Cách rà soát những tệp nên giữ trên từng thiết bị

Phần lớn tình trạng tệp lộn xộn xảy ra vì các tệp nằm trên thiết bị không phù hợp quá lâu.

Một video quay bằng điện thoại của bạn cuối cùng nên được chuyển sang máy tính hoặc kho lưu trữ sao lưu. Một tệp PDF cho chuyến đi có thể cần nằm trên điện thoại trong suốt chuyến đi, rồi chuyển vào kho lưu trữ sau đó. Ảnh chụp màn hình biên lai có thể ban đầu nằm trong thư viện ảnh, nhưng nơi phù hợp của nó là thư mục tài chính. Một ghi chú riêng tư có thể cần nằm trong ứng dụng được bảo vệ, thay vì trong ứng dụng ghi chú thông thường. Một tài liệu công việc có thể cần được đồng bộ trên nhiều thiết bị khi đang sử dụng, rồi chuyển vào kho lưu trữ khi đã hoàn tất.

Câu hỏi không chỉ là “Tôi có còn cần tệp này không?”

Một câu hỏi hay hơn là:

“Bây giờ tệp này nên nằm ở đâu?”

Điện thoại, máy tính bảng, máy tính, bộ nhớ đám mây, ổ đĩa ngoài, NAS và các ứng dụng riêng tư của bạn đều có thể đảm nhận những vai trò khác nhau. Khi mọi tệp đều nằm ở mọi nơi, bộ nhớ sẽ đầy, việc đồng bộ trở nên lộn xộn, quyền riêng tư khó quản lý hơn và các bản trùng lặp ngày càng nhiều.

Hướng dẫn này giải thích cách rà soát những tệp nên giữ trên từng thiết bị để cuộc sống số của bạn luôn ngăn nắp, dễ tìm kiếm và dễ sao lưu hơn.

Bắt đầu bằng việc xác định vai trò của từng thiết bị

Mỗi thiết bị nên có một nhiệm vụ.

Điện thoại của bạn có thể phù hợp nhất cho:

• Truy cập hằng ngày
• Ảnh và video bạn chụp, quay
• Tài liệu cho chuyến đi
• Tệp dùng trong trường hợp khẩn cấp
• Ghi chú trên thiết bị di động
• Tải nhanh các tệp
• Tệp riêng tư bạn cần khi di chuyển
• Tệp nhận qua tin nhắn hoặc email

Máy tính bảng của bạn có thể phù hợp nhất cho:

• Đọc tệp PDF
• Xem xét tài liệu
• Chỉnh sửa đơn giản
• Tệp học tập
• Bài thuyết trình
• Xem nội dung khi đi du lịch
• Chú thích tài liệu

Máy tính của bạn có thể phù hợp nhất cho:

• Sắp xếp lâu dài
• Kho lưu trữ ảnh, video và âm thanh lớn
• Đổi tên hàng loạt
• Sắp xếp tài liệu vào thư mục
• Thư mục dự án
• Hồ sơ thuế
• Bản sao lưu
• Xử lý video lớn
• Quản lý bộ nhớ ngoài

Bộ nhớ đám mây có thể phù hợp nhất cho:

• Truy cập trên nhiều thiết bị
• Cộng tác
• Thư mục dùng chung
• Tệp đang sử dụng
• Hỗ trợ sao lưu
• Tệp bạn cần truy cập từ nhiều nơi

Bộ nhớ ngoài hoặc NAS có thể phù hợp nhất cho:

• Kho lưu trữ
• Video lớn
• Dự án cũ
• Bản sao lưu dài hạn
• Thư viện ảnh, video và âm thanh
• Tệp bạn hiếm khi mở

Khi đã biết vai trò của từng thiết bị, bạn sẽ dễ quyết định những gì nên giữ lại hơn.

Phân loại tệp theo tần suất sử dụng

Tần suất sử dụng là một trong những tiêu chí rà soát đơn giản nhất.

Hãy tự hỏi:

• Tôi có dùng tệp này hằng ngày không?
• Hằng tuần?
• Hằng tháng?
• Chỉ trong một chuyến đi hoặc dự án?
• Hiếm khi?
• Không bao giờ?

Tệp dùng hằng ngày hoặc hằng tuần có thể phù hợp để giữ trên điện thoại, máy tính bảng hoặc trong thư mục được đồng bộ.

