Comparativas
¿Deberías guardar los documentos escaneados en tu fototeca?
Muchas personas escanean pasaportes, recibos, contratos y certificados con el móvil. Descubre las ventajas y los inconvenientes de guardar documentos escaneados en tu fototeca principal y explora otras formas de mantenerlos organizados.
Los teléfonos inteligentes han hecho que escanear documentos sea increíblemente cómodo.
En cuestión de segundos puedes crear copias digitales de:
- Pasaportes
- Documentos de identidad
- Certificados de nacimiento
- Pólizas de seguro
- Recibos
- Contratos
- Tarjetas de garantía
La siguiente pregunta es dónde deberías guardar esos documentos escaneados.
Muchas personas simplemente los dejan en su fototeca principal.
Aunque al principio funciona, puede que deje de ser la mejor opción a medida que crezca tu colección.
Por qué la gente guarda documentos en Fotos
Guardar documentos escaneados en tu fototeca ofrece varias ventajas.
Son:
- Fáciles de capturar.
- Fáciles de buscar por fecha.
- Accesibles junto con tus otras imágenes.
- Cómodos de compartir cuando hace falta.
Para un uso ocasional, esto puede ser perfectamente suficiente.
Cuando la fototeca se llena de contenido desordenado
Con el tiempo, tu galería puede contener:
- Fotos de familia
- Recuerdos de las vacaciones
- Capturas de pantalla
- Imágenes de redes sociales
- Fotos del trabajo
- Documentos escaneados
Encontrar un pasaporte escaneado entre miles de fotos de vacaciones puede convertirse rápidamente en una tarea frustrante.
Cada tipo de información merece una organización diferente
Las fotos suelen contar historias.
Los documentos suelen aportar información.
Aunque ambos son imágenes, a menudo se consultan por motivos completamente distintos.
Separarlos puede facilitar la gestión de ambas colecciones.
Piensa en el mantenimiento a largo plazo
Pregúntate:
- ¿Recordaré dónde está este documento el año que viene?
- ¿Podré localizarlo rápidamente en una emergencia?
- ¿Sabrán mis familiares dónde encontrarlo?
- ¿Está mezclado con miles de fotos que no tienen nada que ver?
Una buena organización resulta cada vez más valiosa con el paso del tiempo.
Un espacio dedicado a los documentos importantes
Muchas personas optan por guardar los documentos escaneados con información sensible en una aplicación específica en lugar de hacerlo en su galería habitual.
Por ejemplo, Safety Photo+Video permite organizar los documentos escaneados en álbumes privados junto con otros documentos importantes, lo que ayuda a separar la información confidencial de los recuerdos del día a día.
Archiva los documentos antiguos
No todos los documentos escaneados tienen que quedarse en tu móvil para siempre.
Documentos como:
- Pasaportes caducados
- Garantías antiguas
- Pólizas de seguro anteriores
- Contratos finalizados
suelen poder archivarse en un ordenador para conservarlos a largo plazo.
Si mueves archivos entre el móvil y el ordenador con frecuencia, Phone Drive ofrece una forma cómoda de transferir y organizar archivos de documentos a través de tu red local.
Crea un sistema de archivo sencillo
En lugar de basarte en las fechas, considera la posibilidad de organizar los documentos en categorías como:
- Identidad
- Finanzas
- Salud
- Propiedades
- Educación
- Vehículos
- Viajes
Esto facilita mucho las búsquedas futuras.
Puntos clave
- Escanear documentos con el móvil es cómodo y práctico.
- A medida que crece tu colección, mantener los documentos separados de las fotos del día a día puede mejorar la organización.
- Una estructura de archivo sencilla facilita la búsqueda de documentos importantes.
- Archiva los documentos antiguos que rara vez consultas.
- Organizar los documentos hoy te ahorra tiempo cada vez que los necesites en el futuro.
Preguntas frecuentes
¿Está bien guardar documentos escaneados en mi fototeca?
Muchas personas lo hacen por comodidad. Sin embargo, a medida que aumenta el número de documentos escaneados, separarlos de las fotos del día a día puede facilitar su organización y gestión.
¿Qué documentos debería escanear?
Algunos ejemplos son los pasaportes, los documentos de identidad, las pólizas de seguro, las garantías, los recibos, los documentos de propiedades y la información de contacto para emergencias.
¿Debería deshacerme de la copia en papel después de escanearla?
Por lo general, los documentos legales u oficiales importantes deben conservarse en su formato original, salvo que la normativa local indique lo contrario.
Sobre el autor
El equipo de Sixbytes se basa en la documentación de los productos y en las recomendaciones actuales de las plataformas. Las guías específicas de cada producto explican su relación con Sixbytes y enlazan a fuentes oficiales cuando el funcionamiento puede variar según el sistema operativo, la versión de la aplicación o la tienda.
Acerca de Sixbytes