주간 계획

주간 검토는 큰 틀의 프로젝트와 하루하루를 이어 줍니다. 마감일을 일찍 파악하고, 부담이 큰 일을 분산하고, 다음으로 넘기지 않을 일을 결정하는 데 도움이 됩니다. 이런 관점이 없으면 일일 계획은 매일 아침 급해 보이는 일에 반응하는 과정의 반복이 됩니다.

일정한 검토 시점을 정하세요

이번 주의 상황을 대체로 파악했고 다음 주의 모습도 보이는 시간을 고르세요. 금요일 오후, 일요일 저녁, 월요일 아침 모두 괜찮습니다. 정확한 시간보다는 반복할 수 있는 계기와 조용한 장소를 정하는 것이 더 중요합니다.

캘린더, 할 일 목록, 프로젝트 메모, 받은 메시지함, 가족이나 동료와 공유하는 일정을 한데 모으세요. 검토는 또 하나의 별도 계획을 만드는 것이 아니라 이러한 자료들이 서로 맞도록 조정하는 과정이어야 합니다.

미결 사항을 정리하세요

완료한 일을 표시하고, 흩어진 메모와 메시지에서 할 일을 모으고, 끝내지 못한 항목을 지금 어떻게 다룰지 결정하세요. 어떤 일은 계속 진행해야 하고, 어떤 일은 위임해야 하며, 어떤 일은 더 이상 할 가치가 없습니다.

회의 메모와 보낸 메시지를 검토해 자신이 한 약속을 확인하세요. 믿을 수 있는 시스템은 맡은 일이 긴급한 상황으로 번지기 전에 이를 포착합니다.

한 주가 시작되기 전에 앞을 내다보세요

앞으로 7일만 보지 말고, 향후 2~3주의 캘린더를 훑어보세요. 마감일, 여행, 약속, 생일, 준비할 것이 많은 회의는 더 일찍 행동해야 하는 경우가 많습니다.

필요한 곳에 준비 작업을 추가하세요. 회의 일정에 이동과 전환 시간이 현실적으로 반영되어 있는지 확인하세요. 유난히 일정이 많은 날을 파악해 그날에 무리한 할 일 목록까지 배정하지 않도록 하세요.

프로젝트와 책임을 검토하세요

진행 중인 프로젝트를 하나씩 살펴보세요. 각 프로젝트에는 명확한 다음 행동이나 의도적으로 정한 대기 상태가 있어야 합니다. 프로젝트가 막힌 것처럼 느껴진다면 진행에 도움이 될 가장 작은 결정, 질문 또는 실제 행동을 정하세요.

재정, 집안 유지 관리, 건강, 팀 지원, 학습처럼 프로젝트로 표시되지 않을 수 있는 책임도 검토하세요. 이렇게 하면 긴급한 일 때문에 중요한 유지 관리가 끝없이 밀리는 것을 막을 수 있습니다.

이번 주의 성과를 정하세요

한 주를 성공적이었다고 볼 수 있게 해 줄 결과를 3~5개 고르세요. 의욕과 캘린더, 사용할 수 있는 에너지 사이의 균형을 맞추세요. 성과는 초안 완성, 의사결정, 일련의 통화 완료처럼 눈에 보이는 진전을 나타내야 합니다.

가장 중요한 일을 할 만한 요일이나 시간대를 정해 두세요. 월요일이 시작되기도 전에 금요일의 모든 세부 사항까지 계획하려고 하지 마세요. 주간 계획은 새로운 정보를 반영할 여지를 남기면서 방향을 제시해야 합니다.

시스템을 정비하세요

• 임시로 수집한 목록과 종이 메모를 비우세요.
• 모호한 할 일 이름을 명확한 다음 행동으로 바꾸세요.
• 중복 항목과 더 이상 유효하지 않은 알림을 제거하세요.
• 유용한 참고 자료를 해당 프로젝트와 함께 보관하세요.
• 다른 사람의 응답이나 처리를 기다리는 항목을 확인하고 필요한 경우 후속 조치를 하세요.

검토를 지속할 수 있게 만드세요

반복할 수 있는 20~30분의 검토가 자꾸 피하게 되는 복잡한 의식보다 낫습니다. 검토가 늘 훨씬 오래 걸린다면 진행 중인 프로젝트를 줄이거나, 일상적인 수집 습관을 개선하거나, 작은 범주별로 검토 주기를 다르게 정하세요.

무엇에 주의를 기울여야 하는지, 무엇이 부담을 만들 수 있는지, 무엇은 기다려도 되는지를 짧게 정리하며 마무리하세요. 주간 계획이 예상치 못한 일을 없애 주지는 않지만, 이미 진행 중인 약속과 책임을 이해하고 있으므로 그런 일에 더 쉽게 대응할 수 있습니다.