คุณควรเก็บเอกสารสแกนไว้ในคลังรูปภาพหรือไม่?

สมาร์ตโฟนทำให้การสแกนเอกสารสะดวกอย่างยิ่ง

ภายในไม่กี่วินาที คุณก็สร้างสำเนาดิจิทัลของสิ่งต่อไปนี้ได้:

• หนังสือเดินทาง
• บัตรประจำตัว
• สูติบัตร
• กรมธรรม์ประกันภัย
• ใบเสร็จ
• สัญญา
• บัตรรับประกัน

คำถามถัดมาคือ ควรเก็บเอกสารสแกนเหล่านั้นไว้ที่ใด

หลายคนเพียงปล่อยเอกสารเหล่านั้นไว้ในคลังรูปภาพหลัก

แม้วิธีนี้จะใช้ได้ในช่วงแรก แต่ก็อาจไม่ใช่แนวทางที่ดีที่สุดอีกต่อไปเมื่อจำนวนเอกสารที่คุณเก็บเพิ่มขึ้น

เหตุใดผู้คนจึงเก็บเอกสารไว้ในแอปรูปภาพ

การเก็บเอกสารสแกนไว้ในคลังรูปภาพมีข้อดีหลายประการ

ได้แก่:

• ถ่ายเก็บได้ง่าย
• ค้นหาตามวันที่ได้ง่าย
• เข้าถึงได้พร้อมกับรูปภาพอื่น ๆ ของคุณ
• แชร์ได้สะดวกเมื่อจำเป็น

หากใช้งานเป็นครั้งคราว วิธีนี้อาจเพียงพออย่างยิ่ง

เมื่อคลังรูปภาพเริ่มรก

เมื่อเวลาผ่านไป แกลเลอรีของคุณอาจมี:

• รูปครอบครัว
• ความทรงจำจากวันหยุดพักผ่อน
• ภาพหน้าจอ
• รูปภาพจากโซเชียลมีเดีย
• รูปภาพเกี่ยวกับงาน
• เอกสารสแกน

การค้นหาภาพสแกนหนังสือเดินทางท่ามกลางรูปท่องเที่ยวหลายพันภาพอาจกลายเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดได้อย่างรวดเร็ว

ข้อมูลต่างประเภทควรได้รับการจัดระเบียบต่างกัน

รูปภาพมักบอกเล่าเรื่องราว

เอกสารมักให้ข้อมูล

แม้ทั้งสองอย่างจะเป็นภาพ แต่ก็มักถูกเรียกดูด้วยเหตุผลที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

การแยกออกจากกันช่วยให้จัดการทั้งสองคอลเลกชันได้ง่ายขึ้น

คำนึงถึงการดูแลในระยะยาว

ถามตัวเองว่า:

• ปีหน้าฉันจะยังจำได้หรือไม่ว่าเอกสารนี้อยู่ที่ใด?
• ฉันจะหาเอกสารนี้ได้อย่างรวดเร็วในกรณีฉุกเฉินหรือไม่?
• สมาชิกครอบครัวจะรู้หรือไม่ว่าต้องไปหาที่ใด?
• เอกสารนี้ปะปนอยู่กับรูปภาพที่ไม่เกี่ยวข้องหลายพันภาพหรือไม่?

การจัดระเบียบที่ดีจะยิ่งมีคุณค่ามากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

พื้นที่เฉพาะสำหรับเอกสารสำคัญ

หลายคนเลือกเก็บเอกสารสแกนที่ละเอียดอ่อนไว้ในแอปพลิเคชันเฉพาะ แทนที่จะเก็บในแกลเลอรีที่ใช้ในชีวิตประจำวัน

ตัวอย่างเช่น Safety Photo+Video ช่วยให้จัดระเบียบเอกสารสแกนเป็นอัลบั้มส่วนตัวร่วมกับเอกสารสำคัญอื่น ๆ ได้ ช่วยแยกข้อมูลที่เป็นความลับออกจากความทรงจำในชีวิตประจำวัน

ย้ายเอกสารเก่าไปเก็บถาวร

เอกสารสแกนทุกฉบับไม่จำเป็นต้องอยู่ในโทรศัพท์ของคุณตลอดไป

เอกสาร เช่น:

• หนังสือเดินทางที่หมดอายุ
• เอกสารรับประกันเก่า
• กรมธรรม์ประกันภัยฉบับก่อน
• สัญญาที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

มักสามารถย้ายไปเก็บถาวรบนคอมพิวเตอร์เพื่อจัดเก็บระยะยาวได้

หากคุณย้ายไฟล์ระหว่างโทรศัพท์กับคอมพิวเตอร์เป็นประจำ Phone Drive มีวิธีที่สะดวกสำหรับโอนและจัดระเบียบคลังเอกสารผ่านเครือข่ายภายในของคุณ

สร้างระบบจัดเก็บเอกสารอย่างง่าย

แทนที่จะอาศัยวันที่ ลองพิจารณาจัดระเบียบเอกสารเป็นหมวดหมู่ เช่น:

• เอกสารประจำตัว
• การเงิน
• การแพทย์
• ทรัพย์สิน
• การศึกษา
• ยานพาหนะ
• การเดินทาง

วิธีนี้ทำให้การค้นหาในอนาคตง่ายขึ้นมาก

ประเด็นสำคัญ

• การสแกนเอกสารด้วยโทรศัพท์สะดวกและใช้ประโยชน์ได้จริง
• เมื่อจำนวนเอกสารที่คุณเก็บเพิ่มขึ้น การแยกเอกสารออกจากรูปภาพในชีวิตประจำวันช่วยให้จัดระเบียบได้ดีขึ้น
• โครงสร้างการจัดเก็บที่เรียบง่ายช่วยให้ค้นหาเอกสารสำคัญได้ง่ายขึ้น
• ย้ายเอกสารเก่าที่ไม่ค่อยได้เปิดดูไปเก็บถาวร
• การจัดระเบียบเอกสารวันนี้ช่วยประหยัดเวลาได้ทุกครั้งที่คุณต้องใช้เอกสารในอนาคต