Tệp dùng hằng tháng có thể phù hợp để giữ trên máy tính hoặc bộ nhớ đám mây.

Tệp hiếm khi dùng có thể phù hợp để giữ trong kho lưu trữ hoặc nơi sao lưu.

Ví dụ:

Giữ trên điện thoại:

• Tài liệu cho chuyến đi hiện tại
• Ảnh gia đình gần đây
• Tài liệu dùng trong trường hợp khẩn cấp
• Biên lai hiện tại đang chờ yêu cầu hoàn trả chi phí
• Tệp riêng tư bạn cần truy cập trên thiết bị di động

Giữ trên máy tính:

• Video từ các chuyến đi cũ
• Thư mục thuế
• Hồ sơ lưu trữ về sửa chữa nhà
• Tệp dự án đã hoàn thành
• Các tệp ảnh xuất có dung lượng lớn
• Tệp tải xuống cũ đáng giữ lại

Lưu trữ ở nơi khác:

• Bản sao lưu thiết bị cũ
• Dự án trước đây
• Video thô có dung lượng lớn
• Bộ sưu tập tài liệu cũ
• Hồ sơ tài chính hằng năm đã hoàn tất

Nếu đã lâu bạn chưa mở một tệp, có thể tệp đó không cần nằm trên mọi thiết bị.

Tách tệp đang sử dụng khỏi tệp lưu trữ

Không nên xử lý tệp đang sử dụng và tệp lưu trữ theo cùng một cách.

Tệp đang sử dụng là những tệp vẫn còn được dùng.

Ví dụ:

• Tài liệu dự án hiện tại
• Biên lai của tháng này
• Tệp cho chuyến đi sắp tới
• Tệp học tập hoặc công việc đang xử lý
• Bản nháp chưa hoàn thành
• Tệp đang chờ xem xét
• Tài liệu cần chữ ký
• Ảnh bạn đang chỉnh sửa

Tệp lưu trữ được giữ lại để tham khảo hoặc lưu lại lịch sử.

Ví dụ:

• Dự án đã hoàn thành
• Tài liệu từ các chuyến đi trước
• Thư mục thuế cũ
• Hồ sơ sửa chữa trước đây
• Hóa đơn cũ
• Báo cáo đã hoàn tất
• Tệp ảnh, video và âm thanh đã xuất trước đây
• Hồ sơ bảo hành cho những món đồ bạn vẫn sở hữu

Tệp đang sử dụng có thể cần được đồng bộ hoặc giữ trên nhiều thiết bị.

Tệp lưu trữ thường không cần nằm ở mọi nơi.

Một sai lầm thường gặp là để các tệp lưu trữ trên điện thoại chỉ vì chúng bắt đầu ở đó. Hãy chuyển chúng sang máy tính, kho lưu trữ đám mây, ổ đĩa ngoài hoặc nơi sao lưu sau khi không còn sử dụng thường xuyên.

Quyết định những tệp cần truy cập ngoại tuyến

Một số tệp nên nằm trên thiết bị vì bạn có thể cần dùng chúng khi không có Internet.

Ví dụ:

• Tài liệu cho chuyến đi
• Thông tin liên hệ khẩn cấp
• Tệp bảo hiểm
• Vé
• Bản sao giấy tờ tùy thân
• Bản đồ ngoại tuyến
• Tệp công việc hiện tại
• Tệp thuyết trình
• Tài liệu y tế hoặc giấy tờ hành chính gia đình
• Biên lai quan trọng trong quá trình yêu cầu hoàn trả hoặc bồi thường

Truy cập ngoại tuyến đặc biệt quan trọng đối với điện thoại và máy tính bảng.

Nhưng việc truy cập ngoại tuyến cần có chủ đích.

Đừng tải mọi thư mục đám mây xuống để dùng ngoại tuyến chỉ để phòng khi cần. Điều đó gây lãng phí bộ nhớ và có thể làm lộ tệp riêng tư trên một thiết bị không cần đến chúng.

Hãy tự hỏi:

• Tôi có cần tệp này khi không có Internet không?
• Trên thiết bị nào?
• Trong bao lâu?
• Sau này tôi có thể xóa bản sao ngoại tuyến không?
• Thiết bị có đủ an toàn không?

Sau khi chuyến đi, cuộc họp, dự án kết thúc hoặc thời hạn đã qua, hãy xóa những bản sao ngoại tuyến không còn cần thiết.

