Hangi Dosyaların Hangi Cihazda Kalması Gerektiği Nasıl Gözden Geçirilir?

Dosya dağınıklığının büyük bölümü, dosyaların yanlış cihazda çok uzun süre kalmasından kaynaklanır.

Telefonunuzda kaydedilen bir video, bir süre sonra bir bilgisayara veya yedekleme arşivine taşınmalıdır. Bir seyahat PDF'sinin yolculuk sırasında telefonunuzda kalması, daha sonra ise bir arşive taşınması gerekebilir. Bir makbuzun ekran görüntüsü başlangıçta fotoğraf arşivinizde bulunabilir, ancak asıl yeri bir finans klasörüdür. Özel bir notun, sıradan notların arasında değil, korumalı bir uygulamanın içinde kalması gerekebilir. Bir iş belgesinin aktif olarak kullanılırken cihazlar arasında eşitlenmesi, tamamlandığında ise bir arşive taşınması gerekebilir.

Sorulması gereken soru yalnızca “Bu dosyaya hâlâ ihtiyacım var mı?” değildir.

Daha iyi bir soru şudur:

“Bu dosya artık nerede durmalı?”

Telefonunuz, tabletiniz, bilgisayarınız, bulut depolamanız, harici sürücünüz, NAS'ınız ve özel uygulamalarınız farklı roller üstlenebilir. Her dosya her yerde tutulduğunda depolama alanı dolar, eşitleme karmaşıklaşır, gizliliği yönetmek zorlaşır ve yinelenen dosyalar çoğalır.

Bu kılavuz, dijital yaşamınızın düzenli, aranabilir ve yedeklenmesi daha kolay kalması için hangi dosyaların hangi cihazda tutulması gerektiğini nasıl gözden geçireceğinizi açıklar.

Her cihazın rolünü tanımlayarak başlayın

Her cihazın bir görevi olmalıdır.

Telefonunuz şunlar için en uygun seçenek olabilir:

• Günlük erişim
• Çektiğiniz fotoğraflar ve videolar
• Seyahat belgeleri
• Acil durum dosyaları
• Mobil notlar
• Hızlı indirmeler
• Hareket hâlindeyken ihtiyaç duyduğunuz özel dosyalar
• Mesaj veya e-posta yoluyla alınan dosyalar

Tabletiniz şunlar için en uygun seçenek olabilir:

• PDF okuma
• Belgeleri gözden geçirme
• Basit düzenlemeler
• Ders çalışma dosyaları
• Sunumlar
• Seyahatte içerik görüntüleme
• Belgelere açıklama ekleme

Bilgisayarınız şunlar için en uygun seçenek olabilir:

• Uzun vadeli düzenleme
• Büyük medya arşivleri
• Toplu yeniden adlandırma
• Belgeleri dosyalama
• Proje klasörleri
• Vergi kayıtları
• Yedekler
• Büyük videolarla çalışma
• Harici depolama yönetimi

Bulut depolama şunlar için en uygun seçenek olabilir:

• Cihazlar arası erişim
• İş birliği
• Paylaşılan klasörler
• Güncel dosyalar
• Yedekleme desteği
• Birden fazla yerden ihtiyaç duyduğunuz dosyalar

Harici depolama veya NAS şunlar için en uygun seçenek olabilir:

• Arşivler
• Büyük videolar
• Eski projeler
• Uzun vadeli yedekler
• Medya arşivleri
• Nadiren açtığınız dosyalar

Her cihazın rolünü bildiğinizde, hangi dosyaların kalması gerektiğine karar vermek kolaylaşır.

Dosyaları kullanım sıklığınıza göre ayırın

Kullanım sıklığı, gözden geçirme için en basit kurallardan biridir.

Şunları sorun:

• Bunu her gün kullanıyor muyum?
• Her hafta mı?
• Her ay mı?
• Yalnızca bir seyahat veya proje sırasında mı?
• Nadiren mi?
• Hiç mi?

Günlük veya haftalık kullanılan dosyaların yeri telefonunuz, tabletiniz ya da eşitlenen bir klasör olabilir.

