วิธีตรวจทานว่าไฟล์ใดควรเก็บไว้ในอุปกรณ์แต่ละเครื่อง

ความรกของไฟล์ส่วนใหญ่เกิดขึ้นเพราะไฟล์ค้างอยู่ในอุปกรณ์ที่ไม่เหมาะสมเป็นเวลานานเกินไป

วิดีโอที่บันทึกด้วยโทรศัพท์ควรถูกย้ายไปยังคอมพิวเตอร์หรือคลังข้อมูลสำรองในที่สุด ไฟล์ PDF สำหรับการเดินทางอาจต้องอยู่ในโทรศัพท์ระหว่างทริป แล้วค่อยย้ายไปเก็บถาวรในภายหลัง ภาพหน้าจอใบเสร็จอาจเริ่มต้นอยู่ในคลังรูปภาพ แต่ที่ที่เหมาะสมคือโฟลเดอร์การเงิน บันทึกส่วนตัวอาจจำเป็นต้องอยู่ภายในแอปที่มีการป้องกัน แทนที่จะอยู่ในบันทึกทั่วไป เอกสารงานอาจต้องซิงค์ระหว่างอุปกรณ์ขณะที่ยังใช้งานอยู่ แล้วจึงย้ายไปเก็บถาวรเมื่องานเสร็จ

คำถามจึงไม่ใช่เพียง “ฉันยังต้องใช้ไฟล์นี้อยู่หรือไม่?”

คำถามที่ดีกว่าคือ:

“ตอนนี้ไฟล์นี้ควรอยู่ที่ไหน?”

โทรศัพท์ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ไดรฟ์ภายนอก NAS และแอปส่วนตัวของคุณ ล้วนมีบทบาทที่แตกต่างกันได้ เมื่อเก็บทุกไฟล์ไว้ทุกที่ พื้นที่จัดเก็บจะเต็ม การซิงค์จะยุ่งเหยิง ความเป็นส่วนตัวจะจัดการได้ยากขึ้น และไฟล์ซ้ำจะเพิ่มจำนวนขึ้น

คู่มือนี้อธิบายวิธีตรวจทานว่าไฟล์ใดควรเก็บไว้ในอุปกรณ์แต่ละเครื่อง เพื่อให้ชีวิตดิจิทัลของคุณเป็นระเบียบ ค้นหาได้ และสำรองข้อมูลได้ง่ายขึ้น

เริ่มจากกำหนดบทบาทของอุปกรณ์แต่ละเครื่อง

อุปกรณ์ทุกเครื่องควรมีหน้าที่ของตัวเอง

โทรศัพท์ของคุณอาจเหมาะที่สุดสำหรับ:

• การเข้าถึงในชีวิตประจำวัน
• รูปภาพและวิดีโอที่คุณถ่าย
• เอกสารการเดินทาง
• ไฟล์ฉุกเฉิน
• บันทึกบนมือถือ
• ไฟล์ที่ดาวน์โหลดอย่างรวดเร็ว
• ไฟล์ส่วนตัวที่คุณต้องใช้ระหว่างเดินทาง
• ไฟล์ที่ได้รับผ่านข้อความหรืออีเมล

แท็บเล็ตของคุณอาจเหมาะที่สุดสำหรับ:

• การอ่านไฟล์ PDF
• การตรวจทานเอกสาร
• การแก้ไขเล็กน้อย
• ไฟล์สำหรับการเรียน
• งานนำเสนอ
• การเปิดดูระหว่างเดินทาง
• การใส่คำอธิบายประกอบในเอกสาร

คอมพิวเตอร์ของคุณอาจเหมาะที่สุดสำหรับ:

• การจัดระเบียบระยะยาว
• คลังสื่อขนาดใหญ่
• การเปลี่ยนชื่อไฟล์จำนวนมากพร้อมกัน
• การจัดเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่
• โฟลเดอร์โครงการ
• เอกสารภาษี
• ข้อมูลสำรอง
• การจัดการวิดีโอขนาดใหญ่
• การจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอก

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์อาจเหมาะที่สุดสำหรับ:

• การเข้าถึงข้ามอุปกรณ์
• การทำงานร่วมกัน
• โฟลเดอร์ที่แชร์
• ไฟล์ที่ใช้งานในปัจจุบัน
• การช่วยสำรองข้อมูล
• ไฟล์ที่คุณต้องเข้าถึงจากหลายสถานที่

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอกหรือ NAS อาจเหมาะที่สุดสำหรับ:

• ไฟล์เก็บถาวร
• วิดีโอขนาดใหญ่
• โครงการเก่า
• ข้อมูลสำรองระยะยาว
• คลังสื่อ
• ไฟล์ที่คุณไม่ค่อยเปิด

เมื่อคุณรู้บทบาทของอุปกรณ์แต่ละเครื่องแล้ว การตัดสินใจว่าอะไรควรเก็บไว้ก็จะง่ายขึ้น

จัดกลุ่มไฟล์ตามความถี่ในการใช้งาน

ความถี่เป็นหนึ่งในเกณฑ์ที่ง่ายที่สุดสำหรับการตรวจทาน

ลองถามว่า:

• ฉันใช้ไฟล์นี้ทุกวันหรือไม่?
• ทุกสัปดาห์หรือไม่?
• ทุกเดือนหรือไม่?
• ใช้เฉพาะระหว่างทริปหรือโครงการหรือไม่?
• แทบไม่ได้ใช้หรือไม่?
• ไม่เคยใช้เลยหรือไม่?

