Dovresti conservare i documenti scansionati nella tua libreria fotografica?

Gli smartphone hanno reso la scansione dei documenti incredibilmente comoda.

In pochi secondi puoi creare copie digitali di:

• Passaporti
• Carte d'identità
• Certificati di nascita
• Polizze assicurative
• Ricevute
• Contratti
• Certificati di garanzia

La domanda successiva è dove conservare questi documenti scansionati.

Molte persone li lasciano semplicemente nella propria libreria fotografica principale.

Anche se all'inizio funziona, potrebbe non rimanere l'approccio migliore man mano che la raccolta cresce.

Perché le persone conservano i documenti in Foto

Conservare i documenti scansionati nella tua libreria fotografica offre diversi vantaggi.

Sono:

• Facili da acquisire.
• Facili da cercare per data.
• Disponibili insieme alle altre immagini.
• Comodi da condividere quando serve.

Per un uso occasionale, questo può essere perfettamente adeguato.

Quando la libreria fotografica diventa disordinata

Con il tempo, la tua galleria può contenere:

• Foto di famiglia
• Ricordi delle vacanze
• Screenshot
• Immagini dei social media
• Foto di lavoro
• Documenti scansionati

Trovare la scansione di un passaporto tra migliaia di foto delle vacanze può diventare rapidamente frustrante.

Informazioni diverse meritano un'organizzazione diversa

Le foto di solito raccontano storie.

I documenti di solito forniscono informazioni.

Sebbene entrambi siano immagini, spesso vengono consultati per ragioni completamente diverse.

Separarli può rendere entrambe le raccolte più facili da gestire.

Pensa alla gestione a lungo termine

Chiediti:

• Ricorderò dove si trova questo documento l'anno prossimo?
• Posso trovarlo rapidamente durante un'emergenza?
• I familiari sapranno dove trovarlo?
• È mescolato a migliaia di foto che non hanno nulla a che fare con esso?

Una buona organizzazione diventa sempre più preziosa nel tempo.

Uno spazio dedicato per la documentazione importante

Molte persone scelgono di conservare le scansioni sensibili in un'applicazione dedicata anziché nella galleria di tutti i giorni.

Per esempio, Safety Photo+Video consente di organizzare i documenti scansionati in album privati insieme ad altra documentazione importante, aiutando a separare le informazioni riservate dai ricordi di tutti i giorni.

Archivia i vecchi documenti

Non tutti i documenti scansionati devono rimanere sul telefono per sempre.

Documenti come:

• Passaporti scaduti
• Vecchie garanzie
• Polizze assicurative precedenti
• Contratti conclusi

possono spesso essere archiviati su un computer per la conservazione a lungo termine.

Se sposti regolarmente file tra il telefono e il computer, Phone Drive offre un modo comodo per trasferire e organizzare gli archivi dei documenti attraverso la tua rete locale.

Crea un semplice sistema di archiviazione

Invece di affidarti alle date, valuta di organizzare i documenti in categorie come:

• Identità
• Finanze
• Salute
• Immobili
• Istruzione
• Veicoli
• Viaggi

Questo rende le ricerche future molto più semplici.

Punti chiave

• Scansionare i documenti con il telefono è comodo e pratico.
• Man mano che la raccolta cresce, tenere i documenti separati dalle foto di tutti i giorni può migliorare l'organizzazione.
• Una struttura di archiviazione semplice rende più facile trovare la documentazione importante.
• Archivia i vecchi documenti che consulti raramente.
• Organizzare i documenti oggi ti fa risparmiare tempo ogni volta che ne avrai bisogno in futuro.