Aylık kullanılan dosyaların yeri bilgisayarınız veya bulut depolamanız olabilir.

Nadiren kullanılan dosyaların yeri bir arşiv veya yedekleme konumu olabilir.

Örnekler:

Telefonda tutun:

• Güncel seyahat belgeleri
• Yakın tarihli aile fotoğrafları
• Acil durum belgeleri
• Masraf iadesi talebi bekleyen güncel makbuzlar
• Mobil erişime ihtiyaç duyduğunuz özel dosyalar

Bilgisayarda tutun:

• Eski seyahat videoları
• Vergi klasörleri
• Ev onarımı arşivleri
• Tamamlanmış proje dosyaları
• Dışa aktarılmış büyük fotoğraf dosyaları
• Saklamaya değer eski indirmeler

Başka bir yerde arşivleyin:

• Eski cihaz yedekleri
• Geçmiş projeler
• Büyük ham videolar
• Eski belge koleksiyonları
• Tamamlanmış yıllık finans kayıtları

Bir dosyayı uzun zamandır açmadıysanız, her cihazda kalması gerekmeyebilir.

Aktif dosyaları arşiv dosyalarından ayırın

Aktif dosyalara ve arşiv dosyalarına aynı şekilde yaklaşılmamalıdır.

Aktif dosyalar hâlâ kullanılmaktadır.

Örnekler:

• Güncel proje belgeleri
• Bu ayın makbuzları
• Yaklaşan seyahatlere ait dosyalar
• Üzerinde çalışılmaya devam edilen okul veya iş dosyaları
• Tamamlanmamış taslaklar
• İnceleme bekleyen dosyalar
• İmzalanması gereken belgeler
• Düzenlemekte olduğunuz fotoğraflar

Arşiv dosyaları, başvuru kaynağı veya geçmiş kaydı olarak saklanır.

Örnekler:

• Tamamlanmış projeler
• Geçmiş seyahat belgeleri
• Eski vergi klasörleri
• Önceki onarım kayıtları
• Eski faturalar
• Tamamlanmış raporlar
• Daha önce dışa aktarılmış medya dosyaları
• Hâlâ sahip olduğunuz eşyalara ait garanti kayıtları

Aktif dosyaların eşitlenmesi veya birden fazla cihazda tutulması gerekebilir.

Arşiv dosyalarının genellikle her yerde bulunması gerekmez.

Sık yapılan bir hata, arşivlerin ilk oluşturuldukları yer olduğu için telefonda bırakılmasıdır. Artık aktif olarak kullanılmadıklarında bunları bir bilgisayara, bulut arşivine, harici sürücüye veya yedekleme konumuna taşıyın.

Hangi dosyalara çevrimdışı erişim gerektiğine karar verin

Bazı dosyalar, internet olmadan da ihtiyaç duyabileceğiniz için bir cihazda kalmalıdır.

Örnekler:

• Seyahat belgeleri
• Acil durum kişileri
• Sigorta dosyaları
• Biletler
• Kimlik belgesi kopyaları
• Çevrimdışı haritalar
• Güncel iş dosyaları
• Sunum dosyaları
• Tıbbi belgeler veya aileyle ilgili idari belgeler
• Bir talep sürecinde gereken önemli makbuzlar

Çevrimdışı erişim, özellikle telefonlar ve tabletler için önemlidir.

Ancak çevrimdışı erişim bilinçli bir tercih olmalıdır.

Her ihtimale karşı tüm bulut klasörlerini çevrimdışı kullanım için indirmeyin. Bu, depolama alanını boşa harcar ve özel dosyaları, onlara ihtiyaç olmayan bir cihazda açığa çıkarabilir.

Şunları sorun:

• Bu dosyaya internet olmadan ihtiyaç duyacak mıyım?
• Hangi cihazda?
• Ne kadar süreyle?
• Çevrimdışı kopyayı daha sonra kaldırabilir miyim?
• Cihaz yeterince güvenli mi?

Seyahat, toplantı, proje veya son teslim süresi sona erdikten sonra artık gerekmeyen çevrimdışı kopyaları kaldırın.