ไฟล์ที่ใช้ทุกวันหรือทุกสัปดาห์อาจเหมาะที่จะอยู่ในโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือโฟลเดอร์ที่ซิงค์

ไฟล์ที่ใช้ทุกเดือนอาจเหมาะที่จะอยู่ในคอมพิวเตอร์หรือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

ไฟล์ที่ไม่ค่อยได้ใช้อาจเหมาะที่จะอยู่ในคลังเก็บถาวรหรือตำแหน่งสำรองข้อมูล

ตัวอย่าง:

เก็บไว้ในโทรศัพท์:

• เอกสารสำหรับการเดินทางครั้งปัจจุบัน
• รูปครอบครัวที่เพิ่งถ่าย
• เอกสารฉุกเฉิน
• ใบเสร็จปัจจุบันที่รอยื่นเบิก
• ไฟล์ส่วนตัวที่คุณต้องเข้าถึงผ่านมือถือ

เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์:

• วิดีโอการเดินทางเก่า
• โฟลเดอร์ภาษี
• เอกสารการซ่อมแซมบ้านที่เก็บถาวร
• ไฟล์โครงการที่เสร็จแล้ว
• รูปภาพที่ส่งออกซึ่งมีขนาดใหญ่
• ไฟล์ดาวน์โหลดเก่าที่ควรเก็บไว้

เก็บถาวรไว้ที่อื่น:

• ข้อมูลสำรองของอุปกรณ์เก่า
• โครงการที่ผ่านมา
• วิดีโอดิบขนาดใหญ่
• ชุดเอกสารเก่า
• เอกสารการเงินรายปีที่จัดการเสร็จแล้ว

หากคุณไม่ได้เปิดไฟล์หนึ่งมานาน ไฟล์นั้นอาจไม่จำเป็นต้องอยู่ในอุปกรณ์ทุกเครื่อง

แยกไฟล์ที่ยังใช้งานอยู่ออกจากไฟล์เก็บถาวร

ไม่ควรจัดการไฟล์ที่ยังใช้งานอยู่และไฟล์เก็บถาวรด้วยวิธีเดียวกัน

ไฟล์ที่ยังใช้งานอยู่คือไฟล์ที่ยังมีการใช้งาน

ตัวอย่าง:

• เอกสารโครงการปัจจุบัน
• ใบเสร็จของเดือนนี้
• ไฟล์สำหรับการเดินทางที่กำลังจะมาถึง
• ไฟล์การเรียนหรืองานที่ยังดำเนินการอยู่
• ฉบับร่างที่ยังไม่เสร็จ
• ไฟล์ที่รอการตรวจทาน
• เอกสารที่ต้องลงลายมือชื่อ
• รูปภาพที่คุณกำลังแก้ไข

ไฟล์เก็บถาวรคือไฟล์ที่เก็บไว้เพื่ออ้างอิงหรือเป็นประวัติ

ตัวอย่าง:

• โครงการที่เสร็จแล้ว
• เอกสารการเดินทางที่ผ่านมา
• โฟลเดอร์ภาษีเก่า
• บันทึกการซ่อมแซมที่ผ่านมา
• ใบแจ้งหนี้เก่า
• รายงานที่เสร็จแล้ว
• ไฟล์สื่อที่ส่งออกไว้ก่อนหน้านี้
• เอกสารการรับประกันสำหรับสิ่งของที่คุณยังเป็นเจ้าของ

ไฟล์ที่ยังใช้งานอยู่อาจต้องซิงค์หรือเก็บไว้ในอุปกรณ์หลายเครื่อง

โดยทั่วไป ไฟล์เก็บถาวรไม่จำเป็นต้องอยู่ทุกที่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการทิ้งไฟล์เก็บถาวรไว้ในโทรศัพท์เพียงเพราะไฟล์เหล่านั้นเริ่มต้นอยู่ที่นั่น ย้ายไปยังคอมพิวเตอร์ คลังเก็บถาวรบนคลาวด์ ไดรฟ์ภายนอก หรือตำแหน่งสำรองข้อมูล เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว

ตัดสินใจว่าไฟล์ใดต้องเข้าถึงแบบออฟไลน์

ไฟล์บางไฟล์ควรอยู่ในอุปกรณ์ เพราะคุณอาจต้องใช้โดยไม่มีอินเทอร์เน็ต

ตัวอย่าง:

• เอกสารการเดินทาง
• รายชื่อติดต่อฉุกเฉิน
• ไฟล์ประกันภัย
• ตั๋ว
• สำเนาเอกสารยืนยันตัวตน
• แผนที่ออฟไลน์
• ไฟล์งานปัจจุบัน
• ไฟล์งานนำเสนอ
• เอกสารทางการแพทย์หรือเอกสารจัดการเรื่องครอบครัว
• ใบเสร็จสำคัญระหว่างการยื่นเคลม

การเข้าถึงแบบออฟไลน์สำคัญเป็นพิเศษสำหรับโทรศัพท์และแท็บเล็ต

แต่ควรเลือกอย่างตั้งใจว่าจะเข้าถึงอะไรแบบออฟไลน์

อย่าดาวน์โหลดทุกโฟลเดอร์บนคลาวด์ไว้แบบออฟไลน์เพียงเผื่อว่าจะได้ใช้ เพราะจะสิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ และอาจทำให้ไฟล์ส่วนตัวปรากฏอยู่ในอุปกรณ์ที่ไม่จำเป็นต้องมีไฟล์เหล่านั้น

ลองถามว่า:

• ฉันจะต้องใช้ไฟล์นี้โดยไม่มีอินเทอร์เน็ตหรือไม่?
• ต้องใช้บนอุปกรณ์เครื่องใด?
• ต้องใช้นานแค่ไหน?
• ฉันสามารถลบสำเนาออฟไลน์ในภายหลังได้หรือไม่?
• อุปกรณ์นี้ปลอดภัยเพียงพอหรือไม่?

หลังจากทริป การประชุม โครงการ หรือช่วงกำหนดส่งสิ้นสุดลง ให้ลบสำเนาออฟไลน์ที่ไม่จำเป็นแล้ว

ย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ออกจากอุปกรณ์ขนาดเล็ก

โทรศัพท์และแท็บเล็ตมักมีพื้นที่เต็ม เพราะไฟล์ขนาดใหญ่ค้างอยู่ในเครื่องนานเกินไป

ไฟล์ขนาดใหญ่ ได้แก่:

• วิดีโอที่มีความยาวมาก
• วิดีโอบันทึกหน้าจอ
• ไฟล์สื่อดิบ
• ไฟล์ Zip
• ไฟล์ที่ส่งออกจากแอป
• ภาพยนตร์ที่ดาวน์โหลด
• ภาพถ่ายต่อเนื่อง
• ไฟล์สื่อซ้ำ
• ไฟล์ PDF ขนาดใหญ่
• โฟลเดอร์โครงการ
• โฟลเดอร์คลาวด์ที่ดาวน์โหลดไว้แบบออฟไลน์

ไฟล์ขนาดใหญ่ควรอยู่ในโทรศัพท์เฉพาะเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้งานไฟล์เหล่านั้นบนโทรศัพท์อยู่จริง ๆ

มิฉะนั้น ให้ย้ายไปยัง:

• คอมพิวเตอร์
• ไดรฟ์ภายนอก
• คลังเก็บถาวรบนคลาวด์
• NAS
• ที่เก็บข้อมูลสำรองสื่อ
• คลังเก็บถาวรของโครงการ

Phone Drive และ File Sync อาจมีประโยชน์เมื่อคุณตั้งใจย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ระหว่างโทรศัพท์กับคอมพิวเตอร์

ก่อนลบสำเนาในโทรศัพท์ ให้ตรวจสอบว่าไฟล์ที่ถ่ายโอนไปเปิดได้อย่างถูกต้อง และมีการสำรองข้อมูลไว้หากเป็นไฟล์สำคัญ

เก็บไฟล์ส่วนตัวด้วยขั้นตอนที่เหมาะสมสำหรับความเป็นส่วนตัว

ไฟล์ส่วนตัวไม่ควรค้างอยู่ที่ใดที่หนึ่งเพียงเพราะสะดวก

ตัวอย่างไฟล์ส่วนตัว ได้แก่:

• รูปภาพส่วนตัว
• วิดีโอส่วนตัว
• บันทึกส่วนตัว
• ไฟล์สแกนเอกสารยืนยันตัวตน
• เอกสารการเงิน
• เอกสารสุขภาพ
• ไฟล์ทางกฎหมาย
• บันทึกที่เกี่ยวกับบัญชี
• เอกสารประวัติครอบครัว
• ภาพหน้าจอที่มีข้อมูลอ่อนไหว

ลองถามว่า:

• ไฟล์นี้ควรอยู่ในแอปรูปภาพทั่วไปหรือไม่?
• ควรอยู่ในแอปบันทึกทั่วไปหรือไม่?
• ควรอยู่ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลดหรือไม่?
• ไฟล์นี้อยู่ในโฟลเดอร์ที่แชร์หรือไม่?
• ไฟล์นี้ซิงค์ไปยังอุปกรณ์ที่ไม่ควรปรากฏหรือไม่?
• มีการสำรองข้อมูลไว้อย่างปลอดภัยหรือไม่?
• มีการป้องกันความเป็นส่วนตัวในระดับแอปหรือไม่?

