaktan kaçının.

Gelen kutusunu kalıcı depolama alanı olarak görmekten kaçının.

Haftalık gözden geçirmeyi atlayıp sistemin kendi kendine düzenli kalmasını beklemekten kaçının.

Üretkenliği kaydettiğiniz görev sayısıyla ölçmekten kaçının. Bunun yerine sisteminizin doğru işleri seçmenize ve tamamlamanıza yardımcı olup olmadığıyla ölçün.

Önemli çıkarımlar

Basit bir kişisel üretkenlik sistemi, işlerinizi kaydetmenize, netleştirmenize, planlamanıza, tamamlamanıza ve gözden geçirmenize yardımcı olmalıdır.

Eylemler için görevleri, belirli zamanlara bağlı yükümlülükler için takvimi ve başvuru bilgileri için notları kullanın. Yeni öğeler için güvenilir tek bir gelen kutusu oluşturun; ardından gelen kutusunun kalıcı bir dağınıklığa dönüşmesine izin vermek yerine her öğeyi işleyerek doğru yere taşıyın.

Projeleri tekil görevlerden ayırın. Aktif listenizi kısa tutun, kontrolünüz dışındaki öğeler için bekleyenler listesi kullanın ve haftalık planlama, aylık temizlik ve yedek kontrolü gibi tekrarlanan işler için basit rutinler oluşturun.

Hassas ayrıntıları görev başlıklarından, bildirimlerden ve widget'lardan uzak tutarak gizliliği koruyun. Gerektiğinde özel başvuru bilgilerini daha güvenli bir iş akışında saklayın.

En iyi üretkenlik sistemi, en gelişmiş olan değildir. Güvendiğiniz, düzenli olarak gözden geçirdiğiniz ve hayat yoğunlaştığında da kullanmayı sürdürebildiğiniz sistemdir.