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Você deve armazenar documentos digitalizados na sua biblioteca de fotos?
Muitas pessoas digitalizam passaportes, recibos, contratos e certidões usando o celular. Conheça as vantagens e desvantagens de armazenar documentos digitalizados na sua biblioteca principal de fotos e explore outras maneiras de mantê-los organizados.
Os smartphones tornaram a digitalização de documentos incrivelmente prática.
Em segundos, você pode criar cópias digitais de:
- Passaportes
- Carteiras de identidade
- Certidões de nascimento
- Apólices de seguro
- Recibos
- Contratos
- Certificados de garantia
A próxima questão é onde esses documentos digitalizados devem ficar.
Muitas pessoas simplesmente os deixam na biblioteca principal de fotos.
Embora isso funcione no início, talvez não continue sendo a melhor abordagem à medida que sua coleção cresce.
Por que as pessoas armazenam documentos no Fotos
Manter documentos digitalizados na sua biblioteca de fotos oferece várias vantagens.
Eles são:
- Fáceis de capturar.
- Fáceis de pesquisar por data.
- Disponíveis junto com suas outras imagens.
- Práticos de compartilhar quando necessário.
Para uso ocasional, isso pode ser perfeitamente adequado.
Quando a biblioteca de fotos fica desorganizada
Com o tempo, sua galeria pode conter:
- Fotos de família
- Lembranças de férias
- Capturas de tela
- Imagens de redes sociais
- Fotos de trabalho
- Documentos digitalizados
Encontrar a digitalização de um passaporte entre milhares de fotos de férias pode rapidamente se tornar frustrante.
Informações diferentes merecem formas diferentes de organização
Fotos geralmente contam histórias.
Documentos geralmente fornecem informações.
Embora ambos sejam imagens, muitas vezes são acessados por motivos completamente diferentes.
Separá-los pode facilitar o gerenciamento das duas coleções.
Pense na manutenção a longo prazo
Pergunte a si mesmo:
- Vou me lembrar de onde este documento está no ano que vem?
- Consigo localizá-lo rapidamente durante uma emergência?
- Os membros da família saberão onde encontrá-lo?
- Ele está misturado com milhares de fotos sem relação com ele?
Uma boa organização se torna cada vez mais valiosa com o tempo.
Um espaço dedicado a registros importantes
Muitas pessoas optam por manter digitalizações confidenciais em um aplicativo dedicado em vez da galeria do dia a dia.
Por exemplo, o Safety Photo+Video permite organizar documentos digitalizados em álbuns privados junto com outros registros importantes, ajudando a separar informações confidenciais das lembranças do dia a dia.
Arquive documentos antigos
Nem todo documento digitalizado precisa ficar no seu celular para sempre.
Documentos como:
- Passaportes vencidos
- Garantias antigas
- Apólices de seguro anteriores
- Contratos concluídos
muitas vezes podem ser arquivados em um computador para armazenamento a longo prazo.
Se você move arquivos regularmente entre o celular e o computador, o Phone Drive oferece uma maneira prática de transferir e organizar arquivos de documentos pela sua rede local.
Crie um sistema simples de arquivamento
Em vez de depender de datas, considere organizar os documentos em categorias como:
- Identificação
- Finanças
- Saúde
- Imóveis
- Educação
- Veículos
- Viagens
Isso facilita muito as buscas futuras.
Principais pontos
- Digitalizar documentos com o celular é conveniente e prático.
- À medida que sua coleção cresce, manter os documentos separados das fotos do dia a dia pode melhorar a organização.
- Uma estrutura simples de arquivamento facilita a localização de registros importantes.
- Arquive documentos antigos que você raramente acessa.
- Organizar os documentos hoje economiza tempo sempre que você precisar deles no futuro.
Perguntas frequentes
Tudo bem manter documentos digitalizados na minha biblioteca de fotos?
Por conveniência, muitas pessoas fazem isso. No entanto, à medida que o número de documentos digitalizados aumenta, separá-los das fotos do dia a dia pode facilitar sua organização e seu gerenciamento.
Quais documentos devo digitalizar?
Alguns exemplos são passaportes, carteiras de identidade, apólices de seguro, garantias, recibos, documentos de imóveis e informações de contatos de emergência.
Devo descartar a cópia em papel depois de digitalizar?
Documentos jurídicos ou oficiais importantes geralmente devem ser mantidos em sua forma original, a menos que as regulamentações locais determinem o contrário.
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