Safety Photo+Video เหมาะสำหรับรูปภาพและวิดีโอส่วนตัวที่ควรแยกออกจากการเปิดดูรูปภาพในชีวิตประจำวัน Safety Note+ เหมาะสำหรับบันทึกส่วนตัวที่ไม่ควรปรากฏในบันทึกทั่วไป วิดเจ็ต หรือการค้นหา

ไฟล์ส่วนตัวต้องมีที่เก็บที่แน่นอน ไม่ใช่ที่ซ่อนแบบสุ่ม

ตรวจทานโฟลเดอร์ดาวน์โหลดในอุปกรณ์ทุกเครื่อง

โฟลเดอร์ดาวน์โหลดเป็นหนึ่งในตำแหน่งที่ไฟล์มักค้างอยู่นานเกินไปมากที่สุด

ตรวจทานโฟลเดอร์ดาวน์โหลดใน:

• โทรศัพท์
• แท็บเล็ต
• คอมพิวเตอร์
• พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์
• โฟลเดอร์ของเบราว์เซอร์
• โฟลเดอร์ส่งออกของแอป
• โฟลเดอร์ดาวน์โหลดของแอปส่งข้อความ

มองหา:

• ไฟล์ PDF
• ใบเสร็จ
• ใบแจ้งหนี้
• แบบฟอร์ม
• ไฟล์ Zip
• ไฟล์ติดตั้ง
• ภาพหน้าจอ
• ไฟล์ส่งออกชั่วคราว
• ไฟล์ซ้ำ
• ไฟล์สแกน
• ไฟล์แนบเก่า

สำหรับแต่ละไฟล์ ให้ตัดสินใจว่าจะ:

• ย้ายไปยังโฟลเดอร์ปลายทางที่เหมาะสม
• ถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์
• เก็บไว้ชั่วคราว
• สำรองข้อมูล
• ลบ
• ย้ายไปยังพื้นที่จัดเก็บส่วนตัว
• สร้างเป็นงานที่ต้องทำ

โฟลเดอร์ดาวน์โหลดควรเป็นกล่องรับไฟล์ ไม่ใช่คลังเก็บถาวร

ตรวจทานการจัดเก็บรูปภาพและวิดีโอ

รูปภาพและวิดีโออาจอยู่ได้ในหลายที่:

• คลังรูปภาพในโทรศัพท์
• คลังรูปภาพในแท็บเล็ต
• คลังรูปภาพในคอมพิวเตอร์
• ระบบซิงค์รูปภาพบนคลาวด์
• ห้องนิรภัยส่วนตัว
• ไดรฟ์ภายนอก
• อัลบั้มที่แชร์
• แอปส่งข้อความ
• แอปแก้ไข
• โฟลเดอร์สำรองข้อมูล

ลองถามว่า:

• รูปภาพใดควรเก็บไว้ในโทรศัพท์ของฉัน?
• วิดีโอใดควรย้ายไปยังคอมพิวเตอร์?
• อัลบั้มใดต้องสำรองข้อมูล?
• สื่อส่วนตัวใดควรแยกออกมา?
• ภาพหน้าจอใดควรลบ?
• ไฟล์สแกนเอกสารใดควรย้ายออกจากแอปรูปภาพ?
• ไฟล์ซ้ำใดลบได้?
• วิดีโอใดใหญ่เกินไปสำหรับพื้นที่จัดเก็บบนมือถือ?

รูปภาพทุกภาพไม่จำเป็นต้องอยู่ในอุปกรณ์ทุกเครื่อง

แนวทางที่ทำตามได้จริง:

• เก็บรูปภาพล่าสุดและรูปภาพโปรดไว้ในโทรศัพท์
• ย้ายวิดีโอขนาดใหญ่ไปยังคอมพิวเตอร์หรือคลังเก็บถาวร
• เก็บสื่อส่วนตัวด้วยขั้นตอนที่มีการป้องกัน
• ย้ายไฟล์สแกนเอกสารไปยังโฟลเดอร์เอกสาร
• สำรองความทรงจำสำคัญก่อนลบสิ่งใด

ตรวจทานเอกสารตามหมวดหมู่

ควรตรวจทานเอกสารตามวัตถุประสงค์

หมวดหมู่ที่พบบ่อย:

• การเงิน
• การเดินทาง
• บ้าน
• ครอบครัว
• งาน
• โครงการ
• เอกสารส่วนบุคคล
• ใบเสร็จ
• ประกันภัย
• การเรียน
• ไฟล์เก็บถาวร
• ส่วนตัว

ลองถามว่า:

• เอกสารนี้ยังใช้งานอยู่หรือไม่?
• จำเป็นต้องใช้บนอุปกรณ์เครื่องนี้หรือไม่?
• เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์จะเหมาะกว่าหรือไม่?
• จำเป็นต้องเข้าถึงผ่านคลาวด์หรือไม่?
• มีข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่?
• มีการสำรองข้อมูลไว้หรือไม่?
• ตั้งชื่อไว้อย่างชัดเจนหรือไม่?
• เก็บอยู่ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องหรือไม่?
• มีสำเนาซ้ำอยู่ที่อื่นหรือไม่?

