การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องกับการสำรองข้อมูลบนคลาวด์

การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องและการสำรองข้อมูลบนคลาวด์มักถูกนำเสนอว่าเป็นตัวเลือกที่แข่งขันกัน แต่ทั้งสองอย่างแก้ปัญหาคนละด้าน การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องตอบคำถามว่า “ฉันทำงานกับข้อมูลนี้ที่ไหน?” ส่วนการสำรองข้อมูลตอบคำถามว่า “ฉันจะกู้คืนข้อมูลนี้ได้อย่างไรหลังเกิดปัญหา?” การจัดระบบอย่างเหมาะสมสามารถใช้ทั้งสองวิธีได้โดยไม่ถือว่าวิธีใดเป็นตัวเลือกเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ

การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องหมายถึงอะไร

ข้อมูลที่จัดเก็บในเครื่องอยู่บนโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ของคุณ แทนที่จะถูกอัปโหลดเพียงเพราะเปิดแอป โดยปกติจะเข้าถึงได้รวดเร็วและอาจยังใช้งานได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แอปที่เน้นการจัดเก็บในเครื่องเป็นหลักยังช่วยลดจำนวนบริการที่เก็บข้อมูลอ่อนไหวไว้ได้ด้วย

การอยู่ในเครื่องไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีสิ่งใดทำอันตรายได้ ผู้ที่ปลดล็อกอุปกรณ์ได้อาจเข้าถึงข้อมูลได้ เว้นแต่แอปจะเพิ่มการควบคุมการเข้าถึงอีกชั้น ข้อมูลที่จัดเก็บไว้อาจสูญหายได้เช่นกันหลังอุปกรณ์สูญหาย ถูกขโมย ฮาร์ดแวร์ขัดข้อง การลบโดยไม่ตั้งใจ หรือการรีเซ็ตเป็นค่าจากโรงงาน การเข้ารหัสอุปกรณ์และรหัสผ่านที่คาดเดายากช่วยปกป้องการเข้าถึง แต่ไม่ได้สร้างสำเนาเพิ่มขึ้นมาอีกชุด

การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องเหมาะกับการถ่ายโอนชั่วคราว เนื้อหาที่มีข้อมูลอ่อนไหวซึ่งไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้ามอุปกรณ์ และข้อมูลที่คุณสร้างขึ้นใหม่ได้ อีกทั้งยังเป็นที่เก็บสำหรับทำงานที่ดีเมื่อความเร็วหรือความพร้อมใช้งานของการเชื่อมต่อไม่แน่นอน

การสำรองข้อมูลบนคลาวด์หมายถึงอะไร

การสำรองข้อมูลบนคลาวด์เก็บสำเนาแยกต่างหากผ่านผู้ให้บริการออนไลน์ เพื่อให้กู้คืนข้อมูลได้หลังอุปกรณ์เกิดปัญหา วิธีนี้อาจมีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับรูปภาพครอบครัว โน้ตที่จดต่อเนื่องมาเป็นเวลานาน และเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่ได้ยากหรือเป็นไปไม่ได้

สิ่งที่ต้องแลกคือขอบเขตความปลอดภัยที่กว้างขึ้น บัญชีผู้ให้บริการ รหัสผ่าน วิธีการกู้คืน และอุปกรณ์ที่เปิดให้ใช้งานของคุณล้วนกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบปกป้องข้อมูล คุณยังต้องเข้าใจด้วยว่าผู้ให้บริการสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้หรือไม่ ไฟล์ที่ลบไปแล้วยังคงกู้คืนได้นานเพียงใด และจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณหยุดชำระเงินหรือสูญเสียบัญชี

เปรียบเทียบข้อแลกเปลี่ยนในการใช้งานจริง

การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องให้การควบคุมโดยตรง การเข้าถึงแบบออฟไลน์ และสำเนาที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจำนวนน้อยกว่า จุดอ่อนที่สำคัญที่สุดคือการกู้คืนข้อมูล การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้รับมือกับเหตุขัดข้องและกู้คืนข้อมูลได้สะดวก แต่ต้องพึ่งพาบัญชี การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต นโยบายของผู้ให้บริการ และการตั้งค่าความปลอดภัยที่ถูกต้อง

ไม่มีสถานที่จัดเก็บใดให้ความเป็นส่วนตัวโดยอัตโนมัติ อุปกรณ์ในเครื่องที่ได้รับการปกป้องไม่ดีมีความเสี่ยง และบัญชีคลาวด์ที่ได้รับการปกป้องไม่ดีก็มีความเสี่ยงเช่นกัน ข้อมูลรับรองอุปกรณ์ที่คาดเดายาก รหัสผ่านบัญชีที่ไม่ซ้ำกัน การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย และซอฟต์แวร์ที่อัปเดตอยู่เสมอมีความสำคัญต่อทั้งสองวิธี