Büyük dosyaları küçük cihazlardan taşıyın

Telefonların ve tabletlerin depolama alanı, büyük dosyalar bu cihazlarda çok uzun süre kaldığı için sık sık dolar.

Büyük dosyalar şunları içerir:

• Uzun videolar
• Ekran kayıtları
• Ham medya dosyaları
• Zip dosyaları
• Uygulamalardan dışa aktarılan dosyalar
• İndirilen filmler
• Seri çekim fotoğrafları
• Yinelenen medya dosyaları
• Büyük PDF'ler
• Proje klasörleri
• Çevrimdışı bulut klasörleri

Büyük dosyalar yalnızca orada aktif olarak ihtiyaç duyuyorsanız telefonunuzda kalmalıdır.

Aksi hâlde bunları şuralara taşıyın:

• Bilgisayar
• Harici sürücü
• Bulut arşivi
• NAS
• Medya yedeği
• Proje arşivi

Phone Drive ve File Sync, büyük dosyaları telefon ile bilgisayar arasında bilinçli olarak taşırken yararlı olabilir.

Telefondaki kopyayı silmeden önce, aktarılan dosyanın düzgün açıldığını ve önemliyse yedeklendiğini doğrulayın.

Özel dosyaları uygun bir gizlilik iş akışı içinde tutun

Özel dosyalar yalnızca kolaylık sağladığı için bir yerde tutulmamalıdır.

Özel dosya örnekleri şunlardır:

• Özel fotoğraflar
• Özel videolar
• Özel notlar
• Kimlik taramaları
• Finansal belgeler
• Sağlık belgeleri
• Hukuki dosyalar
• Hesaplarla ilgili notlar
• Aile kayıtları
• Hassas ekran görüntüleri

Şunları sorun:

• Bu dosyanın yeri normal Fotoğraflar uygulaması mı?
• Yeri normal Notlar uygulaması mı?
• Yeri İndirilenler mi?
• Paylaşılan bir klasörde mi?
• Görünmemesi gereken cihazlarla eşitleniyor mu?
• Güvenli bir şekilde yedekleniyor mu?
• Uygulama düzeyinde gizlilik korumasına sahip mi?

Safety Photo+Video, günlük fotoğraf gezinmesinden ayrı tutulması gereken özel fotoğraflar ve videolar için uygundur. Safety Note+, normal notlarda, araç takımlarında veya aramalarda görünmemesi gereken özel notlar için uygundur.

Özel dosyalar için rastgele saklama yerleri değil, bilinen bir konum gerekir.

Her cihazda İndirilenler'i gözden geçirin

İndirilenler, dosyaların gereğinden uzun süre kaldığı en yaygın yerlerden biridir.

Şuralarda İndirilenler'i gözden geçirin:

• Telefon
• Tablet
• Bilgisayar
• Bulut depolama
• Tarayıcı klasörleri
• Uygulamaların dışa aktarma klasörleri
• Mesajlaşma uygulamalarının indirme klasörleri

Şunları arayın:

• PDF'ler
• Makbuzlar
• Faturalar
• Formlar
• Zip dosyaları
• Yükleyiciler
• Ekran görüntüleri
• Geçici olarak dışa aktarılan dosyalar
• Yinelenen dosyalar
• Taramalar
• Eski ekler

Her dosya için şunlardan birine karar verin:

• Asıl klasörüne taşıma
• Bilgisayara aktarma
• Geçici olarak tutma
• Yedekleme
• Silme
• Özel depolamaya taşıma
• Bir göreve dönüştürme

İndirilenler, kalıcı bir arşiv değil, bir gelen kutusu olmalıdır.