ตัวอย่างเช่น:

ไฟล์ PDF ประกันการเดินทางควรอยู่ในโทรศัพท์ระหว่างทริป แล้วจึงย้ายไปยังคลังเก็บถาวรการเดินทางหลังจบทริป

ใบเสร็จสำหรับยื่นภาษีอาจเริ่มต้นอยู่ในโทรศัพท์ แต่ที่ที่เหมาะสมคือโฟลเดอร์การเงินในคอมพิวเตอร์หรือคลังเก็บถาวรบนคลาวด์

ร่างสัญญาอาจซิงค์ระหว่างที่ยังดำเนินการอยู่ แล้วจึงย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรเมื่อเป็นฉบับสมบูรณ์

ตัดสินใจว่าอะไรควรซิงค์

การซิงค์มีประโยชน์ แต่การซิงค์ทุกอย่างอาจทำให้เกิดความรกและความเสี่ยง

สิ่งที่เหมาะกับการซิงค์:

• โฟลเดอร์โครงการที่ยังดำเนินการอยู่
• เอกสารปัจจุบัน
• ไฟล์การเดินทางระหว่างทริป
• ไฟล์ครอบครัวที่แชร์
• เอกสารอ้างอิงสำคัญ
• ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำ
• ไฟล์ที่ใช้ข้ามอุปกรณ์

สิ่งที่ไม่ค่อยเหมาะกับการซิงค์:

• คลังวิดีโอขนาดใหญ่
• ไฟล์ดาวน์โหลดชั่วคราว
• โฟลเดอร์ซ้ำ
• ไฟล์ส่งออกเก่า
• ไฟล์ส่วนตัวชั่วคราว
• ข้อมูลสำรองของอุปกรณ์
• ไฟล์ที่คุณไม่ค่อยเปิด
• โฟลเดอร์ถ่ายโอนที่ยุ่งเหยิง
• คลังเก็บถาวรของโครงการเก่า

File Sync อาจเหมาะสำหรับการเลือกรูปแบบการซิงค์ข้ามอุปกรณ์อย่างเป็นระบบ แต่นิสัยที่สำคัญคือการตัดสินใจว่าอะไรควรซิงค์และอะไรไม่ควรซิงค์

โฟลเดอร์ที่ซิงค์ควรมีเหตุผลว่าทำไมจึงต้องซิงค์

ใช้โฟลเดอร์ที่เก็บไว้เฉพาะในเครื่องอย่างตั้งใจ

ไฟล์บางไฟล์ควรอยู่เฉพาะในอุปกรณ์เครื่องเดียว

ตัวอย่าง:

• ไฟล์ดาวน์โหลดชั่วคราว
• ไฟล์ส่งออกเฉพาะอุปกรณ์
• ข้อมูลแอปที่เก็บในเครื่อง
• ไฟล์ขนาดใหญ่ที่ใช้แก้ไขงาน
• ไฟล์ส่วนตัวที่กำลังทำงานอยู่
• ไฟล์การเดินทางแบบออฟไลน์
• ไฟล์ที่รอถ่ายโอน
• ภาพหน้าจอชั่วคราว
• โฟลเดอร์ไฟล์ที่ถ่ายหรือบันทึกด้วยโทรศัพท์

การเก็บไว้เฉพาะในเครื่องไม่ได้หมายความว่าไฟล์นั้นไม่สำคัญ

หากไฟล์ที่เก็บไว้เฉพาะในเครื่องมีความสำคัญ ให้สำรองข้อมูลไว้

อันตรายอยู่ที่การคิดว่าไฟล์ในเครื่องได้รับการสำรองข้อมูลหรือซิงค์แล้ว ทั้งที่ยังไม่ได้ทำ

ตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บไว้เฉพาะในเครื่องให้ชัดเจน

ตัวอย่าง:

• Local Only
• Phone Downloads
• Computer Working Files
• Offline Travel Files
• Private Export Review
• To Computer

ชื่อที่ชัดเจนช่วยป้องกันการลบโดยไม่ตั้งใจ

ตรวจทานโฟลเดอร์ที่แชร์

โฟลเดอร์ที่แชร์ต้องได้รับการตรวจทานเป็นประจำ เพราะอาจมีอยู่ในอุปกรณ์หลายเครื่อง

ลองถามว่า:

• ใครมีสิทธิ์เข้าถึงบ้าง?
• โฟลเดอร์นี้ยังจำเป็นต้องแชร์อยู่หรือไม่?
• มีการดาวน์โหลดไว้ในเครื่องหรือไม่?
• มองเห็นได้บนอุปกรณ์เครื่องนี้หรือไม่?
• มีไฟล์ส่วนตัวอยู่ภายในหรือไม่?
• มีลิงก์สาธารณะเก่าอยู่หรือไม่?
• มีไฟล์ซ้ำหรือไฟล์ที่เกิดจากความขัดแย้งหรือไม่?
• ควรเก็บถาวรหรือไม่?
• ควรถอนสิทธิ์เข้าถึงหรือไม่?

