Bạn có nên lưu tài liệu đã quét trong thư viện ảnh không?

Điện thoại thông minh đã khiến việc quét tài liệu trở nên vô cùng tiện lợi.

Chỉ trong vài giây, bạn có thể tạo bản sao kỹ thuật số của:

• Hộ chiếu
• Thẻ căn cước
• Giấy khai sinh
• Hợp đồng bảo hiểm
• Biên lai
• Hợp đồng
• Phiếu bảo hành

Câu hỏi tiếp theo là nên lưu những tài liệu đã quét đó ở đâu.

Nhiều người đơn giản là để chúng trong thư viện ảnh chính.

Mặc dù cách này hiệu quả lúc đầu, nó có thể không còn là phương án tốt nhất khi bộ sưu tập của bạn ngày càng lớn.

Vì sao mọi người lưu tài liệu trong ứng dụng Ảnh

Lưu tài liệu đã quét trong thư viện ảnh mang lại một số ưu điểm.

Chúng:

• Dễ chụp lại.
• Dễ tìm kiếm theo ngày.
• Có sẵn bên cạnh những hình ảnh khác của bạn.
• Thuận tiện để chia sẻ khi cần.

Nếu chỉ thỉnh thoảng sử dụng, cách này có thể hoàn toàn đáp ứng nhu cầu.

Khi thư viện ảnh trở nên lộn xộn

Theo thời gian, thư viện ảnh của bạn có thể chứa:

• Ảnh gia đình
• Kỷ niệm kỳ nghỉ
• Ảnh chụp màn hình
• Hình ảnh từ mạng xã hội
• Ảnh công việc
• Tài liệu đã quét

Việc tìm bản quét hộ chiếu giữa hàng nghìn bức ảnh kỳ nghỉ có thể nhanh chóng trở nên bực bội.

Thông tin khác nhau cần cách sắp xếp khác nhau

Ảnh thường kể những câu chuyện.

Tài liệu thường cung cấp thông tin.

Mặc dù cả hai đều là hình ảnh, chúng thường được truy cập vì những lý do hoàn toàn khác nhau.

Tách chúng ra có thể giúp cả hai bộ sưu tập dễ quản lý hơn.

Nghĩ đến việc duy trì lâu dài

Hãy tự hỏi:

• Năm sau tôi có nhớ tài liệu này nằm ở đâu không?
• Tôi có thể nhanh chóng tìm thấy nó trong trường hợp khẩn cấp không?
• Các thành viên gia đình có biết tìm nó ở đâu không?
• Nó có bị lẫn với hàng nghìn bức ảnh không liên quan không?

Việc sắp xếp tốt ngày càng có giá trị theo thời gian.

Một không gian riêng cho hồ sơ quan trọng

Nhiều người chọn lưu các bản quét nhạy cảm trong một ứng dụng chuyên dụng thay vì thư viện ảnh hằng ngày.

Ví dụ, Safety Photo+Video cho phép sắp xếp tài liệu đã quét vào các album riêng tư cùng với những hồ sơ quan trọng khác, giúp tách thông tin bí mật khỏi những kỷ niệm hằng ngày.

Lưu trữ giấy tờ cũ

Không phải tài liệu đã quét nào cũng cần nằm trên điện thoại của bạn mãi mãi.

Những tài liệu như:

• Hộ chiếu đã hết hạn
• Giấy bảo hành cũ
• Hợp đồng bảo hiểm trước đây
• Hợp đồng đã hoàn tất

thường có thể được chuyển sang máy tính để lưu trữ lâu dài.

Nếu bạn thường xuyên di chuyển tệp giữa điện thoại và máy tính, Phone Drive cung cấp một cách thuận tiện để truyền và sắp xếp kho tài liệu lưu trữ qua mạng cục bộ của bạn.

Xây dựng một hệ thống phân loại tài liệu đơn giản

Thay vì dựa vào ngày tháng, hãy cân nhắc sắp xếp tài liệu thành các danh mục như:

• Giấy tờ tùy thân
• Tài chính
• Y tế
• Tài sản
• Giáo dục
• Xe cộ
• Du lịch

Cách này giúp việc tìm kiếm sau này dễ dàng hơn nhiều.

Những điểm chính cần nhớ

• Quét tài liệu bằng điện thoại vừa tiện lợi vừa thiết thực.
• Khi bộ sưu tập của bạn ngày càng lớn, việc giữ tài liệu tách biệt với ảnh hằng ngày có thể giúp sắp xếp tốt hơn.
• Một cấu trúc phân loại tài liệu đơn giản giúp tìm hồ sơ quan trọng dễ dàng hơn.
• Lưu trữ riêng những giấy tờ cũ mà bạn hiếm khi truy cập.
• Sắp xếp tài liệu hôm nay giúp tiết kiệm thời gian mỗi khi bạn cần đến chúng trong tương lai.