Стоит ли хранить отсканированные документы в медиатеке фотографий?

Смартфоны сделали сканирование документов невероятно удобным.

За считаные секунды вы можете создать цифровые копии:

• Паспортов
• Удостоверений личности
• Свидетельств о рождении
• Страховых полисов
• Квитанций
• Договоров
• Гарантийных талонов

Следующий вопрос — где хранить эти отсканированные документы.

Многие просто оставляют их в основной медиатеке фотографий.

Поначалу это работает, но по мере роста коллекции такой подход может перестать быть лучшим.

Почему люди хранят документы в приложении «Фото»

Хранение отсканированных документов в медиатеке фотографий имеет несколько преимуществ.

Их:

• Легко снять.
• Легко найти по дате.
• Можно просматривать вместе с другими изображениями.
• Удобно отправлять при необходимости.

Для эпизодического использования этого может быть вполне достаточно.

Когда медиатека фотографий становится захламлённой

Со временем в вашей галерее могут оказаться:

• Семейные фотографии
• Воспоминания об отпуске
• Снимки экрана
• Изображения из социальных сетей
• Рабочие фотографии
• Отсканированные документы

Поиск скана паспорта среди тысяч отпускных снимков может быстро начать раздражать.

Разной информации нужна разная организация

Фотографии обычно рассказывают истории.

Документы обычно предоставляют информацию.

Хотя и то и другое — изображения, к ним часто обращаются по совершенно разным причинам.

Разделение может упростить управление обеими коллекциями.

Подумайте о поддержании порядка в долгосрочной перспективе

Спросите себя:

• Буду ли я помнить через год, где находится этот документ?
• Смогу ли я быстро найти его в чрезвычайной ситуации?
• Будут ли члены семьи знать, где его искать?
• Не затерялся ли он среди тысяч не связанных с ним фотографий?

Со временем хорошая организация становится всё ценнее.

Отдельное место для важных документов

Многие предпочитают хранить конфиденциальные сканы в отдельном приложении, а не в повседневной галерее.

Например, Safety Photo+Video позволяет упорядочивать отсканированные документы в личных альбомах вместе с другими важными записями, помогая отделить конфиденциальную информацию от повседневных воспоминаний.

Архивируйте старые документы

Не каждый отсканированный документ должен навсегда оставаться на вашем телефоне.

Такие документы, как:

• Паспорта с истёкшим сроком действия
• Старые гарантии
• Предыдущие страховые полисы
• Исполненные договоры

часто можно перенести в архив на компьютере для долгосрочного хранения.

Если вы регулярно перемещаете файлы между телефоном и компьютером, Phone Drive предоставляет удобный способ передачи и упорядочивания архивов документов по локальной сети.

Создайте простую систему хранения

Вместо того чтобы полагаться на даты, рассмотрите возможность упорядочивания документов по таким категориям, как:

• Удостоверение личности
• Финансы
• Медицина
• Недвижимость
• Образование
• Транспортные средства
• Поездки

Это значительно упростит поиск в будущем.

Основные выводы

• Сканировать документы с помощью телефона удобно и практично.
• По мере роста коллекции хранение документов отдельно от повседневных фотографий может улучшить организацию.
• Простая структура хранения помогает легче находить важные документы.
• Архивируйте старые документы, к которым вы редко обращаетесь.
• Упорядочив документы сегодня, вы сэкономите время всякий раз, когда они понадобятся вам в будущем.