โฟลเดอร์ที่แชร์อาจมีไฟล์ที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้บนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตอีกต่อไป

นอกจากนี้ยังอาจเปิดเผยไฟล์ที่คุณลืมไปแล้วว่าเคยแชร์ไว้

ตรวจทานโฟลเดอร์ที่แชร์หลังจบทริป โครงการ การยื่นภาษี การซ่อมแซมบ้าน งานของลูกค้า หรือการแชร์ไฟล์ในครอบครัว

ตรวจทานไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำ

ไฟล์บางไฟล์ค้างอยู่ในอุปกรณ์ เพราะเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ต้องทำ

ตัวอย่าง:

• แบบฟอร์มที่ต้องส่ง
• ใบเสร็จที่ต้องยื่นเบิก
• เอกสารที่ต้องลงลายมือชื่อ
• รูปภาพที่ต้องส่ง
• ไฟล์ที่ต้องตรวจทาน
• บิลที่ต้องชำระ
• วิดีโอที่ต้องตัดต่อ
• บันทึกที่ต้องจัดระเบียบ

เมื่องานนั้นเสร็จแล้ว ไฟล์อาจไม่จำเป็นต้องอยู่ในอุปกรณ์เครื่องนั้นอีกต่อไป

ใช้แอปจัดการงานสำหรับสิ่งที่ต้องติดตามทำต่อ HibiDo อาจมีประโยชน์สำหรับการเตือน เช่น:

• “จัดเก็บใบเสร็จให้เป็นหมวดหมู่”
• “ย้ายวิดีโอไปยังคอมพิวเตอร์”
• “ตรวจทานโฟลเดอร์ดาวน์โหลด”
• “ล้างไฟล์การเดินทางแบบออฟไลน์”
• “สำรองข้อมูลโฟลเดอร์โครงการ”

อย่าใช้ตำแหน่งของไฟล์เป็นระบบเตือนความจำเพียงอย่างเดียว

เก็บไฟล์ฉุกเฉินให้เข้าถึงได้ แต่จำกัดจำนวน

ไฟล์บางไฟล์อาจจำเป็นต้องอยู่ในโทรศัพท์เพื่อให้เข้าถึงได้ในกรณีฉุกเฉิน

ตัวอย่าง:

• รายชื่อติดต่อฉุกเฉิน
• สรุปข้อมูลประกันภัย
• สำเนาเอกสารการเดินทาง
• ข้อมูลอ้างอิงทางการแพทย์ของครอบครัว
• หมายเลขโทรศัพท์สำคัญ
• บันทึกเกี่ยวกับเหตุฉุกเฉินในบ้าน
• สำเนาเอกสารยืนยันตัวตนพื้นฐาน
• ขั้นตอนการกู้คืนเมื่ออุปกรณ์สูญหาย

จัดระเบียบและปกป้องไฟล์เหล่านี้

อย่าใส่เอกสารทุกอย่างที่อาจได้ใช้จนโทรศัพท์แน่นเกินไป

โฟลเดอร์ฉุกเฉินขนาดเล็กใช้งานง่ายกว่าชุดไฟล์ PDF จำนวนมากที่ยังไม่ได้ตรวจทาน

หากข้อมูลมีความอ่อนไหว ให้ใช้บันทึกที่ปลอดภัยหรือโฟลเดอร์ที่มีการป้องกัน

สร้างตารางกำหนดที่เก็บไฟล์ตามอุปกรณ์

ตารางอุปกรณ์แบบง่าย ๆ ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าไฟล์ควรอยู่ที่ไหน

ตัวอย่าง:

Phone

• ไฟล์การเดินทางปัจจุบัน
• เอกสารฉุกเฉิน
• รูปภาพล่าสุด
• ไฟล์ส่วนตัวสำหรับใช้บนมือถือ
• ไฟล์ที่รอถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์

Tablet

• ไฟล์ PDF สำหรับอ่าน
• ไฟล์สำหรับการเรียน
• งานนำเสนอ
• เอกสารที่ใส่คำอธิบายประกอบ
• ไฟล์อ้างอิงปัจจุบัน

Computer

• คลังเอกสารหลัก
• โฟลเดอร์การเงิน
• โฟลเดอร์โครงการ
• วิดีโอขนาดใหญ่
• การจัดระเบียบรูปภาพ
• ข้อมูลสำรอง

Cloud

• เอกสารที่ยังใช้งานอยู่และซิงค์ไว้
• โฟลเดอร์ที่แชร์
• ไฟล์อ้างอิงที่ใช้ข้ามอุปกรณ์
• ไฟล์ปัจจุบันที่ใช้ทำงานร่วมกัน

External Drive or NAS

• คลังเก็บถาวรขนาดใหญ่
• โครงการเก่า
• ข้อมูลสำรองสื่อ
• ข้อมูลสำรองเอกสารระยะยาว

ตารางนี้จะกลายเป็นแนวทางในการตัดสินใจของคุณ

ตรวจทานก่อนลบ

การลบไฟล์มีความเสี่ยงหากคุณยังไม่ได้ยืนยันว่าไฟล์ถูกย้ายไปที่ไหน

ก่อนลบออกจากอุปกรณ์ ให้ถามว่า:

