スキャンした書類は写真ライブラリに保存すべき？

スマートフォンによって、書類のスキャンは驚くほど手軽になりました。

わずか数秒で、次のような書類のデジタルコピーを作成できます。

• パスポート
• 身分証明書
• 出生証明書
• 保険証券
• 領収書
• 契約書
• 保証書

次に考えるのは、スキャンした書類をどこに保存すべきかということです。

多くの人は、そのままメインの写真ライブラリに残しています。

最初はそれでうまくいきますが、保存する書類が増えるにつれて、最適な方法ではなくなるかもしれません。

写真アプリに書類を保存する理由

スキャンした書類を写真ライブラリに保管することには、いくつかのメリットがあります。

次のような点です。

• 簡単に撮影できる。
• 日付で探しやすい。
• ほかの画像と一緒に利用できる。
• 必要なときに手軽に共有できる。

たまに使う程度であれば、これで十分かもしれません。

写真ライブラリが雑然としてきたら

時間がたつと、ギャラリーには次のようなものが混在するようになります。

• 家族写真
• 休暇の思い出
• スクリーンショット
• ソーシャルメディアの画像
• 仕事の写真
• スキャンした書類

何千枚もの休暇の写真の中からパスポートのスキャンを探すのは、すぐにストレスの種になりかねません。

情報が違えば、整理の仕方も変える

写真は通常、物語を伝えます。

書類は通常、情報を提供します。

どちらも画像ではありますが、まったく異なる理由で参照されることがよくあります。

両者を分けると、どちらも管理しやすくなります。

長期的な管理について考える

次のように自問してみましょう。

• 来年、この書類がどこにあるか覚えているだろうか？
• 緊急時にすぐ見つけられるだろうか？
• 家族はどこを探せばよいかわかるだろうか？
• 関係のない何千枚もの写真に紛れていないだろうか？

きちんと整理しておくことの価値は、時間とともに高まります。

重要な記録のための専用スペース

機密性の高いスキャンを、日常的に使うギャラリーではなく専用のアプリに保管する人は多くいます。

たとえば、Safety Photo+Videoでは、スキャンした書類をほかの重要な記録と一緒に非公開のアルバムに整理でき、機密情報を日常の思い出と分けておくのに役立ちます。

古い書類をアーカイブする

スキャンしたすべての書類を、いつまでもスマートフォンに残しておく必要はありません。

次のような書類は、

• 有効期限が切れたパスポート
• 古い保証書
• 過去の保険証券
• 完了した契約の書類

多くの場合、コンピューターにアーカイブして長期保管できます。

スマートフォンとコンピューターの間で定期的にファイルを移動するなら、Phone Driveを使うと、ローカルネットワーク経由で書類のアーカイブを手軽に転送し、整理できます。

シンプルな分類の仕組みを作る

日付に頼る代わりに、次のようなカテゴリで書類を整理することを検討しましょう。

• 本人確認
• 財務
• 医療
• 不動産
• 教育
• 車両
• 旅行

こうすることで、後からはるかに探しやすくなります。

要点

• スマートフォンで書類をスキャンするのは、手軽で実用的です。
• 保存する書類が増えてきたら、日常の写真と分けて保管することで、整理しやすくなります。
• シンプルな分類構造があれば、重要な記録を見つけやすくなります。
• めったに参照しない古い書類はアーカイブしましょう。
• 今日、書類を整理しておけば、今後必要になるたびに時間を節約できます。