ค่าใช้จ่ายและความจุก็แตกต่างกัน การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องถูกจำกัดด้วยอุปกรณ์และอาจมีค่าใช้จ่ายสูงในการขยายความจุ แผนบริการคลาวด์ขยายความจุได้ง่ายกว่า แต่มีค่าใช้จ่ายต่อเนื่องและอาจใช้เวลาในการอัปโหลดหรือกู้คืนคลังข้อมูลขนาดใหญ่

เลือกวิธีจัดเก็บข้อมูลตามผลกระทบ

จำแนกข้อมูลตามสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากข้อมูลถูกเปิดเผย และสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากข้อมูลสูญหาย

• ข้อมูลที่มีความอ่อนไหวแต่สร้างทดแทนได้อาจเหมาะที่สุดที่จะเก็บไว้ในเครื่องและลบเมื่อใช้งานเสร็จ
• ข้อมูลที่ไม่อาจทดแทนได้แต่มีความอ่อนไหวปานกลางได้รับประโยชน์จากข้อมูลสำรองที่มีการปกป้อง
• ข้อมูลที่มีความอ่อนไหวสูงและไม่อาจทดแทนได้อาจต้องใช้การจัดเก็บในเครื่องแบบเข้ารหัสควบคู่กับข้อมูลสำรองที่ได้รับการรักษาความปลอดภัยอย่างรอบคอบ
• ไฟล์ดาวน์โหลดชั่วคราวและแคชมักไม่จำเป็นต้องจัดเก็บระยะยาวหรือสำรองข้อมูล

แนวทางนี้มีประโยชน์มากกว่าการใช้กฎการจัดเก็บเพียงข้อเดียวกับข้อมูลทุกอย่าง

สร้างขั้นตอนการใช้งานที่สมดุล

เริ่มจากกำหนดที่เก็บในเครื่องให้ชัดเจนสำหรับข้อมูลที่กำลังใช้งาน สำรองเฉพาะโฟลเดอร์หรือคลังข้อมูลของแอปที่การสูญหายจะส่งผลกระทบ หลีกเลี่ยงการอัปโหลดไฟล์ส่งออกชั่วคราว ไฟล์ซ้ำ และเนื้อหาที่คุณตั้งใจเก็บไว้แบบออฟไลน์

ปกป้องบัญชีคลาวด์ด้วยรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันและการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย บันทึกรหัสกู้คืนไว้ในที่แยกจากอุปกรณ์ ตรวจสอบเป็นระยะว่าอุปกรณ์และแอปใดสามารถเข้าถึงบัญชีได้ และนำสิ่งที่คุณไม่ได้ใช้งานแล้วออก

ทดสอบการกู้คืนด้วยไฟล์ขนาดเล็กที่ไม่มีข้อมูลอ่อนไหว ข้อมูลสำรองที่คุณไม่เคยกู้คืนเป็นเพียงสิ่งที่คุณสันนิษฐานว่าใช้ได้ ยืนยันว่าคุณสามารถค้นหารายการที่ลบไป กู้คืนเวอร์ชันเก่าเมื่อรองรับ และเข้าใจระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูล

ทบทวนเมื่อความต้องการของคุณเปลี่ยนไป

การตัดสินใจเรื่องการจัดเก็บข้อมูลไม่ใช่สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ โปรเจกต์หนึ่งอาจเปลี่ยนจากงานที่กำลังทำในเครื่องไปเป็นข้อมูลสำรองสำหรับเก็บถาวร โฟลเดอร์ที่แชร์อาจกลับมาเก็บไว้เฉพาะในเครื่องหลังการทำงานร่วมกันสิ้นสุดลง ทบทวนสิทธิ์การเข้าถึงพื้นที่จัดเก็บ สถานะการสำรองข้อมูล ความจุที่เหลือ และรายละเอียดการกู้คืนข้อมูลปีละหลายครั้ง

การจัดระบบที่ดีที่สุดให้ความมั่นใจแก่คุณสองด้าน: คุณรู้ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในวันนี้ และคุณรู้ว่าจะกู้คืนข้อมูลได้อย่างไรในวันพรุ่งนี้ การประเมินการจัดเก็บข้อมูลในเครื่องและการสำรองข้อมูลบนคลาวด์จะง่ายขึ้นมากเมื่อคุณพิจารณาทั้งความเสี่ยงด้านการเข้าถึงและความเสี่ยงด้านการสูญหาย แทนที่จะเลือกจากความสะดวกเพียงอย่างเดียว