• มีสำเนาอื่นอยู่หรือไม่?
• สำเนานั้นครบถ้วนหรือไม่?
• เปิดไฟล์ได้หรือไม่?
• มีการสำรองข้อมูลไว้หรือไม่?
• ยังจำเป็นต้องใช้งานแบบออฟไลน์หรือไม่?
• ไฟล์นี้เกี่ยวข้องกับงานที่ยังไม่เสร็จหรือไม่?
• ไฟล์นี้เป็นส่วนตัวและจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยหรือไม่?
• ไฟล์นี้เป็นส่วนหนึ่งของแอปที่อาจทำงานผิดปกติหากลบออกหรือไม่?
• ไฟล์นี้อยู่ในรายการที่ลบล่าสุดหรือไม่?
• ฉันกำลังลบไฟล์ซ้ำหรือสำเนาเพียงชุดเดียว?

สำหรับวิดีโอสำคัญ ให้ลองเล่นดู

สำหรับไฟล์ PDF ให้เปิดและตรวจดูหน้าต่าง ๆ

สำหรับไฟล์ส่วนตัว ให้ยืนยันว่าสำเนาที่มีการป้องกันสามารถเข้าถึงได้

ลบหลังจากตรวจสอบแล้วเท่านั้น

สร้างกิจวัตรตรวจทานอุปกรณ์ทุกเดือน

การตรวจทานทุกเดือนช่วยไม่ให้ไฟล์ค่อย ๆ ไปค้างอยู่ผิดที่

ตรวจทานอุปกรณ์แต่ละเครื่อง:

โทรศัพท์

• โฟลเดอร์ดาวน์โหลด
• รูปภาพและวิดีโอ
• ภาพหน้าจอ
• แอปไฟล์
• ไฟล์แนบในข้อความ
• ไฟล์ออฟไลน์
• แอปส่วนตัว
• โฟลเดอร์ถ่ายโอน
• รายการที่ลบล่าสุด

แท็บเล็ต

• ไฟล์ PDF ที่ดาวน์โหลด
• ไฟล์สำหรับอ่าน
• เอกสารที่ใส่คำอธิบายประกอบ
• โฟลเดอร์ออฟไลน์
• ไฟล์ส่งออกจากแอป
• โฟลเดอร์ที่แชร์

คอมพิวเตอร์

• โฟลเดอร์ดาวน์โหลด
• เดสก์ท็อป
• โฟลเดอร์รับไฟล์ต่อจากโทรศัพท์
• โฟลเดอร์โครงการ
• โฟลเดอร์การเงิน
• โฟลเดอร์รูปภาพและวิดีโอ
• ข้อมูลสำรอง
• ไฟล์เก็บถาวร

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

• โฟลเดอร์ที่แชร์
• โฟลเดอร์ที่ซิงค์
• ไฟล์ที่อยู่บนออนไลน์เท่านั้น
• ลิงก์สาธารณะ
• ไฟล์ที่เกิดจากความขัดแย้ง
• ไฟล์เก็บถาวรเก่า

ตั้งงานที่เกิดซ้ำเพื่อให้การตรวจทานนี้ไม่ต้องพึ่งความจำ

ทำความสะอาดอย่างละเอียดขึ้นทุกไตรมาส

การตรวจทานทุกไตรมาสสามารถทำได้อย่างละเอียดรอบคอบยิ่งขึ้น

ตรวจสอบ:

• อุปกรณ์เก่าที่ยังเชื่อมต่ออยู่
• ลิงก์ที่แชร์
• ความครอบคลุมของการสำรองข้อมูล
• การใช้พื้นที่ของไฟล์ขนาดใหญ่
• การตั้งค่าการซิงค์
• โฟลเดอร์ส่วนตัว
• ไฟล์เก็บถาวร
• ไฟล์ซ้ำ
• โฟลเดอร์ถ่ายโอนเก่า
• พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเฉพาะแอป
• ข้อมูลสำรองของอุปกรณ์
• ไฟล์เก็บถาวรในไดรฟ์ภายนอก

การทำความสะอาดทุกไตรมาสช่วยให้พบปัญหาที่ใหญ่ขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาด้านพื้นที่จัดเก็บหรือความเป็นส่วนตัว

เช็กลิสต์ตรวจทานไฟล์ในอุปกรณ์ที่นำไปใช้ได้จริง

ใช้เช็กลิสต์นี้:

• กำหนดบทบาทของอุปกรณ์แต่ละเครื่อง
• จัดกลุ่มไฟล์ตามความถี่ในการใช้งาน
• แยกไฟล์ที่ยังใช้งานอยู่ออกจากไฟล์เก็บถาวร
• ตัดสินใจว่าอะไรต้องเข้าถึงแบบออฟไลน์
• ย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ออกจากอุปกรณ์ขนาดเล็ก
• เก็บไฟล์ส่วนตัวด้วยขั้นตอนสำหรับความเป็นส่วนตัว
• ตรวจทานโฟลเดอร์ดาวน์โหลดในอุปกรณ์ทุกเครื่อง
• ตรวจทานการจัดเก็บรูปภาพและวิดีโอ
• ตรวจทานเอกสารตามหมวดหมู่
• ตัดสินใจว่าอะไรควรซิงค์
• ตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บไว้เฉพาะในเครื่องให้ชัดเจน
• ตรวจทานโฟลเดอร์และลิงก์ที่แชร์
• ย้ายไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำหลังจากงานเสร็จแล้ว
• เก็บไฟล์ฉุกเฉินให้เข้าถึงได้ แต่จำกัดจำนวน
• สร้างตารางกำหนดที่เก็บไฟล์ตามอุปกรณ์
• ตรวจสอบก่อนลบ
• ตรวจทานทุกเดือน
• ทำความสะอาดอย่างละเอียดขึ้นทุกไตรมาส

เช็กลิสต์นี้ช่วยให้อุปกรณ์ทุกเครื่องยังคงมีประโยชน์แทนที่จะมีไฟล์แน่นเกินไป

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

หลีกเลี่ยงการเก็บทุกไฟล์ไว้ในอุปกรณ์ทุกเครื่อง

หลีกเลี่ยงการคิดว่าการซิงค์กับคลาวด์หมายความว่าไฟล์ได้รับการสำรองข้อมูลแล้ว

หลีกเลี่ยงการลบสำเนาในโทรศัพท์ก่อนตรวจสอบสำเนาในคอมพิวเตอร์

หลีกเลี่ยงการทิ้งวิดีโอขนาดใหญ่ไว้ในโทรศัพท์ตลอดไป

หลีกเลี่ยงการเก็บไฟล์สแกนเอกสารไว้ในคลังรูปภาพระยะยาว

หลีกเลี่ยงการซิงค์โฟลเดอร์ชั่วคราวระหว่างอุปกรณ์ทุกเครื่อง

หลีกเลี่ยงการทิ้งไฟล์ส่วนตัวไว้ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลดหรือโฟลเดอร์ที่แชร์

หลีกเลี่ยงการเก็บไฟล์การเดินทางเก่าไว้แบบออฟไลน์หลังจบทริป

หลีกเลี่ยงการลืมไฟล์ของแอปที่เก็บไว้เฉพาะในเครื่อง

หลีกเลี่ยงการใช้ระบบไฟล์เป็นรายการงานที่ต้องทำ

ประเด็นสำคัญ

อุปกรณ์แต่ละเครื่องควรมีบทบาทที่ชัดเจน โดยทั่วไป โทรศัพท์เหมาะที่สุดสำหรับการถ่ายหรือบันทึก การเข้าถึงในชีวิตประจำวัน ไฟล์การเดินทาง เอกสารฉุกเฉิน และการเข้าถึงไฟล์ส่วนตัวบนมือถือ ส่วนคอมพิวเตอร์มักเหมาะกับการจัดระเบียบระยะยาว ไฟล์ขนาดใหญ่ ไฟล์เก็บถาวร และข้อมูลสำรองมากกว่า พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มีประโยชน์สำหรับการซิงค์และการแชร์ ขณะที่พื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอกหรือ NAS สามารถเก็บคลังไฟล์ถาวรและข้อมูลสำรองที่มีขนาดใหญ่กว่าได้

ตรวจทานไฟล์ตามวัตถุประสงค์ ไม่ใช่ดูเพียงตำแหน่งที่เก็บ ถามว่าแต่ละไฟล์ยังใช้งานอยู่ เก็บถาวรแล้ว เป็นส่วนตัว มีขนาดใหญ่ จำเป็นต้องใช้แบบออฟไลน์ ซิงค์อยู่ แชร์อยู่ มีไฟล์ซ้ำ หรือเกี่ยวข้องกับงานที่ยังไม่เสร็จหรือไม่

อย่าเก็บทุกไฟล์ไว้ทุกที่ ซิงค์เฉพาะสิ่งที่จำเป็นต้องเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง ย้ายวิดีโอขนาดใหญ่ โครงการเก่า ไฟล์การเดินทางที่จบแล้ว และไฟล์เก็บถาวรระยะยาวออกจากอุปกรณ์ขนาดเล็ก เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว

ก่อนลบสิ่งใด ให้ตรวจสอบว่าสำเนาอีกชุดเปิดได้อย่างถูกต้อง และมีการสำรองข้อมูลไว้หากเป็นไฟล์สำคัญ กิจวัตรการตรวจทานที่ปลอดภัยนั้นเรียบง่าย: ตัดสินใจว่าไฟล์ควรอยู่ที่ไหน ย้ายอย่างตั้งใจ ตรวจสอบ สำรองข้อมูล แล้วจึงค่อยล้างสำเนาเก่า

การตรวจทานอุปกรณ์ทุกเดือนช่วยให้โทรศัพท์ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณไม่แน่นไปด้วยไฟล์ที่ไม่ควรอยู่ที่นั่นอีกต่อไป