Fotoğraf ve video depolamasını gözden geçirin

Fotoğraflar ve videolar pek çok yerde bulunabilir:

• Telefonun fotoğraf arşivi
• Tabletin fotoğraf arşivi
• Bilgisayarın fotoğraf arşivi
• Bulut fotoğraf eşitlemesi
• Özel kasa
• Harici sürücü
• Paylaşılan albümler
• Mesajlaşma uygulamaları
• Düzenleme uygulamaları
• Yedekleme klasörleri

Şunları sorun:

• Hangi fotoğraflar telefonumda kalmalı?
• Hangi videolar bir bilgisayara taşınmalı?
• Hangi albümlerin yedeklenmesi gerekiyor?
• Hangi özel medya dosyaları ayrılmalı?
• Hangi ekran görüntüleri silinmeli?
• Hangi belge taramaları Fotoğraflar'dan taşınmalı?
• Hangi yinelenen dosyalar kaldırılabilir?
• Hangi videolar mobil depolama için fazla büyük?

Her fotoğrafın her cihazda kalması gerekmez.

Pratik bir yaklaşım:

• Yakın tarihli ve favori fotoğraflarınızı telefonunuzda tutun.
• Büyük videoları bilgisayara veya arşive taşıyın.
• Özel medya dosyalarını korumalı bir iş akışı içinde tutun.
• Belge taramalarını belge klasörlerine taşıyın.
• Herhangi bir şeyi silmeden önce önemli anılarınızı yedekleyin.

Belgeleri kategorilerine göre gözden geçirin

Belgeler amaçlarına göre gözden geçirilmelidir.

Yaygın kategoriler:

• Finans
• Seyahat
• Ev
• Aile
• İş
• Projeler
• Kişisel Kayıtlar
• Makbuzlar
• Sigorta
• Okul
• Arşiv
• Özel

Şunları sorun:

• Bu belge aktif olarak kullanılıyor mu?
• Bu cihazda gerekli mi?
• Bilgisayarda olması daha mı uygun?
• Buluttan erişim gerekiyor mu?
• Hassas mı?
• Yedeklendi mi?
• Açık bir şekilde adlandırılmış mı?
• Doğru klasörde saklanıyor mu?
• Başka bir yerde kopyası var mı?

Örneğin:

Bir seyahat sigortası PDF'si, seyahat sırasında telefonunuzda kalmalı, seyahatten sonra ise seyahat arşivine taşınmalıdır.

Vergi için saklanan bir makbuz başlangıçta telefonunuzda bulunabilir, ancak asıl yeri bilgisayarınızdaki veya bulut arşivinizdeki finans klasörüdür.

Bir sözleşme taslağı, aktif olarak kullanılırken eşitlenebilir, son hâlini aldığında ise Arşiv'e taşınabilir.

Nelerin eşitlenmesi gerektiğine karar verin

Eşitleme yararlıdır, ancak her şeyi eşitlemek dağınıklık ve risk yaratabilir.

Eşitlemeye uygun olanlar:

• Aktif proje klasörleri
• Güncel belgeler
• Seyahat sırasında kullanılan seyahat dosyaları
• Aileyle paylaşılan dosyalar
• Önemli başvuru belgeleri
• Görevlerle ilgili dosyalar
• Cihazlar arasında kullanılan dosyalar

Eşitlemeye uygun olmayanlar:

• Büyük video arşivleri
• Geçici indirmeler
• Yinelenen klasörler
• Daha önce dışa aktarılmış dosyalar
• Geçici özel dosyalar
• Cihaz yedekleri
• Nadiren açtığınız dosyalar
• Dağınık aktarım klasörleri
• Eski proje arşivleri

File Sync, cihazlar arasında düzenli eşitleme iş akışları seçmek için uygun olabilir. Ancak önemli olan alışkanlık, nelerin eşitlenmeye değer olduğuna ve nelerin olmadığına karar vermektir.

Eşitlenen bir klasörün eşitlenmesi için bir neden olmalıdır.

Yalnızca yerel klasörleri bilinçli kullanın

Bazı dosyalar yalnızca tek bir cihazda yerel olarak kalmalıdır.

Örnekler:

• Geçici indirmeler
• Cihaza özgü dışa aktarılan dosyalar
• Yerel uygulama verileri
• Büyük düzenleme dosyaları
• Üzerinde çalışılan özel dosyalar
• Çevrimdışı seyahat dosyaları
• Aktarım bekleyen dosyalar
• Geçici ekran görüntüleri
• Telefonla yapılan çekimlerin klasörleri

Yalnızca yerel olması, önemsiz olduğu anlamına gelmez.

