クラウドストレージの提供会社を変更する前にファイルを準備する方法

クラウドストレージの提供会社を変更する理由は、さまざまです。

次のようなことを求めているかもしれません。

• 保存容量を増やしたい
• サブスクリプションの費用を抑えたい
• 別の共同作業機能を使いたい
• 使用しているデバイスとの連携を改善したい
• プライバシー管理機能を充実させたい

理由が何であれ、新しい提供会社への移行は、ファイルの整理方法を改善する機会でもあります。

何年分もの雑然としたファイルをそのままコピーするのではなく、よりすっきりと管理しやすいデジタルライブラリにしてから移行できます。

移行ではなく見直しから始める

多くの人は、すぐにファイルのコピーを始めます。

それよりもよい方法は、まず現在のストレージを見直すことです。

次の点を自問してみてください。

• どのフォルダを今も使っているか？
• どのプロジェクトが完了しているか？
• 重複したファイルはないか？
• 古くなり、もう必要のない書類はないか？

移行前に整理することで、必要な保存容量が減り、移行が容易になります。

バックアップを確認する

大きな変更を加える前に、重要なファイルがバックアップされていることを確認してください。

バックアップは、移行作業そのものとは別に用意する必要があります。

移行中に予期しないことが起きても、復元可能なコピーが残ります。

フォルダ構成を整理する

移行は、フォルダをシンプルにする絶好の機会です。

例：

Documents
├── Finance
├── Home
├── Medical
├── Personal
├── Travel
├── Work
└── Archive

よりシンプルな構成のほうが使いやすいのであれば、何年もの間に不統一になったフォルダ名をそのまま引き継ぐのは避けてください。

分かりにくいファイル名を変更する

汎用的なファイル名は、後で検索するのを難しくします。

次の名前ではなく、

Document.pdf

次のような名前を使います。

2026-Insurance-Policy.pdf

次の名前ではなく、

Scan001.pdf

次のような名前を使います。

Birth-Certificate.pdf

分かりやすいファイル名は、どのクラウドサービスに保存していても役立ちます。

重複ファイルを削除する

何年も同期やダウンロードを繰り返していると、書類の重複が生じがちです。

例として、次のようなものがあります。

Report.pdf

Report (1).pdf

Report Final.pdf

可能な限り、主となるコピーを一つにしてください。

過去のバージョンは、引き続き価値がある場合にのみアーカイブしてください。

完了したプロジェクトをアーカイブする

すべてのフォルダを、日常的に使うクラウドストレージ内に置く必要はありません。

適切な場合は、完了した作業をアーカイブに移動してください。

例として、次のようなものがあります。

• 完了したリフォーム
• 過去の税務年度
• 完成したプレゼンテーション
• 過去の旅行計画
• 終了した顧客プロジェクト

アーカイブした情報は、何千もの使用中のフォルダよりも管理しやすくなります。

共有フォルダを見直す

共有フォルダには、特に注意を払う必要があります。

次の点を自問してみてください。

• この共同作業は今も続いているか？
• 全員が今もアクセスを必要としているか？
• 移行後に権限を変更すべきか？

別の提供会社に移行した後は、共有設定を作り直す必要があることが多いと覚えておいてください。

提供会社による違いを理解する

クラウドストレージサービスによって、機能の扱いが異なる場合があります。

例として、次のようなものがあります。

• バージョン履歴
• 同期の動作
• 共有リンク
• 保存容量の上限
• ファイルのプレビュー
• オフラインアクセス

これらの機能に頼る前に、新しい提供会社のドキュメントを確認し、どのように機能するかを理解してください。

管理しやすい段階に分けて移行する

すべてを一度に移動する代わりに、分類ごとに移行することを検討してください。

例：

1. 個人の書類
2. 金銭関連の記録
3. 写真
4. 仕事のプロジェクト
5. アーカイブしたファイル

段階的に進めると、問題を早い段階で見つけやすくなります。

移行後にファイルを確認する

すべてのファイルが完全に転送されたと思い込まないでください。

次の中からいくつかを選んで開いてみてください。

• PDF
• 写真
• 動画
• スプレッドシート
• プレゼンテーション

正しく開けることと、想定したフォルダに表示されることを確認してください。

同期を確認する

作業の流れに同期フォルダが含まれる場合は、さらに変更を加える前に、対応するすべてのデバイスで同期が正常に完了することを確認してください。

対応するワークフローでは、新しい構成を整えた後、File Syncを使って整理済みフォルダの同期を維持できます。

ファイル転送の手順を更新する

クラウドストレージに保存する前に、モバイルデバイスとパソコンの間で定期的にファイルを移動している場合は、その手順も見直してください。

対応するデバイスでは、Phone Driveを使ってローカルのワイヤレス転送を簡単に行えるため、ファイルを長期保存先に追加する前に整理できます。

以前のサービスをしばらく維持する

以前のクラウドストレージのアカウントを、すぐに閉鎖するのは避けてください。

次の点を確認するまでは、利用可能な状態にしておきましょう。

• 重要なフォルダがすべて移行されている
• ファイルを正しく開ける
• 同期が機能している
• 重要なものが何も欠けていない

その確認が済んでから、ご自身の保存要件に応じて古いデータの削除を検討してください。

よくある間違い

不要なファイルまで移行する

重複したファイルや不要になったファイルを移動すると、既存の問題をそのまま再現することになります。

途中でフォルダ構成を変更する

混乱を避けるため、移行を始める前に整理方法を決めてください。

共有権限を無視する

別の提供会社に移行しても、共有アクセス権が自動的に引き継がれるとは限りません。

どの機能も同じように動作すると思い込む

バージョン履歴、同期、共有の仕組みは、サービスによって異なる場合があります。

確認を省略する

すべてが正常に転送されたと思い込まず、移行後は必ず重要なファイルを開いてください。

シンプルな移行チェックリスト

移行前：

• バックアップを確認する。
• 重複ファイルを削除する。
• 完了したプロジェクトをアーカイブする。
• 分かりにくいファイル名を変更する。
• フォルダを整理する。

移行中：

• 段階的にファイルを移動する。
• 同期の状況を確認する。
• 両方の保存先を利用可能な状態にしておく。

移行後：

• 重要な書類を開く。
• フォルダの整理状態を確認する。
• 共有設定を見直す。
• バックアップが引き続き正常に行われることを確認する。

重要なポイント

• クラウドストレージの提供会社を変更する前に、ファイルを見直して整理する。
• 移行を始める前に、必ずバックアップを確認する。
• ファイルをコピーする前に、重複を削除し、完了したプロジェクトをアーカイブする。
• 内容が分かるファイル名と、一貫したフォルダ構成を使う。
• すべてを一度に移動するのではなく、段階的に移行する。
• 移行後に共有権限と同期を確認する。
• 移行の完了を確認するまでは、以前のクラウドストレージを利用可能な状態にしておく。
• 綿密に計画した移行によって、古い雑然としたファイルの置き場所を変えるだけでなく、よりすっきりと整理されたデジタルライブラリが得られる。