Chuyển tệp lớn ra khỏi các thiết bị có dung lượng nhỏ

Điện thoại và máy tính bảng thường đầy bộ nhớ vì các tệp lớn nằm ở đó quá lâu.

Tệp lớn bao gồm:

• Video dài
• Bản ghi màn hình
• Tệp ảnh, video và âm thanh thô
• Tệp Zip
• Tệp xuất từ ứng dụng
• Phim đã tải xuống
• Chuỗi ảnh chụp liên tiếp
• Ảnh, video và âm thanh trùng lặp
• Tệp PDF lớn
• Thư mục dự án
• Thư mục đám mây được tải xuống để dùng ngoại tuyến

Tệp lớn chỉ nên nằm trên điện thoại nếu bạn đang thực sự cần chúng ở đó.

Nếu không, hãy chuyển chúng đến:

• Máy tính
• Ổ đĩa ngoài
• Kho lưu trữ đám mây
• NAS
• Nơi sao lưu ảnh, video và âm thanh
• Kho lưu trữ dự án

Phone Drive và File Sync có thể hữu ích khi bạn chủ động chuyển các tệp lớn giữa điện thoại và máy tính.

Trước khi xóa bản sao trên điện thoại, hãy xác minh rằng tệp đã chuyển mở được bình thường và đã được sao lưu nếu đó là tệp quan trọng.

Giữ tệp riêng tư trong quy trình bảo vệ quyền riêng tư phù hợp

Không nên giữ tệp riêng tư ở một nơi chỉ vì sự tiện lợi.

Ví dụ về tệp riêng tư bao gồm:

• Ảnh riêng tư
• Video riêng tư
• Ghi chú riêng tư
• Bản quét giấy tờ tùy thân
• Tài liệu tài chính
• Tài liệu sức khỏe
• Tệp pháp lý
• Ghi chú liên quan đến tài khoản
• Hồ sơ gia đình
• Ảnh chụp màn hình chứa thông tin nhạy cảm

Hãy tự hỏi:

• Tệp này có nên nằm trong ứng dụng Ảnh thông thường không?
• Tệp này có nên nằm trong ứng dụng Ghi chú thông thường không?
• Tệp này có nên nằm trong thư mục Tải xuống không?
• Tệp có đang nằm trong thư mục dùng chung không?
• Tệp có đang được đồng bộ đến những thiết bị mà nó không nên xuất hiện không?
• Tệp đã được sao lưu an toàn chưa?
• Tệp có được bảo vệ bằng các tính năng bảo mật riêng tư ở cấp ứng dụng không?

Safety Photo+Video phù hợp với ảnh và video riêng tư cần được tách khỏi hoạt động duyệt ảnh hằng ngày. Safety Note+ phù hợp với ghi chú riêng tư không nên xuất hiện trong ứng dụng ghi chú thông thường, tiện ích hoặc kết quả tìm kiếm.

Tệp riêng tư cần có nơi lưu giữ rõ ràng, thay vì những chỗ ẩn giấu tùy tiện.

Rà soát thư mục Tải xuống trên mọi thiết bị

Tải xuống là một trong những nơi phổ biến nhất mà các tệp nằm lại quá lâu.

Rà soát thư mục Tải xuống trên:

• Điện thoại
• Máy tính bảng
• Máy tính
• Bộ nhớ đám mây
• Thư mục của trình duyệt
• Thư mục xuất tệp của ứng dụng
• Thư mục tải xuống của ứng dụng nhắn tin

Tìm những mục sau:

• Tệp PDF
• Biên lai
• Hóa đơn
• Biểu mẫu
• Tệp Zip
• Bộ cài đặt
• Ảnh chụp màn hình
• Tệp xuất tạm thời
• Bản trùng lặp
• Bản quét
• Tệp đính kèm cũ

Với mỗi tệp, hãy quyết định:

• Chuyển vào thư mục đích cuối cùng
• Chuyển sang máy tính
• Giữ tạm thời
• Sao lưu
• Xóa
• Chuyển vào bộ nhớ riêng tư
• Chuyển thành một việc cần làm

Tải xuống nên là nơi tiếp nhận tệp, không phải kho lưu trữ vĩnh viễn.

