Taranmış Belgeleri Fotoğraf Arşivinizde Saklamalı mısınız?

Akıllı telefonlar belge taramayı inanılmaz derecede kolaylaştırdı.

Saniyeler içinde şunların dijital kopyalarını oluşturabilirsiniz:

• Pasaportlar
• Kimlik kartları
• Doğum belgeleri
• Sigorta poliçeleri
• Makbuzlar
• Sözleşmeler
• Garanti kartları

Bir sonraki soru, bu taranmış belgelerin nerede saklanması gerektiğidir.

Birçok kişi bunları ana fotoğraf arşivinde bırakır.

Bu başlangıçta işe yarasa da koleksiyonunuz büyüdükçe en iyi yaklaşım olmaktan çıkabilir.

İnsanlar belgeleri neden Fotoğraflar'da saklıyor?

Taranmış belgeleri fotoğraf arşivinizde tutmak çeşitli avantajlar sunar.

Bu belgeleri:

• Kolayca çekebilirsiniz.
• Tarihe göre kolayca arayabilirsiniz.
• Diğer görsellerinizle birlikte bulabilirsiniz.
• Gerektiğinde kolayca paylaşabilirsiniz.

Ara sıra kullanım için bu tamamen yeterli olabilir.

Fotoğraf arşivi kalabalıklaştığında

Zamanla galerinizde şunlar birikebilir:

• Aile fotoğrafları
• Tatil anıları
• Ekran görüntüleri
• Sosyal medya görselleri
• İş fotoğrafları
• Taranmış belgeler

Binlerce tatil fotoğrafı arasında bir pasaport taraması bulmak kısa sürede can sıkıcı hale gelebilir.

Farklı bilgiler farklı düzenleme biçimleri gerektirir

Fotoğraflar genellikle hikâyeler anlatır.

Belgeler genellikle bilgi sağlar.

Her ikisi de görsel olsa da bunlara çoğunlukla tamamen farklı nedenlerle erişilir.

Bunları ayırmak, her iki koleksiyonu da yönetmeyi kolaylaştırabilir.

Uzun vadede düzeni korumayı düşünün

Kendinize şunları sorun:

• Gelecek yıl bu belgenin nerede olduğunu hatırlayacak mıyım?
• Acil bir durumda onu hızlıca bulabilir miyim?
• Aile üyeleri onu nerede bulacaklarını bilecek mi?
• Binlerce ilgisiz fotoğrafla karışık halde mi duruyor?

İyi bir düzen, zamanla giderek daha değerli hale gelir.

Önemli kayıtlar için ayrılmış bir alan

Birçok kişi hassas belge taramalarını günlük galerileri yerine bu amaç için ayrılmış bir uygulamada tutmayı tercih eder.

Örneğin Safety Photo+Video, taranmış belgelerin diğer önemli kayıtlarla birlikte özel albümlerde düzenlenmesine olanak tanıyarak gizli bilgileri günlük anılardan ayırmaya yardımcı olur.

Eski evrakları arşivleyin

Taranmış her belgenin sonsuza kadar telefonunuzda kalması gerekmez.

Şu tür belgeler:

• Süresi dolmuş pasaportlar
• Eski garanti belgeleri
• Önceki sigorta poliçeleri
• Tamamlanmış sözleşmeler

uzun süreli saklama için çoğunlukla bir bilgisayarda arşivlenebilir.

Telefonunuzla bilgisayarınız arasında düzenli olarak dosya taşıyorsanız Phone Drive, yerel ağınız üzerinden belge arşivlerini aktarmak ve düzenlemek için kullanışlı bir yol sunar.

Basit bir dosyalama sistemi oluşturun

Tarihlere güvenmek yerine, belgeleri şu gibi kategorilere ayırmayı düşünün:

• Kimlik
• Finans
• Sağlık
• Mülk
• Eğitim
• Araçlar
• Seyahat

Bu, gelecekte aradıklarınızı bulmayı çok daha kolay hale getirir.

Önemli noktalar

• Telefonunuzla belge taramak kolay ve pratiktir.
• Koleksiyonunuz büyüdükçe belgeleri günlük fotoğraflardan ayrı tutmak düzeni iyileştirebilir.
• Basit bir dosyalama yapısı, önemli kayıtları bulmayı kolaylaştırır.
• Nadiren eriştiğiniz eski evrakları arşivleyin.
• Belgeleri bugün düzenlemek, gelecekte onlara her ihtiyaç duyduğunuzda zaman kazandırır.