Yalnızca yerel olarak tutulan bir dosya önemliyse onu yedekleyin.

Tehlike, yerel dosyalar yedeklenmediği veya eşitlenmediği hâlde bunların yedeklendiğini ya da eşitlendiğini varsaymaktır.

Yalnızca yerel klasörleri açıkça etiketleyin.

Örnekler:

• Local Only
• Phone Downloads
• Computer Working Files
• Offline Travel Files
• Private Export Review
• To Computer

Açık etiketler, yanlışlıkla silmeyi önlemeye yardımcı olur.

Paylaşılan klasörleri gözden geçirin

Paylaşılan klasörler birçok cihazda bulunabildiği için düzenli olarak gözden geçirilmelidir.

Şunları sorun:

• Kimlerin erişimi var?
• Bu klasörün paylaşılmaya devam etmesi gerekiyor mu?
• Yerel olarak indirilmiş mi?
• Bu cihazda görünüyor mu?
• Özel dosyalar içeriyor mu?
• Eski herkese açık bağlantılar var mı?
• Yinelenen dosyalar veya çakışma dosyaları var mı?
• Arşivlenmeli mi?
• Erişim kaldırılmalı mı?

Paylaşılan klasörler, telefonunuzda veya tabletinizde artık ihtiyaç duymadığınız dosyalar içerebilir.

Paylaşıldığını unuttuğunuz dosyaları da açığa çıkarabilirler.

Seyahatlerden, projelerden, vergi beyannamesi gönderimlerinden, ev onarımlarından, müşteri işlerinden veya aile içi dosya paylaşımından sonra paylaşılan klasörleri gözden geçirin.

Görevlerle ilgili dosyaları gözden geçirin

Bazı dosyalar, bir eylemle bağlantılı oldukları için bir cihazda kalır.

Örnekler:

• Gönderilecek bir form
• Masraf iadesi talebinde kullanılacak bir makbuz
• İmzalanacak bir belge
• Gönderilecek bir fotoğraf
• İncelenecek bir dosya
• Ödenecek bir fatura
• Düzenlenecek bir video
• Düzenlenecek bir not

Görev tamamlandığında, dosyanın artık o cihazda kalması gerekmeyebilir.

Takip gerektiren eylemler için bir görev uygulaması kullanın. HibiDo, aşağıdakiler gibi hatırlatmalar için yararlı olabilir:

• “Makbuzları dosyala”
• “Videoları bilgisayara taşı”
• “İndirilenler'i gözden geçir”
• “Çevrimdışı seyahat dosyalarını temizle”
• “Proje klasörünü yedekle”

Dosya konumunu tek hatırlatma sisteminiz olarak kullanmayın.

Acil durum dosyalarını erişilebilir ama sınırlı tutun

Bazı dosyaların, acil durumlarda erişebilmeniz için telefonunuzda kalması gerekebilir.

Örnekler:

• Acil durum kişileri
• Sigorta özeti
• Seyahat belgesi kopyaları
• Aileye ait tıbbi başvuru bilgileri
• Önemli telefon numaraları
• Evdeki acil durumlara ilişkin notlar
• Temel bir kimlik belgesi kopyası
• Kaybolan cihaz için kurtarma adımları

Bu dosyaları düzenli ve korumalı tutun.

Telefonunuzu olası her belgeyle doldurmayın.

Küçük bir acil durum klasörünü kullanmak, gözden geçirilmemiş PDF'lerden oluşan devasa bir koleksiyonu kullanmaktan daha kolaydır.

Bilgiler hassassa güvenli bir not veya korumalı bir klasör kullanın.

Bir cihaz dosya matrisi oluşturun

Basit bir cihaz matrisi, dosyaların nereye ait olduğuna karar vermenize yardımcı olabilir.