Rà soát nơi lưu trữ ảnh và video

Ảnh và video có thể nằm ở nhiều nơi:

• Thư viện ảnh trên điện thoại
• Thư viện ảnh trên máy tính bảng
• Thư viện ảnh trên máy tính
• Dịch vụ đồng bộ ảnh đám mây
• Kho riêng tư
• Ổ đĩa ngoài
• Album dùng chung
• Ứng dụng nhắn tin
• Ứng dụng chỉnh sửa
• Thư mục sao lưu

Hãy tự hỏi:

• Những ảnh nào nên giữ trên điện thoại của tôi?
• Những video nào nên chuyển sang máy tính?
• Những album nào cần sao lưu?
• Những ảnh và video riêng tư nào cần được tách riêng?
• Những ảnh chụp màn hình nào nên xóa?
• Những bản quét tài liệu nào nên chuyển ra khỏi ứng dụng Ảnh?
• Những bản trùng lặp nào có thể xóa?
• Những video nào quá lớn đối với bộ nhớ thiết bị di động?

Không phải ảnh nào cũng cần nằm trên mọi thiết bị.

Một cách làm thiết thực:

• Giữ ảnh gần đây và ảnh yêu thích trên điện thoại.
• Chuyển video lớn sang máy tính hoặc kho lưu trữ.
• Giữ ảnh và video riêng tư trong một quy trình có bảo vệ.
• Chuyển bản quét tài liệu vào các thư mục tài liệu.
• Sao lưu những kỷ niệm quan trọng trước khi xóa bất kỳ nội dung nào.

Rà soát tài liệu theo danh mục

Nên rà soát tài liệu theo mục đích sử dụng.

Các danh mục phổ biến:

• Tài chính
• Du lịch
• Nhà cửa
• Gia đình
• Công việc
• Dự án
• Hồ sơ cá nhân
• Biên lai
• Bảo hiểm
• Học tập
• Lưu trữ
• Riêng tư

Hãy tự hỏi:

• Tài liệu này có đang được sử dụng không?
• Có cần tài liệu trên thiết bị này không?
• Tài liệu có phù hợp hơn khi nằm trên máy tính không?
• Có cần truy cập tài liệu qua đám mây không?
• Tài liệu có chứa thông tin nhạy cảm không?
• Tài liệu đã được sao lưu chưa?
• Tài liệu đã được đặt tên rõ ràng chưa?
• Tài liệu có được lưu trong đúng thư mục không?
• Có bản trùng lặp của tài liệu ở nơi khác không?

Ví dụ:

Một tệp PDF bảo hiểm du lịch nên nằm trên điện thoại trong suốt chuyến đi, rồi chuyển vào kho lưu trữ du lịch sau chuyến đi.

Một biên lai phục vụ khai thuế có thể ban đầu nằm trên điện thoại, nhưng nơi phù hợp của nó là thư mục tài chính trên máy tính hoặc kho lưu trữ đám mây.

Một bản nháp hợp đồng có thể được đồng bộ khi đang xử lý, rồi chuyển vào thư mục Lưu trữ khi đã hoàn thiện.

Quyết định những gì nên đồng bộ

Đồng bộ rất hữu ích, nhưng đồng bộ mọi thứ có thể gây lộn xộn và rủi ro.

Những mục phù hợp để đồng bộ:

• Thư mục dự án đang thực hiện
• Tài liệu hiện tại
• Tệp cho chuyến đi trong suốt chuyến đi
• Tệp gia đình dùng chung
• Tài liệu tham khảo quan trọng
• Tệp liên quan đến việc cần làm
• Tệp được sử dụng trên nhiều thiết bị

Những mục không phù hợp để đồng bộ:

• Kho lưu trữ video lớn
• Tệp tải xuống tạm thời
• Thư mục trùng lặp
• Tệp xuất cũ
• Tệp riêng tư tạm thời
• Bản sao lưu thiết bị
• Tệp bạn hiếm khi mở
• Thư mục chuyển tệp lộn xộn
• Kho lưu trữ dự án cũ

File Sync có thể phù hợp khi bạn muốn chọn các quy trình đồng bộ có tổ chức trên nhiều thiết bị. Nhưng thói quen quan trọng là quyết định những gì đáng được đồng bộ và những gì không.

Một thư mục được đồng bộ cần có lý do để được đồng bộ.

Sử dụng thư mục chỉ lưu cục bộ một cách có chủ đích

Một số tệp nên chỉ nằm cục bộ trên một thiết bị.

