管理大型檔案

大型影片、設計素材、封存檔與專案資料夾消耗儲存空間的速度，可能比預期更快。複製、同步、備份及驗證這些檔案所需的時間也更長。要妥善管理，首先必須明確指定各個存放位置的用途：清楚知道哪個位置存放目前使用的版本、哪些副本是暫存，以及哪些資料應該封存。

找出佔用空間的項目

使用裝置的儲存空間檢視功能與檔案管理工具，找出大型檔案與應用程式。除了明顯的大型影片，也要留意其他項目。離線下載內容、編輯快取、訊息附件、重複匯出的檔案及壓縮封存檔，往往在原本的工作完成後，仍佔用數 GB 的空間。

不要立即刪除。請先確認大型項目是原始檔、目前正在使用的工作檔、產生的匯出檔，還是可以重新下載的內容。

將使用中的檔案與封存檔案分開

將使用中的專案素材存放在速度快、方便存取的儲存空間，並保留足夠的可用容量供編輯與暫存檔使用。將已完成的工作移至專門規劃的封存位置，妥善整理、加以保護，並測試能否還原。

封存區不是隨意堆放雜物的地方。請使用專案名稱、日期，以及簡短的內容說明。保留最終交付成果與必要的原始素材，同時移除可以重新產生的快取與中間階段算繪檔。

以範圍明確的批次傳輸

搬移大型檔案之前，請檢查目的地的可用空間、使用穩定的連線，並將可攜式裝置接上電源。依專案或資料夾分批傳輸，這樣即使操作失敗，也能清楚知道受影響的範圍。

等待傳輸完成，並驗證結果。請開啟大型影片、封存檔或文件加以確認，不要只依賴檔案名稱判斷。如果工具提供總和檢查碼或驗證功能，請對特別重要的資料使用這些功能。

管理重複檔案與版本

反覆使用 final、final-2 和 final-revised 這類名稱，會讓人難以辨識哪一份才是權威副本。請採用一致的版本或日期命名規則，並將草稿集中存放。當工作獲得核准後，請清楚標示已確認採用的版本。

重複檔案搜尋工具可以提供協助，但請仔細檢查搜尋結果。兩個名稱相同的檔案可能包含不同內容，而內容完全相同的檔案也可能有不同名稱。

清理暫存副本

• 確認選定的交付成果後，移除重複匯出的檔案。
• 清除已完成的下載內容與傳輸封存檔。
• 只有在應用程式能夠重建時，才刪除編輯用的代理檔案與快取。
• 不再需要保留還原期限後，清空垃圾桶或最近刪除的儲存區。
• 當線上存取已足夠時，移除雲端檔案的離線副本。

規劃備份與還原

重要的大型檔案需要可供還原的副本，但盲目備份所有內容既昂貴又耗時。請優先備份原始檔、最終交付成果，以及無法重新製作的原始素材。適當時，排除快取與自動產生的輸出檔。

留意備份是否完成，並偶爾抽樣還原。大型資料庫可能需要數小時甚至數天才能還原，因此除了儲存容量，也要將還原時間納入考量。

定期檢查儲存空間

為使用中的裝置安排每月檢查，並在重要工作結束時進行專案結案檢查。檢查容量、舊的傳輸內容、重複匯出的檔案、未再使用的下載內容、備份狀態，以及封存資料的整理情況。

目標不是讓儲存空間保持空白，而是確保每個大型檔案都有佔用空間的價值與明確用途。當使用中、封存、暫存與備份副本都能清楚區分時，清理會更安全，傳輸也會輕鬆許多。