Örnek:

Phone

• Güncel seyahat dosyaları
• Acil durum belgeleri
• Yakın tarihli fotoğraflar
• Mobil cihazdaki özel dosyalar
• Bilgisayara aktarılmayı bekleyen dosyalar

Tablet

• Okunacak PDF'ler
• Ders çalışma dosyaları
• Sunumlar
• Açıklama eklenmiş belgeler
• Güncel başvuru dosyaları

Computer

• Ana belge arşivi
• Finans klasörleri
• Proje klasörleri
• Büyük videolar
• Fotoğraf düzenleme
• Yedekler

Cloud

• Eşitlenen aktif belgeler
• Paylaşılan klasörler
• Cihazlar arasında kullanılan başvuru dosyaları
• Güncel iş birliği dosyaları

External Drive or NAS

• Büyük arşivler
• Eski projeler
• Medya yedeği
• Uzun vadeli belge yedeği

Bu matris, karar verme kılavuzunuz olur.

Silmeden önce gözden geçirin

Nereye gittiklerini doğrulamadıysanız dosyaları silmek risklidir.

Bir cihazdan silmeden önce şunları sorun:

• Başka bir kopyası var mı?
• Kopya eksiksiz mi?
• Dosya açılıyor mu?
• Yedeklendi mi?
• Çevrimdışı olarak hâlâ gerekli mi?
• Tamamlanmamış bir görevle bağlantılı mı?
• Özel bir dosya mı ve güvenli bir şekilde saklanıyor mu?
• Kaldırıldığında bozulabilecek bir uygulamanın parçası mı?
• Son Silinenler'de mi?
• Yinelenen bir dosyayı mı, yoksa tek kopyayı mı siliyorum?

Önemli videoları oynatın.

PDF'leri açıp sayfalarını kontrol edin.

Özel dosyalar için korumalı kopyanın erişilebilir olduğunu doğrulayın.

Yalnızca doğrulamadan sonra silin.

Aylık bir cihaz gözden geçirme rutini oluşturun

Aylık gözden geçirme, dosyaların zamanla yanlış yerlere dağılmasını önler.

Her cihazı gözden geçirin:

Telefon

• İndirilenler
• Fotoğraflar ve videolar
• Ekran görüntüleri
• Dosyalar uygulaması
• Mesaj ekleri
• Çevrimdışı dosyalar
• Özel uygulamalar
• Aktarım klasörü
• Son Silinenler

Tablet

• İndirilen PDF'ler
• Okuma dosyaları
• Açıklama eklenmiş belgeler
• Çevrimdışı klasörler
• Uygulamalardan dışa aktarılan dosyalar
• Paylaşılan klasörler

Bilgisayar

• İndirilenler
• Masaüstü
• Telefondan aktarım klasörü
• Proje klasörleri
• Finans klasörleri
• Fotoğraf ve video klasörleri
• Yedekler
• Arşivler

Bulut depolama

• Paylaşılan klasörler
• Eşitlenen klasörler
• Yalnızca çevrimiçi dosyalar
• Herkese açık bağlantılar
• Çakışma dosyaları
• Eski arşivler

Bu gözden geçirmeyi hatırlamanıza bağlı olmaktan çıkarmak için yinelenen bir görev kullanın.

Üç ayda bir daha kapsamlı temizlik yapın

Üç ayda bir yapılan gözden geçirme daha kapsamlı olabilir.

Şunları kontrol edin:

• Hâlâ bağlı olan eski cihazlar
• Paylaşılan bağlantılar
• Yedeklemenin kapsamı
• Büyük dosyaların alan kullanımı
• Eşitleme ayarları
• Özel klasörler
• Arşivler
• Yinelenen dosyalar
• Eski aktarım klasörleri
• Uygulamaya özgü depolama
• Cihaz yedekleri
• Harici sürücü arşivleri

Üç ayda bir yapılan temizlik, daha büyük sorunları depolama veya gizlilik sorunlarına dönüşmeden önce yakalamaya yardımcı olur.