Ví dụ:

• Tệp tải xuống tạm thời
• Tệp xuất dành riêng cho thiết bị
• Dữ liệu ứng dụng cục bộ
• Tệp chỉnh sửa có dung lượng lớn
• Tệp làm việc riêng tư
• Tệp cho chuyến đi dùng ngoại tuyến
• Tệp đang chờ chuyển
• Ảnh chụp màn hình tạm thời
• Thư mục chứa ảnh và video được chụp, quay bằng điện thoại

Chỉ lưu cục bộ không có nghĩa là không quan trọng.

Nếu một tệp chỉ lưu cục bộ là quan trọng, hãy sao lưu tệp đó.

Điều nguy hiểm là cho rằng các tệp cục bộ đã được sao lưu hoặc đồng bộ trong khi thực tế không phải vậy.

Đặt nhãn rõ ràng cho các thư mục chỉ lưu cục bộ.

Ví dụ:

• Local Only
• Phone Downloads
• Computer Working Files
• Offline Travel Files
• Private Export Review
• To Computer

Nhãn rõ ràng giúp ngăn việc vô tình xóa tệp.

Rà soát thư mục dùng chung

Các thư mục dùng chung cần được rà soát thường xuyên vì chúng có thể tồn tại trên nhiều thiết bị.

Hãy tự hỏi:

• Ai có quyền truy cập?
• Thư mục này có cần tiếp tục được chia sẻ không?
• Thư mục đã được tải xuống cục bộ chưa?
• Thư mục có hiển thị trên thiết bị này không?
• Thư mục có chứa tệp riêng tư không?
• Có liên kết công khai cũ nào không?
• Có bản trùng lặp hoặc tệp xung đột nào không?
• Có nên đưa thư mục vào kho lưu trữ không?
• Có nên thu hồi quyền truy cập không?

Thư mục dùng chung có thể chứa những tệp bạn không còn cần trên điện thoại hoặc máy tính bảng.

Chúng cũng có thể làm lộ những tệp mà bạn đã quên là đang được chia sẻ.

Rà soát thư mục dùng chung sau các chuyến đi, dự án, lần nộp hồ sơ thuế, sửa chữa nhà, công việc cho khách hàng hoặc hoạt động chia sẻ tệp gia đình.

Rà soát tệp liên quan đến việc cần làm

Một số tệp nằm trên thiết bị vì chúng gắn với một hành động.

Ví dụ:

• Một biểu mẫu cần nộp
• Một biên lai cần yêu cầu hoàn trả chi phí
• Một tài liệu cần ký
• Một ảnh cần gửi
• Một tệp cần xem xét
• Một hóa đơn cần thanh toán
• Một video cần chỉnh sửa
• Một ghi chú cần sắp xếp

Khi công việc đã hoàn thành, tệp có thể không còn cần nằm trên thiết bị đó.

Sử dụng ứng dụng quản lý việc cần làm cho những hành động tiếp theo. HibiDo có thể hữu ích cho những lời nhắc như:

• “Sắp xếp biên lai vào thư mục”
• “Chuyển video sang máy tính”
• “Rà soát thư mục Tải xuống”
• “Dọn tệp ngoại tuyến cho chuyến đi”
• “Sao lưu thư mục dự án”

Đừng dùng vị trí của tệp làm hệ thống nhắc việc duy nhất.

Giữ tệp khẩn cấp dễ truy cập nhưng với số lượng giới hạn

Một số tệp có thể cần nằm trên điện thoại để truy cập trong trường hợp khẩn cấp.

Ví dụ:

• Thông tin liên hệ khẩn cấp
• Bản tóm tắt bảo hiểm
• Bản sao tài liệu cho chuyến đi
• Thông tin y tế gia đình để tham khảo
• Số điện thoại quan trọng
• Ghi chú về tình huống khẩn cấp trong nhà
• Bản sao giấy tờ tùy thân cơ bản
• Các bước khôi phục khi mất thiết bị

Giữ những tệp này ngăn nắp và được bảo vệ.

Đừng chất đầy điện thoại bằng mọi tài liệu có thể cần đến.

Một thư mục khẩn cấp nhỏ sẽ dễ sử dụng hơn một bộ sưu tập khổng lồ các tệp PDF chưa được rà soát.

Nếu thông tin có tính nhạy cảm, hãy sử dụng ghi chú bảo mật hoặc thư mục được bảo vệ.

Tạo bảng phân bổ tệp theo thiết bị

Một bảng phân bổ đơn giản theo thiết bị có thể giúp bạn quyết định nơi phù hợp cho các tệp.

Ví dụ:

Phone

• Tệp cho chuyến đi hiện tại
• Tài liệu dùng trong trường hợp khẩn cấp
• Ảnh gần đây
• Tệp riêng tư dùng trên thiết bị di động
• Tệp đang chờ chuyển sang máy tính

Tablet

• Tệp PDF để đọc
• Tệp học tập
• Bài thuyết trình
• Tài liệu đã được chú thích
• Tệp tham khảo hiện tại

Computer

• Kho lưu trữ tài liệu chính
• Thư mục tài chính
• Thư mục dự án
• Video lớn
• Sắp xếp ảnh
• Bản sao lưu

Cloud

• Tài liệu đang sử dụng được đồng bộ
• Thư mục dùng chung
• Tệp tham khảo dùng trên nhiều thiết bị
• Tệp cộng tác hiện tại

External Drive or NAS

• Kho lưu trữ lớn
• Dự án cũ
• Bản sao lưu ảnh, video và âm thanh
• Bản sao lưu tài liệu dài hạn

Bảng phân bổ này trở thành hướng dẫn giúp bạn đưa ra quyết định.

Rà soát trước khi xóa

Xóa tệp sẽ có rủi ro nếu bạn chưa xác nhận chúng đã được chuyển đi đâu.

Trước khi xóa khỏi một thiết bị, hãy tự hỏi:

• Có bản sao khác không?
• Bản sao có đầy đủ không?
• Tệp có mở được không?
• Tệp đã được sao lưu chưa?
• Có còn cần tệp để dùng ngoại tuyến không?
• Tệp có gắn với một việc chưa hoàn thành không?
• Tệp có riêng tư và được lưu an toàn không?
• Tệp có thuộc một ứng dụng có thể gặp lỗi nếu tệp bị xóa không?
• Tệp có nằm trong mục Đã xóa gần đây không?
• Tôi đang xóa bản trùng lặp hay bản sao duy nhất?

Với video quan trọng, hãy phát video.

Với tệp PDF, hãy mở và kiểm tra các trang.

Với tệp riêng tư, hãy xác nhận rằng có thể truy cập bản sao được bảo vệ.

Chỉ xóa sau khi xác minh.

Xây dựng thói quen rà soát thiết bị hằng tháng

Rà soát hằng tháng giúp ngăn các tệp dần nằm sai chỗ.

Rà soát từng thiết bị:

Điện thoại

• Tải xuống
• Ảnh và video
• Ảnh chụp màn hình
• Ứng dụng Tệp
• Tệp đính kèm tin nhắn
• Tệp ngoại tuyến
• Ứng dụng riêng tư
• Thư mục chuyển tệp
• Đã xóa gần đây

Máy tính bảng

• Tệp PDF đã tải xuống
• Tệp để đọc
• Tài liệu đã được chú thích
• Thư mục ngoại tuyến
• Tệp xuất từ ứng dụng
• Thư mục dùng chung

Máy tính

• Tải xuống
• Màn hình nền
• Thư mục tiếp nhận tệp từ điện thoại
• Thư mục dự án
• Thư mục tài chính
• Thư mục ảnh và video
• Bản sao lưu
• Kho lưu trữ

Bộ nhớ đám mây

• Thư mục dùng chung
• Thư mục được đồng bộ
• Tệp chỉ có trực tuyến
• Liên kết công khai
• Tệp xung đột
• Kho lưu trữ cũ

Sử dụng một việc cần làm lặp lại để việc rà soát này không phụ thuộc vào trí nhớ.

Dọn dẹp kỹ hơn hằng quý

Việc rà soát hằng quý có thể được thực hiện kỹ lưỡng hơn.

Kiểm tra:

• Thiết bị cũ vẫn còn kết nối
• Liên kết được chia sẻ
• Phạm vi dữ liệu được sao lưu
• Dung lượng sử dụng của các tệp lớn
• Cài đặt đồng bộ
• Thư mục riêng tư
• Kho lưu trữ
• Bản trùng lặp
• Thư mục chuyển tệp cũ
• Bộ nhớ dành riêng cho từng ứng dụng
• Bản sao lưu thiết bị
• Kho lưu trữ trên ổ đĩa ngoài

Dọn dẹp hằng quý giúp phát hiện những vấn đề lớn hơn trước khi chúng trở thành vấn đề về bộ nhớ hoặc quyền riêng tư.