Cihaz dosyalarını gözden geçirmek için pratik bir kontrol listesi

Bu kontrol listesini kullanın:

• Her cihazın rolünü tanımlayın.
• Dosyaları kullanım sıklığına göre ayırın.
• Aktif dosyaları arşivlerden ayırın.
• Nelere çevrimdışı erişim gerektiğine karar verin.
• Büyük dosyaları küçük cihazlardan taşıyın.
• Özel dosyaları gizliliği koruyan iş akışlarında tutun.
• Her cihazda İndirilenler'i gözden geçirin.
• Fotoğraf ve video depolamasını gözden geçirin.
• Belgeleri kategorilerine göre gözden geçirin.
• Nelerin eşitlenmesi gerektiğine karar verin.
• Yalnızca yerel klasörleri açıkça etiketleyin.
• Paylaşılan klasörleri ve bağlantıları gözden geçirin.
• Görevlerle ilgili dosyaları, görevler tamamlandıktan sonra taşıyın.
• Acil durum dosyalarını erişilebilir ama sınırlı tutun.
• Bir cihaz dosya matrisi oluşturun.
• Silmeden önce doğrulayın.
• Aylık olarak gözden geçirin.
• Üç ayda bir daha kapsamlı temizlik yapın.

Bu kontrol listesi, her cihazın aşırı yüklenmek yerine kullanışlı kalmasına yardımcı olur.

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

Her dosyayı her cihazda tutmaktan kaçının.

Bulut eşitlemesinin bir dosyanın yedeklendiği anlamına geldiğini varsaymaktan kaçının.

Bilgisayardaki kopyaları kontrol etmeden telefondaki kopyaları silmekten kaçının.

Büyük videoları telefonunuzda süresiz olarak bırakmaktan kaçının.

Belge taramalarını fotoğraf arşivinizde uzun vadeli olarak saklamaktan kaçının.

Geçici klasörleri her cihaz arasında eşitlemekten kaçının.

Özel dosyaları İndirilenler'de veya paylaşılan klasörlerde bırakmaktan kaçının.

Seyahatten sonra eski seyahat dosyalarını çevrimdışı olarak tutmaktan kaçının.

Yalnızca yerel olarak tutulan uygulama dosyalarını unutmaktan kaçının.

Dosya sisteminizi görev listeniz olarak kullanmaktan kaçının.

Temel çıkarımlar

Her cihazın net bir rolü olmalıdır. Telefonunuz genellikle çekim yapmak, günlük erişim, seyahat dosyaları, acil durum belgeleri ve mobil cihazda özel dosyalara erişim için en uygun seçenektir. Bilgisayarınız genellikle uzun vadeli düzenleme, büyük dosyalar, arşivler ve yedekler için daha uygundur. Bulut depolama, eşitleme ve paylaşım için yararlıyken harici depolama veya NAS daha büyük arşivleri ve yedekleri barındırabilir.

Dosyaları yalnızca konumlarına göre değil, amaçlarına göre de gözden geçirin. Her dosyanın aktif olarak kullanılıp kullanılmadığını, arşivlenip arşivlenmediğini, özel veya büyük olup olmadığını, çevrimdışı gerekip gerekmediğini, eşitlenip eşitlenmediğini, paylaşılıp paylaşılmadığını, kopyalarının bulunup bulunmadığını ya da tamamlanmamış bir göreve bağlı olup olmadığını sorun.

Her dosyayı her yerde tutmayın. Yalnızca cihazlar arasında kullanılabilir olması gerekenleri eşitleyin. Büyük videoları, eski projeleri, tamamlanmış seyahatlere ait dosyaları ve uzun vadeli arşivleri artık aktif olarak kullanılmadıklarında küçük cihazlardan taşıyın.

Herhangi bir şeyi silmeden önce, diğer kopyanın düzgün açıldığını ve önemliyse yedeklendiğini doğrulayın. Güvenli bir gözden geçirme rutini basittir: dosyanın nereye ait olduğuna karar verin, bilinçli olarak taşıyın, doğrulayın, yedekleyin ve ancak bundan sonra eski kopyayı temizleyin.

Aylık bir cihaz gözden geçirmesi; telefonunuzun, tabletinizin, bilgisayarınızın ve bulut depolamanızın artık oraya ait olmayan dosyalarla dolmasını önler.