Danh sách kiểm tra thiết thực để rà soát tệp trên thiết bị

Sử dụng danh sách kiểm tra này:

• Xác định vai trò của từng thiết bị.
• Phân loại tệp theo tần suất sử dụng.
• Tách tệp đang sử dụng khỏi tệp lưu trữ.
• Quyết định những gì cần truy cập ngoại tuyến.
• Chuyển tệp lớn ra khỏi thiết bị có dung lượng nhỏ.
• Giữ tệp riêng tư trong các quy trình bảo vệ quyền riêng tư.
• Rà soát thư mục Tải xuống trên mọi thiết bị.
• Rà soát nơi lưu trữ ảnh và video.
• Rà soát tài liệu theo danh mục.
• Quyết định những gì nên đồng bộ.
• Đặt nhãn rõ ràng cho thư mục chỉ lưu cục bộ.
• Rà soát thư mục dùng chung và liên kết được chia sẻ.
• Chuyển tệp liên quan đến việc cần làm sau khi công việc hoàn thành.
• Giữ tệp khẩn cấp dễ truy cập nhưng với số lượng giới hạn.
• Tạo bảng phân bổ tệp theo thiết bị.
• Xác minh trước khi xóa.
• Rà soát hằng tháng.
• Dọn dẹp kỹ hơn hằng quý.

Danh sách kiểm tra này giúp mỗi thiết bị luôn hữu ích thay vì bị quá tải.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Tránh giữ mọi tệp trên mọi thiết bị.

Tránh cho rằng đồng bộ đám mây có nghĩa là tệp đã được sao lưu.

Tránh xóa bản sao trên điện thoại trước khi kiểm tra bản sao trên máy tính.

Tránh để video lớn trên điện thoại mãi mãi.

Tránh lưu bản quét tài liệu trong thư viện ảnh về lâu dài.

Tránh đồng bộ thư mục tạm thời trên mọi thiết bị.

Tránh để tệp riêng tư trong thư mục Tải xuống hoặc thư mục dùng chung.

Tránh giữ tệp cho chuyến đi cũ ở chế độ ngoại tuyến sau chuyến đi.

Tránh quên những tệp ứng dụng chỉ được lưu cục bộ.

Tránh dùng hệ thống tệp làm danh sách việc cần làm.

Những điểm chính cần nhớ

Mỗi thiết bị nên có một vai trò rõ ràng. Điện thoại thường phù hợp nhất để chụp ảnh, quay video, truy cập hằng ngày, lưu tệp cho chuyến đi, tài liệu khẩn cấp và truy cập riêng tư trên thiết bị di động. Máy tính thường phù hợp hơn để sắp xếp lâu dài, xử lý tệp lớn, lưu trữ và sao lưu. Bộ nhớ đám mây hữu ích cho việc đồng bộ và chia sẻ, trong khi bộ nhớ ngoài hoặc NAS có thể chứa các kho lưu trữ và bản sao lưu lớn hơn.

Rà soát tệp theo mục đích, không chỉ theo vị trí. Hãy tự hỏi mỗi tệp có đang được sử dụng, đã được lưu trữ, có tính riêng tư, có dung lượng lớn, cần dùng ngoại tuyến, được đồng bộ, được chia sẻ, có bản trùng lặp hay gắn với một việc chưa hoàn thành hay không.

Đừng giữ mọi tệp ở mọi nơi. Chỉ đồng bộ những gì cần có sẵn trên nhiều thiết bị. Chuyển video lớn, dự án cũ, tệp của những chuyến đi đã kết thúc và kho lưu trữ dài hạn ra khỏi các thiết bị có dung lượng nhỏ khi chúng không còn được sử dụng thường xuyên.

Trước khi xóa bất kỳ nội dung nào, hãy xác minh rằng bản sao còn lại mở được bình thường và đã được sao lưu nếu đó là nội dung quan trọng. Một quy trình rà soát an toàn rất đơn giản: quyết định nơi phù hợp cho tệp, di chuyển tệp có chủ đích, xác minh, sao lưu, rồi mới dọn dẹp bản sao cũ.

Rà soát thiết bị hằng tháng giúp điện thoại, máy tính bảng, máy tính và bộ nhớ đám mây của bạn không bị chất đầy những tệp không còn phù hợp để nằm ở đó.